紙文書による稟議は日本特有の商習慣で、上層部の承認を得ることを指しますが、フローが複雑で承認までに時間や手間を要するというデメリットがあります。
しかし、ワークフローシステムにより稟議にかかるプロセスを電子化することで、業務効率を大きく向上できるでしょう。
そこで本記事では、ワークフローシステムを活用した稟議書の効率化について詳しく解説していきます。
ワークフローと稟議の違い
まずは、ワークフローと稟議の違いについて解説していきます
ワークフローとは
ワークフローとは、Work（仕事）とFlow（流れ）を組み合わせた言葉で、業務についての一連の流れのことを指します。業種や職種を問わず、組織の中で行われるほとんどの業務には「誰がどのようにスタートし、判断や処理を行い、完了するのか」という流れが存在します。
また、業務内容や書類の種類などによっては、判断をする人や人数・ステップなど申請フローが複雑に変化するものもあります。
このように、社長や部署のメンバーなど複数人が関わる業務を、予め決めたルールや流れに沿って処理することをワークフローと呼びます。
稟議とは
一方で稟議とは、自身の権限だけで決定できない事案について書類を作成し、権限の低い人から高い人へむけて順に回しながら承認をもらう手続きのことを指します。
稟議に使う書類を「稟議書」と言い、複数の関係者に稟議内容を周知し承認を得るために必要となります。
稟議と同じような意味で使われることの多い「決裁」ですが、決裁とは権限を持つ上長が、提案された内容の可否を決定することを意味します。
つまり、稟議は関係者の承認を得るための手続きを指すのに対し、決裁は最終的な判断を下すことを指します。
稟議と決裁の区別は会社によって異なり、小さい企業やベンチャー企業などの意思決定の素早さを目指す組織であれば、稟議がなく決裁のみで運用しているケースもあります。
一方で、ある程度大きい規模の企業の場合、実務では複数の部署が関係することが多くなるため、やはり「稟議」を経て承認を仰ぐことが多くなります。
稟議と決済の違いの詳細は以下の記事をご覧ください。
紙による稟議のデメリット
これまで日本では、稟議書を紙で提出するのが一般的でした。しかし、紙による稟議書には煩わしさも多くあり、テレワークも増えた昨今、ワークフローをシステムで行えるように移行している企業も増えています。
では、なぜシステムへの移行が増えているのかを一部紹介します。
進捗状況を把握しにくい
稟議書は複数の承認者に回覧されるため、進捗状況を把握しにくいというデメリットがあります。具体的には、「承認ルートのどこに稟議書があり、どこまで承認済みなのか」を申請者はすぐに確認できないのです。
そのため、稟議内容のスケジュールに見通しをつけられず、業務が滞る可能性があります。
また、1つの稟議について複数の承認者が承認作業を行う場合、問題が発生したときの責任の所在が曖昧になりがちです。承認権限者は稟議申請者より上の立場の人間が多いため、責任を追及しにくくなります。
承認フローが複雑な場合工数がかかる
通常、稟議における承認者は、所属部署の上司から役員まで複数の階層に分かれています。それぞれの階層において承認を得る必要があるため、最終承認を得るまでに相当な時間がかかるケースが多くあります。
さらに、以下の場合にはより時間や工数がかかることもあるでしょう。
- 外出や出張、会議などにより、承認者の不在が続く場合
- 稟議内容が専門的であるため、承認者に説明する必要がある場合
その結果、稟議内容のスケジュールに遅延が出てしまい、ビジネスチャンスを逃す可能性も。このように、決裁までに時間や工数がかかることで、さまざまな悪影響につながることも珍しくはありません。
検索性が低く過去の稟議書を探しにくい
過去に作成した稟議書の保存量が多いと、該当の稟議書を検索するのに時間や手間がかかります。膨大な紙文書では、ファイルごとに整理整頓してラベル付けをしていても、目的の書類が一目でわかるようにすることは難しいでしょう。
最悪の場合、稟議書が見つからず、探す時間がムダになることも考えられます。
セキュリティリスクが高い
稟議書を紙で提出する場合、セキュリティリスクがあるのもデメリットです。稟議書を何らかの理由で紛失してしまったり、あるいは盗難されたりする場合があるためです。
紙の書類の場合、不正の原因を突き止めることすら難しく、企業のコンプライアンス低下を招きます。
