ワークフローシステムにはさまざまな種類があるため、効果を得るには企業の規模に合うワークフローシステムを導入する必要があります。
中小企業おいては「自社に合うワークフローシステムをどうやって探せばよいのか分からない」という場合もあるでしょう。
そこでこの記事では、中小企業に合うワークフローシステムの選び方やおすすめのツールを紹介します。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、企業における申請・承認業務のプロセスを電子化・自動化するためのシステムです。
大企業だけでなく中小企業においても、紙ベースの稟議から脱却するためにワークフローシステムが普及しています。
導入メリット
ワークフローシステムを導入する主なメリットを以下にまとめました。
- 業務効率化
- 内部統制の強化
- ペーパーレス化
ワークフローシステムを導入すると、ワークフローをシステム上で一元管理することが可能です。
申請書の作成や承認ルートの設定、承認作業などのすべての業務をパソコンやスマートフォンから実施できることで、紙ベースでワークフローを実施するのと比較すると、業務効率化や内部統制の強化などが実現します。
中小企業がワークフローシステムを導入すべき理由
ここでは、中小企業がワークフローシステムを導入すべき理由を解説します。
人材不足に対応するため
日本では、少子高齢化による人材不足が大きな問題となっています。
そのため、業務効率化や生産性を向上して、少ない人数でもこれまでと同様の利益を上げることが求められています。
特に中小企業の場合には、もともと社員数が少ないために人材が1人不足するだけでも大きな損害につながることも。
ワークフローシステムを導入し、人材不足に対応できる環境整備が必要です
競争力を向上するため
ワークフローは事業活動を実施するうえで欠かせない業務ではあるものの、利益に直結しない業務です。
そのため、ワークフローにかける時間をできる限り削減し、本業にかける時間を増やすことが、自社の競争力を向上させるために欠かせません。
ワークフローシステムを導入することで、多くの中小企業がワークフローにかける時間や人員を大幅に削減することに成功しています。
多様な働き方を実現するため
人材不足の問題ともつながりますが、最近ではリモートワークや在宅勤務などさまざまな働き方に柔軟に対応できる企業への就職を希望する求職者が増えています。
そのため、人材を確保するためにも、多様な働き方に対応できる環境を構築することが大切です。
中小企業に適したワークフローシステムの種類
ワークフローシステムには、オンプレミス型とクラウド型2つのタイプがあります。
ここではそれぞれの特徴を解説します。
オンプレミス型
＜オンプレミス型のワークフローシステムの特徴＞
メリット
- 自社でシステムを運用するため、セキュリティやカスタマイズ性に優れている
- インターネットに接続する必要がないため、外部からのアクセスリスクが低い
- 既存システムとの連携がしやすい
デメリット
- 初期費用やランニングコストがかかる
- 導入・運用に手間がかかる
オンプレミス型のワークフローシステムは、自社内にシステムを構築・運用します。
そのため、セキュリティ性に優れたワークフローシステムを導入したい企業に向いています。
また、既存のシステムとの連携がしやすく、自社のニーズに合わせてカスタマイズも可能です。
一方で、自社内にシステムを構築する分、導入や運用に手間がかかります。
さらにクラウド型に比べてコストがかかるのも特長です。
以上から、オンプレミス型のワークフローシステムは、一般的に大企業に向いていると言われています。
クラウド型
＜クラウド型のワークフローシステムの特徴＞
メリット
- インターネットに接続すれば、どこからでも利用できる
- 初期費用やランニングコストがオンプレミス型より安価である
- 導入・運用が簡単に行える
デメリット
- セキュリティやカスタマイズ性はオンプレミス型に劣る
クラウド型のワークフローシステムはインターネットを介してサービスを利用するため、初期費用やランニングコストが安価で、導入・運用も簡単なのがメリットです。
また、インターネットに接続できる環境であれば、どこからでも利用できます。
そのため、近年増加している在宅・リモート勤務に対応しているのも魅力です。
オンプレミス型のワークフローシステムに比べるとセキュリティに劣る点には注意が必要です。
メーカーによって異なるため、事前に確認しましょう。
クラウド型のワークフローシステムは、オンプレミス型に比べて、導入や運用がしやすいことから、中小企業に向いているといわれています。
中小企業における失敗しないワークフローシステムの選び方
中小企業は、予算面、利用用途（シーン）、利用人数などのワークフローシステムへの要件が大企業とは異なります。
そのため、ここでは中小企業が失敗しないためのワークフローシステムの選び方を解説します。
導入目的に適しているか
中小企業は、自社の導入目的に合うワークフローシステムを選びましょう。
そのためには、以下の3つについて事前に棚卸しすることが大切です。
- 何名でワークフローシステムを使用するのか
- どのような申請・承認フローをデジタル化したいのか
- どのような機能を使用したいのか
ワークフローシステムの中には、複雑な承認ルートに対応したものもあります。
自社の申請・承認ルートがシンプルなものであるにも関わらず、細かいプロセス設定が可能なワークフローシステムを選んでしまうと、使いにくく定着しない可能性が高いでしょう。
そのため、中小企業がワークフローシステムを選ぶ際は、自社の申請・承認フローに合うワークフローシステムを選ぶのがポイントです。
サポート体制が充実しているか
中小企業がワークフローシステムの恩恵を十分に受けるには、サポート体制が充実しているか否かをチェックしておくのもポイントです。
ワークフローシステムによって、電話対応・メール対応・マニュアルの共有などのサポート内容が異なるため、提供メーカーに事前にチェックしましょう。
また中小企業におすすめのサポートは、導入前だけでなく導入後も十分なサポートを受けられることです。運用し始めてからわかる疑問点や要望もあるでしょう。そのため、自社の体制とよりマッチさせるために相談できるようなメーカーを選ぶことをおすすめします。
現行の社内申請をそのまま利用できるか
ワークフローシステムを実際に利用するのは、従業員です。従業員が慣れ親しんだ現行の社内申請をそのまま利用できる方が、スムーズにワークフローシステムへと移行できます。
紙ベースの書類を使用している中小企業の多くが、申請・承認フローにExcelを用いているのではないでしょうか。
以下の特徴に当てはまる場合には、Excelを活用できるワークフローシステムである「ワークフローEX」がおすすめです。
- 普段から申請書類や帳票をExcelで作成している
- 従業員がExcelを使うのに慣れている
- 新たに申請書や帳票のテンプレートを作り直す手間は省きたい
- 流動的に変わるフローに対応できるワークフローシステムを探している
大手企業から中小企業まで、さまざまな事業規模、業種において導入実績があります。
ぜひ、ご検討ください。
長期的に活用できるワークフローシステムを導入しよう
ワークフローシステムにはさまざまな種類があります。
それぞれ特徴が異なるため、やみくもに選んでしまうと「思ったよりも活用できなかった」と費用対効果を実感できないでしょう。
特に、中小企業は大企業と比べてワークフローシステムに求める要素が異なります。
- 自社の用途に合うかどうか
- サポート体制は整っているか
- 日頃使い慣れているExcelが使えるかどうか
これらのチェックポイントにワークフローシステムを導入できれば、高い費用対効果を得られるはずです。
ぜひワークフローシステムを導入する際に参考にしてください。
ワークフローシステムをご検討の方はこちら
オンプレ版
https://www.workflow-ex.jp/on-premises
