「日々の業務を効率化したい！」と考えている方にとって有効なのが、ワークフローシステムの導入です。ただし、ワークフローシステムはさまざまな種類に分かれているため、やみくもに導入しても「思うように業務効率化できない」という事態に陥ってしまいます。
そこで今回は、ワークフローシステムの種類や部署ごとに分けた導入の際のポイントを解説します。業務を効率化したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。
そもそもワークフローとは
ワークフローとは、業務に関する一連のやり取りや流れのことを指します。例えば経費の精算や休暇申請など、企業で行われるさまざまな業務には「誰がどのように業務をスタートし、誰が判断し、誰が完了させるのか」という流れが存在します。
このように、企業内の複数の人物が関わる業務をルールや慣習によって決められた流れにすること、図式化することをワークフローと呼びます。
申請・承認ルートの種類
代表的なワークフローに申請・承認業務があります。経費精算や備品の発注、休暇申請など企業のリソースを管理するために、さまざまな申請・承認業務が日常的に行われているのです。
しかし、それぞれの申請・承認プロセスを把握できていないと管理が煩雑化しやすくなります。そこで、以下に定番の申請・承認ルートの種類をまとめました。
- 直線型：「申請者→承認者→決裁者」という定型的な流れをたどるケース
- 指名型：直線型の途中で、承認プロセス以外の人物に承認を配置するケース
- 条件分岐型：申請内容の条件により、承認プロセスが分岐するケース
申請・承認ルートを把握し、スムーズなワークフローを実施できるように工夫しましょう。ワークフローのルール作成のポイントは以下の記事をご覧ください。
関連記事：ワークフローのルールとは？自社に合った運用を行うためのポイント
紙文書によるワークフローの課題
業務をルール化することで業務効率の向上が見込めますが、これまでのワークフローには課題もありました。
例えば、ワークフローを紙ベースで運用している場合、申請書の作成・決裁者の承認漏れ・文書の改ざんの可能性・保管スペースが必要、といった課題があります。
それぞれの課題は短時間の停滞が発生する程度の些細なものに見えますが、これらの課題を放置すると他の業務を改善しても業務効率化に限界ができてしまうのです。
ワークフローの課題を解決するワークフローシステムとは
業務の流れを自動化するために開発されたシステムが「ワークフローシステム」です。
例えば、経費の精算や休暇申請など書類の種類によって業務の流れは違いますが、ワークフローシステムによりすべてシステム化できます。
申請する従業員や決裁者など業務に関連する担当者たちは、停滞を起こすことなく正しい手順で申請・承認の意思決定ができるようになるのです。
ワークフローシステムの種類
ワークフローシステムは、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。
オンプレミス型
「オンプレミス型」とは、社内に専用のサーバーを設置して運用する方法を指します。
社内のサーバーを使用するためセキュリティ能力が高く、業務内容に合わせて細かく運用を変更できます。社内で使用している既存システムと連携できることもメリットです。
一方で、長期利用を前提にしているものが多いことから、初期費用が高額かつ保守運用コストもかかってしまうデメリットがあります。
顧客情報や金銭の情報といった重要な情報を扱うことが多い企業においては、オンプレミス型のワークフローシステムを選ぶことで、より安全に運用できるでしょう。
クラウド型
「クラウド型」は、オンライン上のサーバーで提供されているシステムを、インターネットを介して利用する方法を指します。
社内にサーバーを設置する必要がないため、省スペース・低コストで導入できます。インターネット環境があればどこでも利用できるため、出張先や移動中でも申請・承認といった業務を進められることもメリットです。
一方で、オンプレミス型と比べてカスタマイズ性が低いため、すでに自社で運用しているシステムと連携させることが難しい点がデメリットです。
「ワークフローシステムの導入費用を抑えたい」「リモートワークなど、従業員が外部からアクセスできる環境を整えたい」と考えている企業は、クラウド型のワークフローシステムが適しているでしょう。
【機能別】ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムは複数のタイプに分かれており、それぞれ特徴があります。自社に適したタイプのワークフローシステムを選定しましょう。
Excelフォームタイプ
「Excelフォームタイプ」は、エクセルで作成された申請書ファイルデータを利用できるタイプです。
今まで使用していたエクセルの申請書をそのまま使用できるため、新しく申請書のフォーマットを作成する手間が省けます。
「ワークフローシステムを導入しても、これまで使用していた申請書のデータを使用したい」と考えている企業のおすすめです。
バックオフィス業務一体タイプ
「バックオフィス業務一体タイプ」は、勤怠管理・経費精算・電子稟議などのバックオフィス業務をまとめて利用できるタイプです。
