ワークフローシステムを導入するためには、実際に何を準備すれば良いのでしょうか。新しく導入するワークフローシステムの効果を最大限に発揮させるためには、事前準備が欠かせません。
今回は、ワークフローシステムを導入する前に準備しておきたいことと、導入までの進め方、失敗しないシステムの選び方について解説します。
ワークフローシステム導入のメリット
社内の申請・承認作業を電子化するワークフローシステム。導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは以下のワークフローシステム導入のメリットを詳しく紹介します。
＜ワークフローシステム導入のメリット＞
・電子化によるコスト削減・業務効率化
・決裁期間の大幅な短縮
・内部統制の強化
電子化によるコスト削減・業務効率化
ワークフローシステムを導入すると申請・承認フローをほとんど電子化できるため、ペーパーレス化を実現できます。そのため、紙文書にかかる用紙代・印刷代・郵送代・保管費用を削減することが可能です。
申請・承認ルートを明確化できるのもポイント。さらに各種テンプレートも用意しておけるため人為的なミスが減り、大幅な業務効率化が期待できます。
決裁期間の大幅な短縮
ワークフローシステムでは申請～承認までをPCやスマホ上で実行できるため、承認までの時間を大幅に短縮できるのもメリットです。特に、各地方に拠点を持つ企業はこの恩恵を受けやすいでしょう。
例えば紙で申請～承認を行う場合、郵送で申請書を送るシーンもあると思います。拠点間で距離があるほど決裁までに時間がかかり、その分業務が停滞することもあるのではないでしょうか。ワークフローシステムを導入すれば、1日もかからず申請～承認を完了できるため、円滑に業務が回るようになります。
内部統制の強化
ワークフローシステムを導入することで、
・承認プロセスの可視化
・承認経路の事前設定
・承認履歴や申請書類データの保存
が可能になります。そのため、不正の防止やコンプライアンスの強化につながるのがメリットです。また、承認プロセスが明確になっていることでヒューマンエラーが起こりにくく、業務効率化はもちろん、内部統制を強化したい企業にもワークフローシステムは最適です。
ワークフローシステムの導入を検討する場合の事前準備
ワークフローシステムの導入に向けて、ツールの比較検討を始める前に、自社の業務状況や課題を明確にしましょう。事前準備を行うことで、自社に合ったワークフローシステムのイメージを掴むことができます。
ワークフローシステムに変更したい業務のピックアップ
まずは、ワークフローシステムに変更したい業務の選定を行いましょう。契約書や請求書など、稟議が必要な書類はさまざまです。ワークフローシステムへの移行が必要な書類を選定していきましょう。
種類が多い場合は、優先度の高い業務から移行を行い、社内で浸透してから他の業務も順次移行させるのがおすすめです。
利用範囲の確認
全社員が使う書類と、部署ごとに使う書類とで分かれるものや、役職者のみが使う書類、パートや契約社員、アルバイトなど、契約形態によって分かれる書類など、書類の利用範囲もさまざまです。
種類が多い場合は、優先度の高い業務から移行を行い、社内で浸透してから他の業務も順次移行させるのがおすすめです。
システム連携の必要性
現状社内で使用しているシステムとの連携が必要な場合は、連携が可能なワークフローシステムを選ぶようにしましょう。既存システムの管理者と相談しながら進めていく必要があります。
ワークフローシステム導入後の担当者決め
ワークフローシステム導入後の担当者を、あらかじめ決めておきましょう。契約だけでなく、初期設定や登録作業など、導入後にも必要な作業が発生します。
システム部門との協力が必要な場合もあるので、導入を進める担当者を決めておくことで、スムーズに移行作業が進むでしょう。
ワークフローシステム導入の進め方
続いては、ワークフローシステムの選定から導入までの代表的な手順についてご紹介します。
1.ワークフローシステムの選定自社の業務内容や業務フローに合わせて、使いやすいワークフローシステムを選びましょう。
2.人事・組織情報の準備ワークフローの申請経路を設定するために役立ちます。
3.申請画面の開発実際に使う申請画面の調整を行います。
4.申請経路の設定2で準備した情報に沿って、申請経路の設定を行います。
5.権限の設定申請のみの権限や、決済もできる権限等、部署や立場によって権限が異なります。
それぞれに合わせて設定を行いましょう。
6.運用体制の整備4で設定した申請経路を確認し、実際の業務と照らし合わせて問題がないか、確認・調整を行いましょう。
7.エンドユーザーの教育実際にワークフローシステムを使う社員の教育も欠かせません。
使い方や申請方法の共有を行います。
8.実施1から7が終わったら、実際にワークフローシステムを活用していきましょう。
使い方が浸透すれば、大幅な業務効率化が見込めます。
ワークフローシステムの導入を失敗しないための注意点
ワークフローシステムの導入にあたり、失敗しないためのポイントをご紹介します。導入時にスムーズに実施できるよう、事前の計画をつくりこむことが大切です。
サポートが充実している
契約するワークフローシステム会社のサポート状況を確認しましょう。マニュアルはあるのか、電話やメールのサポート窓口はあるのかなど、わからないことがあれば、すぐに質問できる会社を選ぶようにしましょう。
