ワークフロー自体の電子化を行うことで、申請から決裁までの業務の見える化ができるため、業務効率化につながり組織にさまざまなメリットをもたらします。
一方で、デメリットも存在するため、電子化を行う前にはしっかりと把握しておくことが重要です。
そこで本記事では、ワークフローの電子化におけるメリット・デメリットについて解説していきます。
ワークフローとは
ワークフローとは、Work（仕事）とFlow（流れ）を組み合わせた言葉で、申請から承認まで一連の業務の流れについて、いわゆる業務フローのことを指します。
多くの会社では、一般社員では判断ができない事案を、稟議書やさまざまな申請を活用して部門長などの決裁者や部署のメンバーなど複数人に承認を得る業務があります。
会社によってもさまざまな業務上のワークフローがあり、いかに効率的かつ管理を行いやすくするかがポイントとなっています。
しかし、承認フローが曖昧になっていたり、時系列で管理できない場合、業務の中で無駄な時間が発生してしまいます。
そこで注目されているのが「ワークフローシステム」を活用したワークフローの電子化です。
まずは紙での業務とどういった点が異なるのかを見ていきましょう。
ワークフローの意味と基礎知識はこちらの記事でも解説しています。
https://www.workflow-ex.jp/documents/workflow
紙でのワークフローの場合
一般的に日本の殆どの企業では稟議やというワークフローが存在し、紙による「稟議書」「申請書」を作成し複数の承認者に確認してもらい決裁を得る必要があります。
しかし、この紙でのワークフローにはさまざまな懸念点があります。
紙で運用する場合の懸念点
ワークフローでは複数人が関わることとなるため、承認者や決裁者が誰かということを把握する必要があります。申請内容によっては承認者が異なることもあり、そのつど誰が承認者であるかということを確認しなければならず、申請までの確認作業で手間と工数がかかってしまいます。
また、申請書自体を探す手間などが発生しているケースも多くあります。コア業務に忙殺され、忘れられた申請書について申請者にいつ・どこに置いたのかなど、本来なくても良い工数がかかることがあります。また、申請後に承認者間で回覧している間に紛失してしまうというリスクもあるため、情報をしっかり管理できる環境が必要になります。
事業に影響が出る問題点
これらの懸念点は、事業全体にも影響を与えます。紙によるワークフローを行うことで、申請業務や書類の回覧に時間がかかり、ビジネスにおける重要な意思決定が遅れてしまうこともあります。
書類がデスクに置かれたままで承認が停滞してしまうと、申請内容のスケジュールに遅れが発生する可能性もあるでしょう。事業上、期日までに購入しなければならないものが遅れてしまった場合は一大事となります。
また、紙の場合は書類が多くなればなるほど、書類の保管スペースやセキュリティのためのコストも発生することになります。コストだけでなく、管理が頻雑になるという問題点があることを理解しておくことが重要です。
ABOUT WORK FLOW 2-2-3
ワークフローを電子化するメリット
紙によるワークフローの問題点を解決する手段として注目されているのが、ワークフローの電子化です。ワークフローを電子化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
電子承認による効率化
電子承認を行うことで、これまで時間のかかっていた承認作業を効率化することができます。承認者の不在による回覧の滞りも、電子化することでPCがあればどこからでも承認作業を行なうことができるようになり、スムーズにワークフローが進みます。
また、過去データの利用や他業務システムとの連携により無駄な作業が減り、人的ミスを防ぐことができるようになります。
業務の中で曖昧になっている申請業務なども、簡易的にワークフロー化できるため、業務整理にも役立ちます。
承認ルートの明確化
紙でのワークフローでは、どこで時間がかかっていてどこで書類が止まっているのかという進捗状況の把握が困難でした。しかし、電子化することで業務プロセスを可視化できるようになり、リアルタイムで進捗を把握できるようになります。
そうすることで、承認業務の停滞を防ぐことができるようになるのです。
承認についてはこちらの記事でも解説しています。
ワークフローにおける承認までの経路を解説
コスト削減
紙書類の場合は、紙代や印刷代、FAX通信費、郵送費などさまざまなコストがかかりますが、電子化することでペーパーレス化を行うことができます。
ペーパーレス化を行うことで、書類の保管スペースやセキュリティも不要となり結果として、コスト削減を実現することができるのです。
文書管理の明確化
電子化を行うことで、書類をすべてWeb上で管理できるようになります。これまでの保管スペースは不要となり、パソコンからいつでも必要な書類を確認することができます。
また、Web上ではさまざまな管理が可能で、申請者や承認者、申請日時などさまざまな条件から管理及び検索することができます。電子稟議などを活用すればすべて情報が残るため、文書管理の明確化が可能となります。
ワークフローの電子化によるデメリット
ワークフローを電子化することでさまざまなメリットを得られることができますが、反対にデメリットも存在します。導入前にはしっかりとデメリットも把握しておくことが重要です。
ここでは、電子化によるデメリットについて解説していきます。
オペレーションの周知
ワークフローの電子化を行う際には、オペレーションを社内全体に周知する必要があります。申請フォームの作成方法や、承認ルートの設定、承認方法などシステムを利用するにあたり、利用する社員に使い方を覚えてもらわなければいけません。
電子化を行うことでかえって業務が複雑化してしまっては、電子化の本質とずれてしまいます。ワークフローシステム導入の際には、自社の業務や課題に合ったサービスを選択することが重要となるでしょう。
紙と混在すると管理が煩雑になる
稟議などでは、稟議内容の補足説明を行なうために添付ファイルを提出することがあります。このような添付ファイルは紙で、稟議書は電子というような仕組みになってしまうと、紙と電子が混在し管理が煩雑になってしまいます。
そのため、なるべくすべての書類を電子化できるワークフローシステムを選択することが大切となるでしょう。ワークフローEXでは、添付ファイルも電子化することができるためすべての書類をWeb上で一元管理することが可能です。
システム利用料がかかる
ワークフローシステム導入の際には、利用料が発生します。導入したシステムが、多機能で操作が複雑すぎると、システムを活用しきれずコストが高いと感じてしまうこともあるでしょう。
そのため、システムを選ぶ際には自社に必要な機能を明確にした上で、適切なものを選択することが重要です。ワークフローEXでは、クラウドサービスで電子決済が可能なため、専用サーバーの設置を行うことなく初期費用を抑え、低価格でワークフロー運用を実現することができます。
まとめ
これまで紙で行っていた申請などのワークフローを電子に変更するとなると、周知や慣れるまでの工数がかかってしまいますが、それ以上に申請業務の効率化に大きく貢献するでしょう。
できればこれまでの業務フローや申請フローは変えたくないという方もいらっしゃるかもしれません。
ワークフローEXでは、今までのExcelやWordを利用して電子化できるため、社内業務に大きな変更を加えずにワークフローの電子化を実現できます
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