ワークフローシステムを導入したいものの
- 「どんなメリットがあるのかわからない」
- 「ワークフローシステムを導入して意味があるのか？」
- 「導入後の効果が分からないから検討しようがない」
と疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、ワークフローシステムを導入するメリットを4つ紹介します。メリットを享受する方法も紹介しているので、是非参考にしてみてください。
ワークフローをシステム化しない場合のリスクとは？
社内の一連の業務フローを可視化するワークフローですが、システム化しない場合には以下のようなリスクが考えられます。
・どの申請書を使えばよいのか分からない
・紙による運用によって管理・保管コストがかかる
・承認がどこで止まっているのか分からない
など
そこで近年ワークフローをシステム化ことで、以下で紹介するメリットを享受し、業務効率化・競争力強化を実現している企業が増えています。
ワークフローシステムを導入する4つのメリット
ワークフローシステム導入には以下の5つのメリットがあります。
・申請・承認業務を効率化でき決裁に時間がかからない
・ペーパーレス化によってコストを削減できる
・コンプライアンスを強化できる
・リモートワークにも対応できる
・他システムと連携できる
それぞれ詳しく解説します。
申請・承認業務を効率化でき決裁に時間がかからない
ワークフローシステム導入の最大のメリットは申請・承認業務の効率化です。ワークフローシステムは、社内ワークフローを電子化するため以下のような変化をもたらします。
・申請・承認業務が誰のところで止まっているのかわかる
・場所を問わず申請・承認ができるため書類の送付や出社の手間が省ける
紙で申請・承認業務を行う場合、承認がどこの段階で止まっているのか分かりにくいのが欠点です。また、全国に拠点がある場合には、書類を送付する必要もあるでしょう。
ワークフローシステムを導入すれば、システム上で申請・承認のステータスを確認できるため、承認が滞るのを避けられます。また、書類の送付も必要なくなるため、申請・承認業務が効率化するでしょう。
その結果、ワークフローシステム導入後は決裁にかかるスピードの大幅な向上が期待できます。
ペーパーレス化によってコストが削減する
ワークフローシステムは、紙で行っていた申請・承認業務をデジタル化します。PCやスマホ上で申請・承認業務が行えるため、基本的に紙の書類は不要です。
紙の書類が必要なくなれば、紙代・印刷代・郵送代をコストカットできます。また、申請・承認書類を保管するための設備や、管理業務も削減可能です。
コンプライアンスを強化できる
ワークフローシステムを導入するとコンプライアンス強化が期待できます。なぜなら、ワークフローシステムは以下を実現する機能を持っているからです。
・申請・承認プロセスの可視化
・承認経路の設定
・承認履歴や申請書類データの保存
ワークフローシステムを導入していない企業の場合、既存のワークフロープロセスとは異なるフローで承認が進む場合があります。最悪の場合、文書の改ざんや非承認者による勝手な承認が行われる可能性も否定できません。
しかしワークフローシステムを導入すれば、既定のフローで申請・承認が行われるため、社内の不正を防げます。
また、申請・承認プロセスが可視化できているため、確認漏れやミスが減少するのもメリット。 ワークフローシステムは業務効率化と共にコンプライアンス強化をも実現します。
リモートワークにも対応できる
ワークフローシステムを導入すれば、テレワークにも対応ができます。ワークフローを紙で回している場合、一般的には捺印や書類の提出のための出社が必要でしょう。
一方、ワークフローシステムは社内ワークフローを電子化するため、いつでもどこでも場所を問わずに申請・承認業務が可能になります。リモートワークをはじめ、多様な働き方に対応できるのもメリットです。
他システムと連携できる
ワークフローシステムを他システムと連携することができれば、システム間における入力の重複業務をなくすことが可能です。また、転記による人為的なミスも防げるため、業務効率化を加速させられます。
ワークフローシステムを導入するデメリット
ワークフローシステムは導入することで多くのメリットを享受できますが、製品によっては以下のようなデメリットを感じる場合があります。
・製品によっては申請書テンプレートをいちから作り直す必要がある
・既存システムと連携ができない場合がある
・使いこなすまでに時間がかかる場合がある
それぞれ詳しく解説します。
製品によっては申請書テンプレートをいちから作り直す必要がある
