企業活動に欠かせない申請・承認、決裁などの一連の流れをワークフローといいますが、近年は、このワークフローを改善することが求められています。
ワークフローは、単調な作業でありながら煩雑になりやすい特徴をもっており、確認・承認を得るのに時間がかかるケースが挙げられます。
ワークフローを定期的に見直し整えていくことで、会社全体の業務効率化につながる可能性があるのです。そこで今回は、ワークフローを見直すべき理由や効率化するためのポイントについて解説していきます。
企業に求められる働き方改革
昨今、感染症拡大や2025年問題の労働人口減少によって、企業には働き方改革を推進することが求められています。日本全体で考えると、2025年には数百万人規模で人材が不足すると予想されます。
こうした問題に備え、今から取り組むべき課題として、人材の確保と離職防止が欠かせません。また、人材を確保できたとしても、精鋭少数の人員で生産性を高めていくためには、本業に集中できる環境づくりが重要になるのです。
苦しい経済状況が続く中、既存の経営体制の改革に踏み切ることは、一時的には損失につながるかもしれませんが、2025年以降にも安定した経営を続けていくためには、今こそ取り組むべき課題であるといえるでしょう。
すでに社会全体の動きとしてリモートワークが定常化しつつありますが、それだけに留まらず、人材のパフォーマンスを最大限に引き出すために、業務の効率化を行わなければいけません。
企業が業務効率化を推進していくためにはさまざまな対策がありますが、コアな業務に集中する手段の一つとして、ワークフローを見直すことが効果的といえるでしょう。
ワークフローを見直す理由
ワークフローを見直す理由には、本来集中して行いたいコア業務に時間を使えることが挙げられます。ワークフローを最適化することで、副次的に無駄な業務の発生や見えないコストの削減にもつながり、企業全体の生産性向上も見込めるでしょう。
そのためには、まず現状のワークフローを把握することが必要です。業務プロセスにおける担当者や承認者とともに、自社の業務におけるワークフロー図を作成してみることがおすすめです。
図にしてワークフローを可視化することで、どこに課題があるのかが見えてきます。課題を把握することができたら、対策を考え、PDCAサイクルで最適化していきましょう。
効率化するためのポイント
ワークフローシステムを導入することで、さまざまなメリットにつながる可能性があることを解説しました。次に、ワークフローシステムを導入した場合に必要なステータス設定と、差し戻しについて解説します。
よくある阻害要因
まずワークフローにおける効率化の阻害要因を紹介しますので、自社が当てはまっていないか確認してください。
- 書類の回覧に時間がかかり、誰がいつ承認してくれるのかが見えない
- 紙文書で回覧しているため出社しなければいけない
- 申請フローが決まっていない、または明確化されていない
これらの問題が生じている場合は、ワークフローそのものや方法を見直すことが重要です。
特に、申請フローが決まっておらず、ルールが明確でない場合には、業務効率化だけでなく内部統制の面からもリスクが高い状態といえるでしょう。できる限り早く対策を練ることをおすすめします。
次に、それぞれの要因から、効率化するためのポイントを解説します。
書類の回覧に時間がかかり、誰がいつ承認してくれるのかが見えない
最も利便性が向上するのは、ワークフローシステムを導入することです。
その他のポイントとしては、まず、承認におけるルールを設けられる申請の場合には、期限や方法のルールを策定しましょう。
また、承認ステップに合わせて道具を使用します。例えば、紙文書であればファイルを、パソコンのデータであればフォルダを、承認ステップごとに作成するなどの工夫が考えられます。
紙文書で回覧しているため出社しなければいけない
紙文書で行っている場合は、会社に出社している時しか対応できません。コロナ禍で働き方が見直されている現在、働き方改革を推進したい場合には、申請者・承認者がどこにいても作業できるように、ワークフローシステムを導入することがおすすめです。
申請フローが決まっていない、または明確化されていない
まずは、上記でご紹介したワークフロー図を作成し、現状の承認フローを把握したうえで、ルールや手順書を策定してください。
ワークフローを効率化するためには、一元化して管理することが重要です。個人の解釈の違いにより、策定したルールと異なる申請フローで申請されることがないようにしましょう。
ワークフローシステムの導入
上記でご紹介した阻害要因を解決し、ワークフローを改善するうえで活用されるツールがワークフローシステムです。
申請書や稟議書を電子化し、いつでもどこにいても申請、承認、回覧がスムーズに可能になるため、多くの企業で導入が進められています。
ただし、ワークフローシステムは業務効率化するうえで有効なツールではありますが、ワークフローを最適化していくためには、人の力が必要です。導入する際に、まだ自社のワークフローが明確でない場合には、必ず明確化をしてください。また、日々ワークフローは変化していく可能性があるため、定期的な見直しは欠かせません。
こうしたポイントを押さえることができれば、ワークフローシステムは業務効率化するために、企業にとって必須のシステムと言っても過言ではないでしょう。
ワークフローシステムで業務を効率化する
ワークフローシステムは業務効率化を推進できるシステムです。導入することで、企業側にとっても、従業員にとっても業務をラクに、短時間で、無駄を省いてくれるでしょう。その結果、働き方改革や生産性の向上といった、既存の業務体制の変革につながる可能性もあるのです。
自社のワークフローに課題を感じている企業の方は、ワークフローシステムを活用して働き方改革を推進してみてはいかがでしょうか。
