ビジネスシーンにおいて「決裁権がある」「決裁は下りた？」などはよく聞く会話です。
しかし、その詳細な意味について、実は詳しく知らないという方も少なくありません。
そこで、本記事では「決裁」の基本的な意味から、その関連用語との違い、さらに現代のビジネス環境における電子決裁の導入メリットまでをわかりやすく解説します。
決裁とは？言葉の意味と重要性
決裁とは、企業や組織内で行う意思決定のことです。申請や稟議における最終工程といっていいでしょう。
組織の運営や経営方針に直接的な影響を与えるため、決裁を用いる際は言葉の意味を正しく理解し、慎重に扱う必要があります。
決裁の目的と決裁者の役割
決裁の目的は、組織の意思決定と稟議内容に対する許可・不許可の最終判断です。
決裁を行う権限を持つ人物は「決裁者（決裁権者）」と呼ばれ、決裁者が適切な判断を示すことによってリスクの管理や資源の最適配分が可能となります。
従業員の提案やアイデアが公正に評価される仕組みでもあるため、企業の成長や安定といった点で不可欠要素といえるでしょう。
決裁を用いたビジネス会話の具体例
ビジネスシーンにおいて決裁で許可を得た際は「決裁が下りた」「決裁を得た」といった言葉が使用されます。
上長に可否判断を促す際は「決裁を仰ぐ」といった形で使われるのが一般的です。
実際のビジネスシーンでは
「今月の予算案について、役員会の決裁が必要です」「新規プロジェクトの提案書に関して、最終決裁をお願いします」
といった表現がなされます。
ちなみに決裁を行う権限のことを「決裁権」と呼び、決裁を行う人を「決裁者」と呼びます。
決裁に関する用語や違いをわかりやすく解説
本項では、決裁に関する用語と違いについて解説します。
似て非なる言葉や関連するビジネスワードが多く存在しますので、混同を防ぐ意味も込めてご参照ください。
「決裁」と「決済」の違い
決裁という言葉を用いる際、最も間違われやすいのが「決済」です。決済は電子決済をはじめにキャッシュレス決済やバーコード決済という風に用いられます。簡単にいえば「支払い」を意味する言葉なので、決裁とは意図が異なります。
決裁と決済、どちらも同じ読み方のためビジネスメールを打つ際は充分に注意しましょう。
「決裁」と「承認」の違い
決裁と似て非なるビジネス用語「承認」は、申請や稟議が正当だと認めることを意味します。
決済の前段階で行われることが多く、組織では責任のある立場の者が承認を行います。
なお、決裁権を持つ人物を決裁者と呼ぶのと同様、承認を行う人物も「承認者」と呼称されます。
「決裁」と「稟議」の違い
ここまでの解説で幾度か登場した「稟議」という言葉も、決裁と共によく使われるビジネス用語です。
稟議は自分ひとりでは決められない事案についての文書を回覧し、承認・決裁を得る手続き工程を意味します。
稟議はあくまで決裁までの過程であり、決裁は稟議の最終段階といっていいでしょう。
このようにそれぞれの言葉が決裁とは異なる役割を持つため、一つひとつの意味をしっかりと理解することが重要です。
決裁までの流れと具体的な手順
本項では起案・申請から最終決裁までの一般的な流れを解説します。
稟議書・決裁書の作成（起案）
まず担当者が起案事項に関しての稟議書や決裁書を作成します。
この際、申請者は承認・決裁を得たい旨を明確に文書にまとめる必要があります。
稟議申請がスムーズに進行すると各承認者も承認を行いやすく、最終的な決裁業務にも手間を取らせることがありません。
以下の記事では稟議書・決裁書の作成に必要な情報や押さえておきたいポイントを解説していますので、ご参照ください。
関連記事：申請書の書き方を例文つきで解説！作成のコツや非効率化の原因も紹介
回覧・承認
次に作成した稟議書を関係者や部署内で回覧し、各関係者からの承認を得ます。
回覧の際は書類の停滞に注意を払い、こまめに進捗状況を確認しましょう。
なお承認に至るまでにチェックされるポイントは、以下になります。
稟議書・決裁書のチェックポイント
- 提案内容
- 決裁が欲しい理由
- 想定内予算
- メリット
- リスク
上記の情報は、関係者が適切な判断を下すために必要となる要素です。
また稟議書・決裁書は「わかりやすく簡潔に」を意識して作成しましょう。
上記を明確にすることで閲覧者が要点を理解しやすくなり、スムーズな承認・決裁へとつながります。
決裁
承認者から承認を得たのち、決裁者の最終可否判断が下れば決裁までの工程は終了です。
しかし承認や決裁までには文書の差し戻しが出る可能性もあるので、注意してください。
許可が下りた書類は、法的な記録としても重要な役割を果たします。
