株式会社アイネット 様

STORY 1内部統制強化を目的に、ERPとワークフローシステムの導入を決断

STORY 2既存のExcel帳票を機能もそのままに利用できたのは『ワークフローEX』

つまり、プロセスの半分はすでに電子化されており、今回のワークフローシステムで求められていたのは、帳票入力後のプロセスを支援することだった。
　そうした中、アイネットが最有力候補に挙げたのが、株式会社ナルボの『ワークフローEX』だった。株式会社 アイネット 財務本部 事務企画部 課長 井上治氏は、当時の選定状況を次のように語る。
「当社にはExcel帳票が数多く存在していたので、それをそのまま載せられるというのは大きな魅力で、特定業務専用のワークフローにならないのがよかった。他に類似の製品は見あたりませんでした。
当社の場合、Excel内にかなりマクロを組みこんでいたためそれに対応することは可能か、頻繁に人事異動が発生してもマスター管理が煩雑にならないか、などいくつか懸念点があったのですが、どちらの要件もクリアしたので迷うことなくワークフローEXを選択しました」
　実際のワークフロー開発は、手始めに人事系申請書から着手された。約1000名の社員全員に関わりがある領域であり、ワークフローシステムに慣れるには適していたからだ。載せたのは「休暇遅刻早退届」、「時間外勤務理由書」(2種類)、「届出事項変更届」の4帳票だ。
　開発に当たって工夫したのは、フロールートの標準化と社外勤務者対応だった、と株式会社 アイネット 財務本部 事務企画部 栗原智子氏は語る。
「上長承認といっても当社は事業部門によって役職体系が大きく異なるため、例えば事業部直下に一般職がいる場合などで、事業部内の課長すべてに承認依頼メールが飛んでしまったりするケースがありました。このあたりのワークフローの設計には工夫を施しました。
また申請者が一般職であれば承認者は課長から、課長であれば部長から承認が依頼されるように、ワークフローEXの動的分岐機能を活用しました。
　さらに、当社は社外勤務者も多いのですが、彼らからの申請に関しては、Web上にアップされた仮のフォーマットを使って社内の代理申請者へメールで送信すると、代理申請者がExcel上に設けた「転記」というボタンを押すだけで本申請書上にデータを一括転記して作成できるようにもしました」
　この人事系申請ワークフローが本稼働したのは2008年4月のこと。当初からの目標だった経費精算申請ワークフローも、精算金の銀行振込、コーポレートカードの導入など制度上の大きな変更を達成した上で、2009年7月より無事始まった。

STORY 3入力データの精度向上と内部統制強化が実現

ワークフローEX導入によって、承認を必要とする申請をシステム化するという目的は達成された。
　これによって申請書を提出する社員は、ワークフローの進捗状況がシステム上で把握でき、何かあれば自分からアクションを起こすことができるようになったという。
　また、業務を管掌する部門では、常に利用しているPCから申請書が出せるようになったことで、ユーザーに対しての督促業務がなくなった。
それ以上に大きな導入効果は、入力データの精度向上と内部統制強化が実現したことだった。井上氏は語る。
「実は、今回のシステム化でExcelシートからマクロとマスターデータを分離して別に管理する方法を採用しました。Excel帳票が起動した段階でそれらをシート上に載せて、入力されたデータが正しいかチェックできるようにしたり、常に最新のマスターデータからデータ項目を選べるようにしたのです。
　これにより、転記もれ、転記ミスもなくなりましたし、企業として必要な統制を正しくかけられるようになりました。Excelでのデータ管理にはリスクが内在しているといわれますが、ワークフローEXを土台としたマクロとマスターデータの分離手法なら、利便性とセキュリティ確保の両立が可能です」
　今後は、社員からの要望により同社が運営するデータセンターのための入館申請ワークフロー、社員用PCをその配布から廃棄までライフサイクル管理するためのワークフローなども構築していく予定だという。当初は経費精算業務を主な対象としていたが、ワークフローにより業務効率向上が図れる分野は、予想以上に存在するようだ。