国や社会から働き方改革の推進や感染症対策が求められるようになってから、電子化によるペーパーレス化の実現に取り組む企業の動きは、さらに活発になっています。
ペーパーレス化に取り組むことで、業務効率が改善されるなどのさまざまなメリットが期待できます。また、SDGsなどの社会的な課題に取り組む企業として、対外的な企業価値を高められる可能性もあります。
しかし、ペーパーレス化に着手する方法がわからないという企業の方も少なくはないでしょう。そこで今回は、ペーパーレス化を目指す企業が、まず導入するべきツールであるワークフローシステムについて解説していきます。
ペーパーレス化のメリット
まず、ペーパーレス化の実現によって、企業が受けられるメリットを紹介します。これまで、紙文書で行っていた業務を電子化することで、大幅な業務効率化につながります。具体的には、以下のようなメリットが考えられます。
【業務体制の変化】
・申請や稟議、決裁といった業務の時間短縮
【管理の変化】
・データの検索性が増す
・問い合わせや探索時間の削減ができる
・オフィス内で書類の保管場所がいらなくなる
【働き方の変化】
・テレワークに対応できる
特に、申請や稟議といった業務の一連の流れ（ワークフロー）を電子化することによる労力や時間の低減は、ペーパーレス化の大きな魅力となります。
ペーパーレス×ワークフローシステムの関係性
業務のペーパーレス化を実施するうえで、ワークフローシステムは欠かせないツールといえます。
なぜなら、申請書や稟議書、請求書などのさまざまな書類が必要なワークフローを紙文書に依存していると、作業に手間や時間がかかり、管理が煩雑になりやすいためです。
特に、企業規模が大きいほど、業務フローが増え、煩雑になりやすくなる傾向にあります。
ワークフローシステムを導入することで、各種申請書類やワークフローをシステム上に登録することができるため、余計な手間や負担を削減しつつ、ペーパーレス化の促進につながるでしょう。
リスクが少ないワークフローシステム
すべての部署で必要な業務であるため、ワークフローの紙文書からの脱却は、ペーパーレス化を実現するうえで必ず取り組みたい課題といえるでしょう。
しかし、いきなり導入して業務の流れが変わるのは、リスクと考える方も多いのではないでしょうか。
そんな時、段階的にペーパーレス化に取り組みたい場合にも、ワークフローシステムを一つの部署でテスト導入したのち、他の部署でも同じように導入できます。
そのため、ペーパーレス化をはじめる最初のステップとして、ワークフローシステムの導入に多くの企業が取り組んでいるのです。
ワークフローシステムの導入で得られるメリット
それでは、ワークフローシステムを導入すると具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
時間的メリット
まず、時間的なメリットとして、業務時間の短縮が挙げられます。
ワークフローシステムを導入することで、システムをダウンロードしているPCやスマートフォンなどのデバイス上で、すべての作業を完結できるようになります。
そのため、例えば、申請書を手書きで記入したり、上長に提出しに行ったりしている時間を削減できるのです。
また、承認業務においても、さまざまな申請をデバイス上で一元管理することができます。紙文書では、どのような申請がきているのかを確認するためには、書類を一枚ずつ見なければなりませんでした。
このように、申請側・承認側のどちらにおいてもワークフローにかかる時間を大幅に低減できます。
コストメリット
次に、コストにおけるメリットとしては、印刷にかかるインクなどの費用や紙代といった見える費用だけでなく、ワークフローにかかる見えないコストの低減が挙げられます。
ワークフローは、経営活動を行ううえで欠かせない業務ではあるものの、利益を直接生み出す業務ではありません。そのため、ワークフローにかかる時間や負担が多いほど、従業員の本業に取り組める時間は減り、本来得られるはずだった利益が減少する可能性があります。
こうした見えないコストを低減させるために、ワークフローシステムによる効率化は非常に有効です。
もちろん、ワークフローシステムを導入すると、初期費用や月額費などの費用がかかります。しかし、従業員の生産性が向上することで、長期的に見れば利益面でもプラスに働くでしょう。
省スペースメリット
紙文書の場合、さまざまな申請書ごとに区分して保管しておく必要がありました。整理する時間を設けられず、保管場所が増え続けてしまっている企業もあるかもしれません。そうした場合、従業員が移動する導線が狭くなり、非効率的な配置になってしまう可能性もあるでしょう。
ワークフローシステムを導入することで、紙文書の保管は必要なくなるため、これまでよりも気持ちよく仕事に取り組める環境を整えられるでしょう。
DXの推進につながる
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を使って業務改革を起こすことです。ペーパーレス化を達成することで、DXの推進にもつながります。
DXを推進するには「デジタル技術を使って、どのように自社の事業体制を変革し、生産性を高めていくか」という改革まで追求していくことが求められます。社会的にペーパーレス化に着手する企業が増えており、それだけでは自社の優位性を保つことが難しくなっているためです。
ワークフローシステムを導入するだけでなく、その後の事業体制においても視野に入れて行動に移すと、より効果的な成果につながるでしょう。
DXを推進し、自社の生産性を高めたいと考えている企業の方は、以下の記事もあわせて参考にしてください。
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