申請・承認・決裁などの業務における一連の流れのことをワークフローと言います。
ワークフローは、従来紙文書によって行われていたことで、書類を探したり、上司のもとに書類を提出に行ったりする必要があり、多くの時間や労力がかかっていました。そのため、ワークフローを効率化するためにワークフローシステムの導入が進められています。
しかし、ワークフローシステムを導入しても、自社の業務プロセスに合わせて設定しなければ、その効果を十分に享受することはできない可能性があります。
そこで今回は、ワークフローのステータスやアクセス権の設定について解説していきます。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、業務の一連の流れを電子化するシステムのことです。従来、紙ベースで行われてきた業務フローを、PCやモバイル端末にインストールしたシステム上で行うことができるようになります。
ワークフローシステムを自社の体制に取り入れることで、紙文書における単調な作業の多くが自動化されるため、企業活動を最適化していくために欠かせないツールになっています。
紙文書での申請・承認フローの問題点
会社内ではさまざまな申請が行われており、稟議書・出張報告書・見積依頼書・休暇届など多くの申請書の種類がります。
紙文書の場合、申請書を探し、手書きで記入したのち上司のもとに手渡しする手間が発生します。場合によっては、申請経路が異なったり、金額を計算したりすることもあるでしょう。承認が滞っている場合、管理者に確認しなければならない場合もあります。
こうした労力や時間が積み重なっていくと、見えないコストとなり、会社全体で考えると大きな損失になりかねません。
また、書類の印刷経費や管理場所の確保が必要であることや、紛失・漏えいのリスク、承認者の不在による遅延などの問題も考えられます。
ワークフローシステムにおける申請・承認フロー
ワークフローシステムを導入することで、申請者はシステム上に表示された申請書の種類を選択し、申請フォームに必要事項を入力した後その場で提出することができます。承認者も同様に、送られてきた書類をその場で確認し、承認することで簡単にワークフローを進めることが可能です。
事前に承認フロー等を設定することで、申請書の種類ごとに承認者や承認経路が設定可能であるため、申請者が迷うこともなくなります。計算ミスによる金額間違いや記入漏れなどで却下になる手間を省くことにもつながるでしょう。
ステータス設定で利便性を高める
ワークフローシステムを導入後に効果をいちはやく得るには、まずステータスを設定する必要があります。
ステータスとは、現在の案件の状態のことです。ステータス設定を行うことで、その案件が今、どのような状態にあるのかを表示させることができます。
例えば、「新規」「確認中」「完了」「差し戻し」「見送り」といったステータスを設定することで、システム上に表示された案件の状態を一目で確認することが可能です。
また、こうしたステータス設定を変更できる権限を、その案件における承認者だけに付与することも可能です。システム管理者が管理者モードでユーザー権限を制限しておくことで、確認中の案件が業務フローから逸脱してしまうリスクの低減につながるでしょう。
そのため、自社のフローに合わせたステータス設定をすることで、よりワークフローシステムの利便性を高めることができます。
アクセス権の設定で内部統制を高める
ワークフローシステムを導入したら、ステータス設定と同様に設定しておきたいアクセス権の設定について解説します。現代は情報セキュリティの重要性が高まっており、社内の従業員に対しても同様に対策をしていかなければなりません。
さまざまな申請状況が管理されているワークフローシステムにおいても、管理者権限によってアクセス権を設定し、情報を守ることが大切です。各承認フローにおけるアクセス権だけでなく、アクティビティが実行されたログを記録したデータや承認書のファイルなど、管理データへのアクセス権も適切に付与することが重要で、これによりデータ改ざんのリスクに備えることができるでしょう。
アクセス権を設定することで、各ステータスやメンバーごとに実行できる内容を変更することができます。また、申請者や管理者の異動や役職変更になった場合にも、付与した権限を切り替えることができるため、不用意に権限を与えすぎてしまうリスクに備えることが可能です。
このようにアクセス権限を設定することで、業務フローが整備され、内部統制の強化につながります。
自社のワークフローを効率化するワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムの導入後には、ステータスの設定やアクセス権の設定を行うことで、業務効率化・内部統制強化を実現できます。
しかし、そもそもワークフローシステムそのものが自社に合わない場合、その効果を得ることはできません。むしろ、導入してもシステムの利用定着が難しい場合もあります。そこで、ワークフローシステムの選び方を押さえておきましょう。
紙文書での申請・承認フローの問題点
ワークフローシステムは製品によって価格や対象規模が異なります。そのため、ワークフローシステムを導入する際は自社の規模に合うものを選ぶのがポイントです。
ワークフローシステムは、中小企業向けのものから大企業向けのものまで様々あるため、特に自社でワークフローシステムを使用するアカウント数は事前に把握しておきましょう。
自社の承認ルートを設定できる製品を選ぶ
この記事ではワークフローシステムのステータス設定の重要性について解説しましたが、それと同じくらい重要なのが承認ルートの設定です。
ワークフローシステムを運用するには、承認ルートの事前設定が必要です。その際に承認ルートを把握できていないと、そもそもの設計ができません。
・現在の承認ルートは何種類あるのか
・それぞれどのようなルートを辿っているのか
・不要な承認ルートはないかどうか
等を確認しておきましょう。そのうえで、自社の承認ルートを設計でき得るワークフローシステムを選ぶのがポイントです。
運用しやすい申請フォームを使用できる製品を選ぶ
ワークフローシステムには大きく分けて、Webフォームタイプと、Excelフォームタイプの2種類が存在しています。
・Webフォームタイプ
Excelタイプに比べて処理スピードが速い一方、申請フォームをいちから作成しなおす必要がある
・Excelタイプ
既存のExcelデータをそのまま使用することが可能。既存の業務の延長線上にワークフローシステムを位置づけできるため、システム利用の定着を促しやすい
このような違いを把握した上で、自社にとってどちらが使用しやすいかを見極めてからワークフローシステムを導入しましょう。
自社に適したワークフローシステムの設定を
ワークフローシステムを導入することで、業務効率化やコスト軽減などのメリットを享受することができます。しかし、ワークフローシステムはツールであり、適切な効果を得るためには、使用者である社員が利用しやすいように設定する必要があります。
ワークフローシステムを導入する際には、自社の業務フローを整理し、ステータス設定をはじめとする自社に適したワークフローシステムの設定を行うことが大切です。
ワークフローシステムを導入するメリットを十分に受けられるようにしましょう。