導入目的を明確にする
「ペーパーレス化をしたい」「書類申請・承認をスムーズに行いたい」「業務効率化を目指したい」など、ワークフローシステムを導入する目的を明確にすることで、システムの選定や機能が選びやすくなります。
自社の目的に合わせて、選ぶようにしましょう。
従業員への説明とフォローを丁寧に
ワークフローシステムの使い方を周知させるためにも、従業員への説明とフォローは丁寧に行いましょう。実際にワークフローシステムを使う従業員が「使い方がわからない」「使いづらい」と感じてしまうと、システム自体が浸透しなくなり、活用できなくなってしまいます。
必要なシステムと連携できる
複数のシステムを利用している場合、業務ごとによって、使用システムを変える必要があるため、業務が分断されてしまいます。
経費精算システムや電子契約システム、給与計算・明細システムなど、社内で必要なシステムと連携できれば、さらなる業務効率化が見込めます。
企業規模別のワークフローシステム導入ポイント
ワークフローシステムは導入したからといって、その効果を感じられるわけではありません。特に企業の規模によって導入ポイントが異なります。そこで中小企業、大企業ごとにワークフローシステムの導入ポイントを見ていきましょう。
中小企業
一つの申請書に関与する人数が数名程度の場合は、機能がシンプルで使いやすいワークフローシステムが向いています。
中小企業は大企業に比べて承認ルートが複雑になりにくく、申請～承認までが直列に進むことが多いためです。また、全社員が使用したときに生じるランニングコストを抑えられるワークフローシステムを選ぶのもポイント。シンプルかつ費用対効果を生みやすいツールを選びましょう。
大企業
規模が大きくなるほど、申請～承認の経路が複雑になる傾向があります。承認まで並列で進む場合や、条件分岐して進む場合があることを想定すると、複雑な承認フローにも対応できるワークフローシステムを選ぶのがポイントです。
また、大企業の場合は使用するアプリケーションが多い傾向にあるため、システム連携しやすいツールを選ぶことで、相乗効果を得られやすくなります。
ワークフローシステムの導入事例
「ワークフローシステムは、どのような環境でどのような課題がある場合に機能するのかイメージできない」という方もいると思います。
そこでここではワークフローシステムを提供する弊社の導入事例を紹介します。ワークフローシステムの使用イメージの参考になれば幸いです。
フジッコ株式会社様
フジッコ株式会社様は、繁忙期に100を超える申請案件が同時並行で動き、担当者が忙殺されるという課題を抱えていました。そこにさらにコロナ禍によるコミュニケーションの苦慮が重なり、DX推進を決断。既存のExcel帳票を活用でき、自部署で管理・運用が完結できる弊社の「ワークフローEX クラウド」を導入されました。
導入後は申請書管理業務が大きく省力化され、導入から3カ月で40万円のコスト削減を実現。平均決裁期間も半減し、申請業務のスピードアップというDXも達成しました。
フジッコ株式会社様の事例について、詳しくはこちらのページをご覧ください。
https://www.workflow-ex.jp/works/work-2946
九州旅客鉄道株式会社様
稟議申請が紙ベースで行われていた九州旅客鉄道株式会社。最終決裁が下るまでの時間がかかりすぎていたことが課題でした。
稟議がどこで止まっているかどうかもわからず、山のような書類の中から該当書類を探しだす作業も発生していたため、ワークフローシステムの導入を決断。短時間でワークフローシステムを構築できる弊社の「ワークフローEX」を導入されました。
導入後は年間約2万5千件もの稟議申請書をワークフローシステム上で裁いており、決裁まで数日かかっていたのが、数時間単位にまで短縮されました。
九州旅客鉄道株式会社様の事例について、詳しくはこちらのページをご覧ください。
https://www.workflow-ex.jp/works/work-2774
ワークフローシステムを導入する際にかかる費用とは
ワークフローシステムの導入にかかるコストに関わる仕組みをご紹介します。ワークフローシステムの導入に向けて、ぜひ参考にしてください。
料金体系
初期費用+月額費用×ユーザー数
が基本のワークフローシステムがほとんどです。
オプションの追加を選べることもあるので、機能や使いやすさに合わせて選ぶようにしましょう。
クラウドorオンプレミス
クラウドサービスにするか、オンプレミスにするかによっても、費用が異なります。
クラウドサービスは外部サーバーを使用します。すぐに導入が可能で、費用を抑えることが可能ですが、カスタマイズに制限がある場合もあるので、注意が必要です。
一方で、オンプレミスは、自社サーバー内に設置します。カスタマイズの自由度が高いものの、定期的なメンテナンスが必要なため、クラウドサービスに比べて費用が高くなります。
ワークフローシステムの導入は目的を明確に
ワークフローシステムの導入はメリットに目がいきがちですが、導入する目的を明確にすることが大切です。必要な機能や連携などを見極めることで、余計なコストや手間がかかることを防げます。
自社の目的に合わせたワークフローシステムを導入し、働きやすい業務フローを手に入れましょう。
ワークフローシステムをご検討の方はこちら
https://www.workflow-ex.jp/cloud
