2024年1月から、電子帳簿保存法に基づき電子取引に関するデータの保存が義務化されます。そうした中「Excelは電子帳簿保存法に対応しているのだろうか」と疑問を持っている方も多いはずです。
結論からいうと、Excelでデータを管理することで、電子帳簿保存法に対応することは可能です。ここでは、電子帳簿保存法に対応したExcelの活用法について紹介します。
今後のことを見据えたExcelの活用法も紹介しているので、電子帳簿保存法対策だけでなく、長期的なデータ管理最適化を目指したい方はぜひ参考にしてみてください。
＜この記事でわかること＞
- 電子帳簿保存法に対しExcelで対応する方法
- 電子帳簿保存法に対するExcelで対応サンプル
- Excelで電子帳簿保存法に対応する唯一のデメリット
- 電子帳簿保存法への対応ををその場しのぎで終えない方法
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法によって2024年1月から電子データでやり取りした書類は電子データとして保存しなければなりません。具体的には以下のような書類をデータで保存する必要があります。
- 帳簿
- 決算関係書類
- 取引先とやりとりした請求書・領収書等の書類
これまでは紙での保存も認められていましたが、原則紙での保存が禁止となります。
これにより、デジタル化による生産性向上や、会計監査・税務調査に関する準備の低減、ペーパーレス化による多様な働き方への対応がスムーズになると見込まれています。
2024年1月以降に電子帳簿保存法に対応できていない企業には罰則が与えられる可能性があります。そのため、業務フローを見直し、電子帳簿保存法に対応した環境の構築が急務です。
電子帳簿保存法への対応はExcelでも問題ない
電子帳簿保存法への対応としてExcelを使用することは問題ありません。国税庁によるとファイル形式には縛りがないとされていることから、Excelを使用しても問題ないことがわかります。
参照：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】令和4年6月 国税庁
ポイントは、電子帳簿保存法では検索機能の確保が要件として記載されていることです。つまり、電子データを「取引先」「取引年月日」「取引金額」で検索できるよう管理しておく必要があります。
そこで次では、電子帳簿保存法に対応したExcelの活用方法を紹介します。
【国税庁のサンプル有】電子帳簿保存法に対応したExcelの活用方法
電子帳簿保存法に対応したExcelの活用方法は以下の2つです。
- Excelで請求書をまとめる台帳を作成する
- 電子データの検索性を高めるための索引簿として使用する
それぞれ紹介します。
Excelで請求書をまとめる台帳を作成する
具体的にはExcelに「取引先」「取引年月日」「取引金額」を記入し、保存したファイルの保存先と一緒に記載します。
イメージは以下の通りです。
このように記載すればデータを検索できるため、電子帳簿保存法に対応しているということになります。
電子データの格納先や保存方法についても、取引データの授受の方法等に応じて複数に分かれることは差し支えありませんが、電子データを検索して表示する場合には、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるように管理しておく必要があります。
引用：電子帳簿保存法一問一答
なお、検索時はフィルター機能を用いることで探したいデータを見つけることが可能です。
PDFファイルにも規則的なファイル名をつける
格納しておくPDFファイルの名前にも「取引先」「取引年月日」「取引金額」を記載しておく必要があります。規則的なファイル名を付けることで、どのような取引の書類なのかが一目で分かりやすくなるためです。
メールで請求書などを送付する必要がある際は、WordやExcelからPDF化して送り、改ざん防止に努めましょう。
電子データの検索性を高めるための索引簿として使用する
Excelで索引簿を作ることで、電子取引の検索要件を満たすことができます。Excelで索引簿を作るには、以下の作業が必要です。
- 受領したファイル（書類）の名前を変更して（連番にして）保存する
- 別で用意したExcelに連番(もしくはファイル名)・取引年月日・取引金額・取引先を入力
上記は国税庁の索引簿サンプルです。索引簿を制作する際の参考にしてください。
引用：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/excel/0021006-031_c.xlsx
Excelで電子帳簿保存法に対応する唯一のデメリット
Excelで電子帳簿保存法に対応する唯一のデメリットは手間がかかることです。まずExcelで台帳や索引簿を制作すること自体に時間がかかります。さらにそれらを管理していく際にも人の手がかかります。
それぞれ手作業で作業を進めるため、ときには誤ってセルの上書きや誤入力が起こる可能性もあります。そのため、Excelで電子帳簿保存法に対応する際は、人の手によるミスを徹底的に予防する必要があります。
電子帳簿保存法をその場しのぎで終えない方法
Excelを活用すれば、2024年1月に迫る電子帳簿保存法に対応することが可能です。「まずは電子帳簿保存法に対応しなければならない」という場合には、上記で紹介した活用法をご参考ください。
一方で電子帳簿保存法に限らず、今後人材不足やDX化推進によりExcelのみで社内業務を回していくだけでは、不十分と感じるシーンもあるでしょう。実際に昨今では電子帳簿保存法施工をきっかけに社内フローのIT化を進める企業が増えています。そこで導入検討されているのが、ワークフローシステムです。
ワークフローの申請・承認書類をExcelで作成している企業は多いでしょう。ワークフローをデジタル化することで、業務効率化・ペーパーレス化・コンプライアンス強化が期待できます。
ただし、ワークフローシステムには様々な種類があります。ワークフローシステムの導入効果を得るには自社に合うツールの選定が必要です。
弊社では、ワークフローシステムの選び方・5社の比較記事を用意しておりますのでぜひご参考ください。
関連記事：ワークフローシステム5社を比較！メリットや価格などを紹介
電子帳簿保存法をきっかけにExcel業務をワークフローで回付しよう
2024年1月から、電子帳簿保存法に基づいて電子データでやり取りした書類は電子データとして保存しなければなりません。
Excelで台帳や索引簿を作成することで対応可能なので、Excelを使用して電子帳簿保存法に対応したい方はこの記事を参考にしてみてください。
電子帳簿保存法をきっかけに社内業務の見直しをしたい方は、ワークフローシステムの検討が最適です。
特に、Excelで申請・承認書類を作成しワークフローシステムでも使い慣れたExcelを使用し続けたいという方はナルボのワークフローEXをチェックしてみてください。
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