稟議を効率化するワークフローシステムとは
これまで紙ベースで行っていた稟議などのワークフローを、システムを活用してオンライン化することで、業務の効率化が実現できた企業も増えています。
ワークフローシステムとは、申請から承認・決済までの流れを電子化できる電子承認システムのことです。ワークフローシステムの導入によって、これまでの紙の申請書を電子化できるため、電子稟議はもちろんさまざまな承認業務をWeb上で決裁することができます。
このワークフローシステムを活用するメリットには、主に次のようなことが挙げられます。
- ● 承認スピードの向上
- ● コスト削減
- ● リアルタイムでの進捗把握、意思決定の迅速化
- ● 管理がしやすくセキュリティリスクが下がる
承認スピードの向上
ワークフローシステムを導入すると、いつでもどこでも申請・承認業務ができるようになります。そのため、承認スピードが向上するのがメリットです。
コスト削減
ワークフローシステムを導入することで、稟議書をはじめ紙の書類が不要になります。書類を保管するリソースがそのまま削減できるのがメリットです。
リアルタイムでの進捗把握、意思決定の迅速化
ワークフローシステムは、誰が申請をし、誰が承認を行うのかを可視化できます。また、リアルタイムで申請状況を確認できるため、意思決定を迅速に行うことが可能です。
管理がしやすくセキュリティリスクが下がる
ワークフローシステムを活用すれば、過去の申請書や稟議書をシステム内で簡単に探すことができます。紙で保管する必要もないため、紛失や盗難のリスクを下げられるのもメリットです。
このように、システムを活用して稟議の効率化を行うことで、企業にさまざまなメリットをもたらすのです。
ワークフローシステムを活用した電子化の方法については、こちらの記事でも解説しています。
ワークフローシステムの主な機能
ここでは、稟議の業務効率化に役立つ一般的なワークフローシステムの機能を解説します。
フォーマットの作成・編集機能
稟議書のフォーマットを作成・編集できる機能です。作成したフォーマットをテンプレートとして保存することも可能です。
また、ワークフローシステムの中には、現在テンプレートとして使用しているExcelデータをそのままフォーマットとして活用できるシステムもあります。使用する社員の負担をできる限り小さくできるようにフォーマットは作成しましょう。
承認経路・承認者の設定
稟議の起案から決裁までの承認経路や承認者をあらかじめ設定できる機能です。承認経路を定めることで、回覧に必要な人を飛ばしてしまったり、承認経路を間違えてしまったりするミスを防止できます。
承認経路や承認者を設定する前に、現在の承認経路や承認者が適切であるかどうかを見直すことがおすすめです。確認してみると、ムダな承認経路や承認者が含まれていたということもよくあります。
承認・差し戻し機能
稟議を承認する機能はもちろんですが、一般的なワークフローシステムには差し戻し機能も搭載されています。
ワークフローシステムであれば、修正が必要になった理由をコメント挿入できたり、差し戻し時に起案者に通知メールを送ったりすることも可能です。そのため、修正や指示にかかる手間や時間を減少させられます。
データの検索・閲覧・編集制御機能
決裁が完了した稟議書のデータは、システム内に蓄積されますが、検索性やセキュリティを高める機能も充実しています。
データ検索では、稟議書を検索する際、キーワード検索や属性・項目を設定して検索できるため、スムーズに目的の稟議書を見つけられるでしょう。
また、閲覧や編集制御機能では、事前に閲覧権限や編集制御の設定が可能です。閲覧できる人や編集できる内容を決められるため、セキュリティ向上が期待できます。
ワークフローシステムで稟議を効率化する
本記事では、稟議におけるワークフローについて解説してきましたが、従来の紙を使用した稟議は近年変化しつつあります。
企業のDX化に伴いさまざまな業務がオンライン化してきていますが、稟議も同じように効率性を見直すポイントの一つです。企業にとって紙による稟議書は煩わしく、効率性を高められる業務の一つと言えるでしょう。
この記事をきっかけに、一度ワークフローシステムの活用を検討してみてはいかがでしょうか？
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