自社のワークフローを電子化するワークフローシステムですが、コストについて気になる方も多いのではないでしょうか。
ワークフローシステムのコストは、タイプや製品に搭載されている機能数などによって異なります。
そのため、自社に合う製品を導入し、高いコストパフォーマンスを得るのがポイントです。
この記事では、ワークフローシステムにかかるコストと、自社に合うワークフローシステムの選び方を紹介します。
ワークフローシステムの種類
ここでは、まずワークフローシステムの種類について解説します。
オンプレミス型ワークフローシステム
オンプレミス型のワークフローシステムは、社内に専用サーバーを設置し、システムを構築するタイプのシステムです。
自社で運用する必要がありますが、高いセキュリティ性やカスタマイズの自由度、既存システムとの連携性の高さがメリットとして挙げられます。また事業拡大や組織変更があった際にも柔軟な対応が可能です。
構築するシステムにより価格は異なりますが、コストが高額になりやすい点がデメリットといえます。こうしたメリット・デメリットから、比較的大規模な企業ではオンプレミス型を導入することが一般的です。
クラウド型ワークフローシステム
クラウド型ワークフローシステムは、インターネット接続してオンライン上のサーバーにデータを預けることで利用できるワークフローシステムです。
システムを構築する手間がないため、保守・メンテナンスにかかる負担やコストを比較的抑えられます。
またインターネットに接続できれば、どこからでもアクセス可能であるため、外出していても作業が可能な点もメリットです。
その一方、提供メーカーがセキュリティ管理を実施しているため、コントロールできない点やカスタマイズをすることは基本的にできない点がデメリットです。
関連記事：ワークフローシステムの種類一覧！機能別・部署ごとの特長を解説
【種類別】ワークフローシステムにかかるコスト
ワークフローシステムを導入する際は一般的に以下のコストがかかります。
- 初期費用
- ランニングコスト
それぞれオンプレミス型とクラウド型でコストが異なるため、以下で詳しく解説します。
導入時に発生する初期費用
ワークフローシステムを導入する際は初期費用がかかりますが、オンプレミス型かクラウド型かによって料金が異なります。
- オンプレミス型の場合：ほとんどの製品で初期費用がかかります。価格は製品によって異なり、数十万～数百万円と高額になることがほとんどです。
- クラウド型の場合：初期費用がかからない製品も存在します。初期費用がかかった場合、数万円～です。
毎月発生するランニングコスト
ワークフローシステム導入後、一般的に以下のランニングコストが発生します。
- 月額の利用料金
- サポート料金
- システム維持費
オンプレミス型やクラウド型におけるランニングについて、以下にまとめました。
- オンプレミス型の場合：自社にサーバーを設置するため、利用料金やサポート料金はかかりません。システムの保守・メンテナンスは、別途依頼する必要があります。
- クラウド型の場合：月々の利用料金がかかり、料金は主にユーザー数によって決まります。利用料金の相場は1ユーザーあたり300～1000円です。
そのため、利用者数が多い場合はオンプレミス型を導入した方が費用対効果を得やすい場合があります。
ワークフローシステムのコストを左右するポイント
ここでは、ワークフローシステムのコストを左右するポイントを解説します。
搭載されている機能の数
ワークフローシステムは、製品によって搭載されている機能に違いがあります。
機能性が豊富なワークフローシステムほど、コストがかかるのが一般的な傾向です。
コストを抑えたい場合には可能な限りシンプルなワークフローシステムを選ぶと良いでしょう。
そのためには、事前に自社に必要な機能が何なのかを把握することが必要です。
一方で、カスタマイズ機能や外部連携機能が必要な場合には、搭載されている機能を事前に確認しておき、費用や用途にマッチするかどうかをチェックしましょう。
契約期間の長さ
ワークフローシステムのコストは、契約期間の長さによっても異なります。
特にクラウド型の利用料金においては、月額払いと年間払いによって料金に差が生まれます。
年間払いの中でも、1年契約と5年契約では月々の実質の支払い金額に差が生まれる場合があります。
長期間ワークフローシステムを契約する場合には、1ヶ月あたりにかかる費用をチェックしましょう。
ユーザー数
ワークフローシステムのコストは、ユーザー数によっても異なります。
ユーザ―数が増えればコストが増えるのが一般的です。
そのため、ワークフローシステムにかかるコストを抑えたい場合には、1ユーザーあたりの利用料金もチェックしましょう。
コスパの良いワークフローシステムの選び方
ここでは、コスパの良いワークフローシステムの選び方を解説します。
ワークフローシステムの導入目的を明確にする
ワークフローシステムの費用対効果を高めるには、導入目的を明確にしましょう。
というのも、ワークフローシステムにはさまざまな種類があり、製品によって搭載されている機能が異なるためです。
ワークフローシステムの導入目的が不明瞭なままだと、不要な機能を搭載したワークフローシステムを導入してしまいかねません。
その結果、必要以上のコストがかかってしまう可能性があります。
自社の課題を解決できるワークフローシステムを選ぶには、まずワークフローシステムの導入目的を明確にしましょう。
すぐに活用できるワークフローシステムを選ぶ
ワークフローシステムをはじめて導入する場合や、利用するユーザー数があまり多くない場合、お試しでワークフローシステムを利用したい場合には、すぐに活用できるクラウド型のワークフローシステムを選ぶことがおすすめです。
オンプレミス型の場合には、自社でシステムを構築する必要があるため、導入を決定してから準備に時間がかかる可能性があります。
また、現行のワークフローのフォーマットをそのまま利用できるワークフローもあります。
例えば、多くの企業が用いているExcel書式を活用できるタイプもあります。
使い慣れたフォーマットをそのまま活用できれば、従業員の混乱を極力抑えられるため、Excelを使用している企業にはおすすめです。
無料のワークフローシステムの注意点
ワークフローシステムには、オープンソースというソースコードが公開されている無料で活用できるタイプのシステムがあります。
無料であるため、資金に余裕がない中小企業には魅力的なシステムに感じるかもしれませんが、以下の点において注意が必要です。
- 開発元にはサポートの責任はなく、ユーザーは自己責任で利用する必要がある
- ソースコードが公開されているため、脆弱性が発見されやすくセキュリティに注意する必要がある
- 問題が発生した場合に、開発もとへの法的責任の追及はできない
また、この他にも無料であったり、極端に料金が安かったりする場合には、サービスに制限があることがほとんどです。
そのため資金面に不安がある場合は、安価な製品を選ぶのではなく、提供メーカーに相談して最適なプランを提案してもらうことがおすすめです。
自社に合うワークフローシステムを選び、高いコストパフォーマンスを得よう
ワークフローシステムを選ぶ際は、コストを抑えたいと思う方がほとんどだと思います。
この記事を参考に、ワークフローシステムにかかるコストを把握しておき、自社にとって有益なワークフローシステムを選びましょう。
以下の特徴に当てはまる場合には、企業規模や業種に関わらず、ワークフローシステムを提供している実績がある「ワークフローEX」の導入がおすすめです。
- ワークフローシステムでも使い慣れたExcelをそのまま使用したい
- 申請フォームを作り直すことなくワークフローシステムを使用したい
- ExcelをCSVファイルで出力でき、他システムと連携がしたい
「ワークフローEX」はクラウド版、オンプレミス版を用意しています。
ぜひ、ご検討ください。
ワークフローシステムをご検討の方はこちら
オンプレ版
https://www.workflow-ex.jp/on-premises
クラウド版
https://www.workflow-ex.jp/cloud
