リモートワークをはじめとした働き方の変化により、日々の業務の進め方に変化が生じています。従来の紙ベースのワークフローからペーパーレス化に移行している方も多いのではないでしょうか。
その際に課題となるのが、紙ベースで保管していたものをどのように電子化するかという「文書の管理方法」です。
そこで今回は、文書の管理方法に関連するワークフローシステムと文書管理システムの対応範囲や課題の解決方法について解説します。
ワークフローシステムと文書管理システムの違い
まずは、ワークフローシステムと文書管理システムについて、それぞれの役割を解説します。
目的の違い
ワークフローシステム
ワークフローシステムは、業務の流れを自動化・見える化し、業務を効率化させることが目的です。また、従来まで紙ベースでおこなっていた業務を電子化し、管理の方法もルール化できるため、従業員の情報管理レベルの向上も見込めます。
文書管理システム
一方で、文書管理システムは、社内の文書をまとめて管理して業務を効率化させることが目的です。文書の作成や保管を文書管理システムで行うことで、文書管理の一元化や検索スピードの向上が見込めます。
代表的な機能の違い
ワークフローシステム
ワークフローシステムの代表的な機能として、以下が挙げられます。
・申請フォームの作成機能
・フローの順番を設定する機能
・入力項目の自動チェック機能
・申請書作成機能
・申請内容の承認機能
など
業務の流れをスムーズにするために、あらゆる機能が搭載されています。
文書管理システム
一方で、文書管理システムの代表的な機能として、以下が挙げられます。
・文書を種類別・部署別に保管する機能
・目的の文書を検索する機能
・重要な文書にアクセス権限を付ける機能
・ファイルの暗号化機能
など
ワークフローシステムと文書管理システム、それぞれの特徴を把握することで、自社に必要なシステムを選定しやすくなります。
ワークフローシステムの文書管理でできることは？
ワークフローシステムで文書をシステム内に保管できることから、文書管理システムと一緒と考えている方も多いのではないでしょうか。実は、ワークフローシステムと文書管理システムでは、できることが少し違います。
ワークフローシステムの文書管理で対応できること
「代表的な機能」の部分でも少し触れましたが、ワークフローシステムの文書管理は、申請フォーマット作成・承認ルート設定・承認や差戻しが挙げられます。
簡易的な文書管理ならワークフローシステムでも可能ですが、サービス会社によっては全文検索や細かな条件での検索機能が使えないところもあり、ワークフローシステムですべての社内文書を管理するのは難しいことがあります。
また、電子帳簿保存法やe-文書法に対応した文書管理が難しくなる可能性もあります。
文書管理システムで対応できること
文書管理システムでは、文書登録、検索、バージョン管理などができます。電子帳簿保存法やe-文書法に対応するためにタイムスタンプ機能を搭載しているものも多く、文書が更新されたら最新のものと古いものをわかりやすく管理できるシステムも開発されています。
一方で、文書管理システムには複雑な承認ルートの設定がしにくいという側面もあります。このように、ワークフローシステム文書管理と文書管理システムとでは、できる対応が異なる場合があります。
これらのシステムを導入しようと検討している方は、自社の課題を明確にしてからどのシステムを導入するかを決めることをおすすめします。
ワークフローシステムと文書管理システムは連携するべき？
では、ワークフロー管理と文書管理を同時に行うためには、どのように対応すればよいのでしょうか。
ワークフローシステムの文書管理の課題と解決策
前述した通り、ワークフローシステムでの文書管理は、
・細かな条件での検索機能が使えない
・電子帳簿保存法やe-文書法に対応した文書管理が難しい
といった課題があります。
この課題を解決するためには、以下の対処が必要です。
解決策① 他システムと連携する
解決策としてまず挙げられるのが、ワークフローシステムと文書管理システムを連携させることです。社内で使用される文書の中には、「ワークフローには該当しないが、関連する業務や部署で必要になる文書」も多く存在します。
文書管理システムと連携させることで、これらの文書をワークフロー内で使用する文書とあわせて一元管理でき、ワークフローシステムではできなかった細かな検索や電子帳簿保存法・e-文書法に対応した文書管理が可能です。
解決策② 文書管理機能に優れたワークフローシステムを導入する
もう一つの解決策は、文書管理機能に優れたワークフローシステムを導入することです。
文書管理機能に優れたワークフローシステムを導入した場合、１つのシステムで完結するため、システムを連携させるうえでの煩雑さはありません。
複数のシステムの使い方を学ぶ必要もなく、文書の所在も把握できるため、少ない負担で業務を改善したいと考えている方はオススメの方法です。
解決策を2つご紹介しましたが、共通して言えるのは「ワークフローシステムに何を求めるかによって、導入するべきシステムが変わる」ということです。
例えば、申請書や稟議書など、ワークフロー内で使用する文書だけを管理したい場合は、文書管理システムを導入する必要性が低いかもしれません。
対して、見積書や請求書など、電子帳簿保存法・e-文書法に対応した保管をしなければならない文書に関しての業務を見直したい場合は、文書管理システムの導入を検討したほうが良いでしょう。
これからワークフローシステムや文書管理システムを導入しようと考えている方は、「自社はどのような業務を効率化したいのか」、「どのようなシステムだったら利用者が使いやすいか」をまず検討しましょう。
ワークフローシステムは利用者目線で選択しよう
すべての機能が揃っているシステムが自社にとって良いシステムだとは限りません。業務を効率化させるシステムを導入する際は、「システムを導入することでどのような業務を効率化したいのか」「利用者が使いやすいと感じてくれるシステムなのか」を確認することが重要です。
そのためには、効率化させたいと考えている業務のフローや必要な機能を洗い出し、取捨選択することが必要です。ワークフローシステムと文書管理システムの連携が必要なのか、優れた一つのシステムに文書管理機能を包含させるかは、利用者目線で考えましょう。
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