ワークフローのクラウドサービスなら

ABOUT ワークフローEXワークフローEXとは

ワークフローEXとはイメージ

ExcelやWordで作成したデータをそのまま活用できるのはワークフローEX
慣れ親しんだ処理はそのままに、さらに使いやすいワークフローシステムを構築できます。

ワークフローEXは、ExcelやWordで作成した稟議文書をそのまま申請・決裁フローにのせることができる、画期的なワークフローパッケージです。

いくら『紙』での稟議文書のやりとりが非効率的だとはいっても、これまで慣れ親しんできた処理を変更するには、教育にも時間がかかります。

ワークフローEXなら、今お使いの稟議文書の元となるExcelやWordファイルをそのまま使って電子捺印によって申請・承認でき、これまでの『紙』での決裁フローを簡単にペーパーレス化（電子化）することができます。

慣れ親しんだ処理を、更に使いやすくすることができ、目的の作業のテンプレートを選択するとExcelが起動し、必要事項を記入し申請ボタンを押すだけで予め設定された決済ルートを介して稟議書が自動的に送付されます。

また、分岐する複雑な決済ルートや「特定の個人」や「部署」等の承認者の設定も可能で、
暗号化による改ざん防止等のセキュリティも万全です。

ABOUT WORKFLOW SYSTEMワークフローシステムとは

ワークフローシステムイメージ

一般的に職種や業種を問わずに会社組織の中で行われる業務では申請や稟議等、決済や承認を得る必要のある業務があります。

ワークフローとは、Work（仕事）とFlow（流れ）を組み合わせた言葉で、申請から承認まで一連の業務の流れについてのことを指します。

そのワークフローは会社によって様々で、書類の種類や、判断する人や人数、ステップ等が複雑に変化することもあり、時には業務を圧迫することもあります。
このワークフローを、一度洗い出しいかに効率的かつ管理を簡易化しいかに利用しやすくするかがポイントとなります。

そこで注目されているのがワークフローシステムで、紙での業務を電子化し、承認や決済等をわかりやすくオンライン上でいつでもどこでも完結することが可能です。
ちなみに「ワークフローシステム」は「稟議システム」や「電子決済システム」等、様々な呼び方がありますが、すべて同じ「ワークフローシステム」を指します。

ワークフローシステムを活用して稟議を通すことですべてオンラインで完結するため、承認者は出先でも対応できるようになります。また、承認・決済までのスピードを効率化でき、ビジネスにおける意思決定が迅速化します。これらにより、スムーズに日々の業務を行うことができるようになるでしょう。

BENEFITS OF WORKFLOW SYSTEMSワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムを活用することで以下のメリットが享受できます。

ペーパーレス化、業務効率化による コスト削減: 申請書や稟議書等これまで紙での業務をペーパーレス化（電子書類化）することで紙の印刷コストがなくなります。また、書類の管理も保管期間が過ぎたら自動的に削除されるため、保管場所が不要になりコスト削減が可能です。
さらに、業務の流れや管理を単純化・効率化することにより社員への教育や業務が軽減され、コスト削減及び最適化されます。

ワークフローを可視化し 決裁までの時間を短縮: 紙での業務では申請書類を作成し印刷した後に、承認者に書類を提出し、管理部門が保管する流れになります。
作業自体は単純ではありますが、申請書類の承認者を確認や、時には書類の郵送等も行う等、時間も手間もかかってしまいます。
ワークフローシステムを導入することで、紙の書類は電子化され申請書のテンプレートを検索し入力後に、設定した承認者へオンラインで自動的にリレーされていきます。
承認差し戻し等も自動的に行われるため、決裁までのスピードが上がり、業務の時間を短縮し、また現在の状況もシステム上で確認できるためワークフローの可視化にもなります。

文書の改ざん防止などの内部統制強化が可能: ワークフローシステムが導入されていなければ、ルール外のフローで承認が進むことがあり、内部不正が起こるリスクが高くなります。
例えば意図していない承認を代理人が勝手に承認したり、不正に備品が購入されるといったことも考えられます。
ワークフローシステムであれば予め設定したルートで自動的に申請されるので、代理人による承認や、承認者を飛ばすことができない、といった、ルール外の申請や承認は警告や禁止をすることが可能になるため、文書改ざんを防ぐことができます。
また、ワークフローシステム上の履歴管理や証跡管理機能で可視化できるため、監査法人や内部の監査において役立ちます。

システム連携が可能: ワークフローシステムでは申請内容がデータとして保管されるため、会計システム等の様々なシステムとの連係も可能です。
これにより更に業務効率化が行なえます。

セキュリティ強化: 申請から最終決裁まですべての稟議文書の状態を保持しており、承認過程などでの文書の改ざんを暗号化を用いて抑制する仕様となっているため、セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。

テレワークにも対応可能: 新型コロナウィルス感染症の影響でテレワークを導入する企業が増えています。しかし、紙でのワークフローを運用している会社では書類提出や捺印のために出社することもあり、これではせっかくのテレワークも意味がありません。
ワークフローシステムはいつでもどこでも、スマホでもタブレット端末でも操作が可能なため、時間や場所を問わず申請・承認を進められ、テレワークを推進していくことが可能です。