ワークフローシステムは大きくわけて「Web専用のフォームを使用するタイプ」と「Excelをそのまま活用できるタイプ」の二つに分けられます。違いは以下の通りです。
・Web専用フォームタイプ
Web専用フォームタイプのワークフローシステムは、申請時の処理スピードが早いというメリットがあります。
しかし、利用を開始する前に既存の申請書をいちから入力しなおす手間が生まれます。既存の申請書類の数が多いほど手間がかかるのがデメリットです。
・Excelタイプ
Excelタイプのワークフローシステムは、使い慣れているExcelをワークフローシステムで回付できます。Web専用フォームタイプに比べて、スムーズな導入が可能です。
上記のように、申請書テンプレートをいちから作り直すデメリットを避けるには、Excelタイプのワークフローシステムの導入が必要です。
既存システムと連携ができない場合がある
ワークフローシステムにはさまざまな種類があり、製品によっては、既存システムとの連携が難しい場合があります。
ただしこのデメリットについては、事前に検討している製品がシステム連携可能かどうかを確認しておくことで、確実に避けることが可能です。
使いこなすのに時間がかかる場合がある
ワークフローシステムは製品によっては使いこなすのに時間がかかる場合があります。
また、既存の申請テンプレートが利用できない場合、ユーザーとしては見慣れない申請書を使いこなすのに時間がかかるでしょう。
ワークフローシステムの効果を最大限発揮させる選び方
ワークフローシステムは自社に合う製品を選ぶことで、メリットを最大限享受することができます。では、自社に合う製品を選ぶにはどうすればよいのでしょうか。ポイントは以下の3つです。
＜自社に合うワークフローシステムを選ぶポイント＞
1. 自社の規模に合うワークフローシステムを選ぶ
2. 直感的に使いやすいワークフローシステムを選ぶ
3. サポート体制が充実しているワークフローシステムを選ぶ
ワークフローシステムのなかには、大企業向けの製品もあります。そのため、まずは自社の規模に合うワークフローシステムを選ぶのがポイントです。自社の規模に合わないワークフローシステムは、必要以上にコストがかかる可能性があるため注意が必要です。
また、先述した通り使いやすいワークフローシステムを選ぶのもポイントです。ユーザーがいち早くワークフローシステムを使いこなせるようになるためにも、既存のExcel申請テンプレートが使えるかどうかもチェックしておきましょう。
さらに、サポート体制が充実しているかどうか確認しておくのも、ワークフローシステムを選ぶ際には重要です。
なかでも、トラブルに迅速に対応できるかどうか、確認しておく必要があります。ワークフローシステムは、ワークフロー業務を効率化できますが、申請・承認業務は日常的に行われるため、何らかの障害が発生してシステムが止まると業務に支障をきたすからです。
ワークフローシステム導入後の効果とは？
ワークフローシステムを導入してみたいものの「効果があるのかわからない」という場合もあると思います。そこでここでは、ワークフローシステムを導入した企業の事例を紹介します。
決裁のリードタイムを50%削減した「ブリヂストン化工品ジャパン株式会社」
ブリジストン加工品ジャパン株式会社は、ワークフローシステムを導入した結果、決裁リードタイムを50%削減することに成功しました。
300種の決裁書を800人の従業員がワークフローシステム内で回しており、帳票データは全国規模で飛び回るにもかかわらず、決裁リードタイムが1/2に削減されました。また、システム一本化によりランニングコストも半減。さらに、担当者はインフラ運用からも解放されたというワークフローシステム導入の好事例です。
詳しくはこちら：https://www.workflow-ex.jp/works/work-2938
「ワークフロー EX」はExcelをそのまま使えるワークフローシステム
ワークフローシステム導入時に気になるのが「使いこなせるかどうか」ではないでしょうか。株式会社ナルボが提供する「ワークフロー EX」は、使い慣れたExcelをそのまま活用できるワークフローシステムのため、導入効果がはやく出やすいワークフローシステムです。
また、問い合わせへのレスポンスが早く、サポート体制も充実しています。この記事で紹介したような、ワークフローシステムのメリットを享受したい方は、是非ご検討ください。
ワークフローEXはクラウド版、オンプレミス版を用意しています。
▼ワークフローシステムをご検討の方はこちら
オンプレ版
クラウド版