業務ごとにワークフローシステムを使い分ける必要が無いため、「バックオフィス業務のワークフローシステムを統一して、シンプルに運用したい」と考えている企業におすすめです。
グループウェアタイプ
「グループウェアタイプ」は、メール・社内SNS・スケジュール表・掲示板機能などの社内システムのひとつとしてワークフローシステムが搭載されているタイプです。
専用のシステムと比べると機能は豊富ではありませんが、申請書の作成などシンプルな業務フローに対して汎用的に活用できます。「今までのシステムを一新して、新しいワークフローで運用したい」と考えている企業におすすめです。
【部署別】ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを導入することで業務効率化が見込めますが、求められる要素は部署ごとに異なります。部署ごとのワークフローの特徴を把握することで、適切なワークフローシステムを導入することにつながります。
経営管理部
「経営管理部」は、企業が目標を達成するために必要な調整を行う部署のことを指します。
ワークフローの特徴
経営管理部の目的は、従業員全員のベクトルを合わせ、経営者の意思決定を反映させることです。企業全体のパフォーマンスが経営管理部の業務によって左右されるため、「ヒト」「モノ」「カネ」といった企業内のリソース調整が特に重要視されることが特徴です。
ワークフローの課題
経営管理部が抱える課題の一つとして、「経営管理の複雑化」が挙げられます。例えば、部署が増えた場合や子会社を有している企業の場合などは、管理しなければならないデータが多岐にわたります。
管理しなければならないデータは企業の規模が大きくなればなるほど増えていくため、データの収集や精査に膨大な時間をとられてしまう可能性があります。
課題解決につながるワークフローシステムの選び方
経営管理の複雑化を解消するためには、「経営管理にかかわるすべてのデータを一元化・見える化する」ことが有効です。バラバラだったデータをひとつの場所に集約してリアルタイムで管理できる環境をつくることで、企業が目標を達成するためにはどのような調整をしたら良いのかが明確になります。
経営管理に関するワークフローシステムを導入する場合は、一元化と見える化ができるシステムなのかをチェックすると良いでしょう。
経理部
「経理部」は、売上・仕入・給与など、企業のお金に関する情報を管理する部署のことを指します。
ワークフローの特徴
経理部の目的は、お金の流れを可視化して管理することです。例えば、「日々の売上管理」「仕入れ管理」「給与・保険の管理・計算」「税金の計算」「決算書作成」など、お金の流れを示した資料を作成し、それをもとに経営陣が方針を決めていきます。
そのため、日々コツコツとお金に関する情報を積み重ねていくことが特徴です。
ワークフローの課題
お金の流れを扱う経理は専門的なスキルを要求されるため、属人化しやすいという課題があります。
業務が属人化してしまうと引き継ぎが難しくなり、担当者が代わるたびに業務の停滞が起きやすくなってしまいます。
課題解決につながるワークフローシステムの選び方
経理の課題を解消するためには、帳簿付けや財務諸表作成といった業務をフォローしてくれるようなシステムを導入し、業務フローを統一することが有効です。
これまで属人化していた業務フローを統一することで、担当者が変わっても業務の停滞を防ぎます。また、経費精算のチェックなど経理には時間がかかる業務が多いため、入力漏れや計算ミスなどを事前にチェックしてくれるシステムを導入することで業務効率化も見込めます。
営業部
「営業部」は、見込み顧客に対して自社の製品・サービスを販売する活動を行う部署のことを指します。
ワークフローの特徴
営業部の目的は、「売上をつくって、利益を出すこと」「自社の商品・サービスの魅力を顧客に伝えること」「顧客が抱えている課題を解決に導くこと」です。企業の売上に直結する、重要な部署だといえます。
ワークフローの課題
営業部が抱える課題として、「顧客情報・売上情報の管理」が挙げられます。営業部は立場上、顧客情報や売上の情報に多く触れる機会があります。
担当者の変更などで情報の引継ぎが上手くいかないと、顧客の信用を失うことに繋がってしまいます。
課題解決につながるワークフローシステムの選び方
営業部にワークフローを導入する場合は、顧客情報や売上情報を一元管理できるシステムを導入することをオススメします。引継ぎがスムーズになるだけでなく、集約したデータを分析して今後の営業に生かせるデータを見つけることにもつながります。
ワークフローシステムの特徴を理解して選ぼう
ワークフローシステムは、それぞれのサービスによって違いがあります。適切なシステムを選択するためには、自社にとって必要な機能を明確にすることが大切です。
「ワークフローシステムを選ぼうにも自社にとっての必要な機能が分からない」とお悩みの方は、まず自社のワークフローの分析を行い、課題を明確にすることをオススメします。
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