決裁後の文書は、後から参照できるようデータベースや書庫などで保管しましょう。
電子決裁システムの導入とメリット
前項では従来における一般的な決裁フローを解説しました。
しかし現代のビジネス環境では、さらに迅速かつ効率的な意思決定が求められています。
多くの企業がリモートワークや分散型のチーム運営を採用する中で、従来の紙ベースの決裁プロセスでは対応しきれない場面が増えてきているのも事実です。
事実、内閣府内においても電子決裁の導入率は91.4%と大きく幅を占めています。
今後は効率化・セキュリティ強化という点で民間企業でも電子決裁化は広まっていくでしょう。
そこで本項では、電子決裁未導入の事業者様に向けて電子決裁システムの導入メリットを解説します。
電子決裁とは
電子決裁とは、従来の紙ベースによる決裁プロセスを電子化するシステムを指します。
電子決裁はその名の通りPCやスマートフォン上で決裁を下せるため、場所や時間に縛られることがありません。そのためプロセスが迅速化され、業務効率が向上します。
特に、リモートワークやクラウド環境においてはその利便性が発揮されるでしょう。
電子決裁の導入は、現代のビジネス環境において重要なステップの一つです。
電子決裁システム導入のメリット
電子決裁の導入には、以下のように多くのメリットがあります。
- ペーパーレス化によるコスト削減
- リアルタイムでの承認状況の確認
- データの安全な管理
特にペーパーレス化の点においては業務効率化やセキュリティ面の強化など、非常に多くのメリットが得られます。
ペーパーレス化の必要性に関しては、以下の記事をご参照ください。
関連記事：ペーパーレス化の必要性とは？進め方やおすすめのシステムを解説
電子決裁システム導入事例：株式会社パソナテック
IT・エンジニアリング領域を専門に人材サービス・アウトソーシングサービスを展開している株式会社パソナテックでは、社内申請承認業務に電子決裁システム「ワークフローEX」を導入しています。
電子決裁システム導入後はExcelで作成したデータをそのままワークフローに乗せることで、回覧がスムーズに進むようになりました。
また担当者が外出している際もスマートフォンから承認が可能となったため、決裁までのスピードも高速化。現在では同社の約80種類もの申請承認業務がワークフローシステム化され、業務効率化に貢献しています。
関連記事：ワークフローシステムの導入事例を紹介！導入効果を知り最適なツールを選定するコツとは？
決裁に関連する法的規制とコンプライアンス
決裁は企業の重要な意思決定を支えるものであるため、法的規制が関わる場合もあります。
特にコンプライアンスの遵守は、企業の信頼性を維持するために不可欠です。
本項では、決裁に関連する法的な注意点とコンプライアンスの重要性について解説します。
決裁に関する法的注意点とコンプライアンス遵守
近年の法令遵守によって
- 決裁文書の保存期間
- 個人情報の取り扱い
上記に関しては特に注意して取り扱う必要性があります。
法的な注意点を理解し、適切な手続きを行うことで、企業リスクを低減できます。
コンプライアンスの遵守は、企業の信頼性を高めるために不可欠です。
電子決裁を導入すれば情報のバックアップが取れるので、人為的トラブルや災害時においてもデータを紛失するリスクが低減します。
また電子決裁は書類の改ざん防止にもつながるため、法律や規制を遵守し、透明性の高い決裁プロセスを維持できるでしょう。
電子決裁を導入することで、法的注意点とコンプライアンスを守った健全な企業イメージを保てます。
出典：内閣府ホームページ「公文書管理の適正の確保のための取組について」
決裁を理解し、ワークフローシステム導入でスピーディーな意思決定を
決裁の正しい理解は、企業の円滑な業務運営に欠かせない要素です。
意味や使い方をしっかりと把握することで、組織内での意思決定がスムーズに進みます。
決裁の意味や流れ、注意点を理解した上で、電子決裁システムをワークフローに組み込むことも検討してみましょう。
電子決裁を導入すると、決裁までの時間短縮やペーパーレス化によるコスト削減が実現します。そのため、昨今では決済業務を電子化する企業が増加傾向にあります。
ワークフローEXはクラウド版、オンプレミス版を用意しています。
ワークフローシステムをご検討の方はこちら
オンプレ版（内部リンク）
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クラウド版（内部リンク）
https://www.workflow-ex.jp/cloud
