事業活動を行う中で、契約書や請求書などのさまざまな書類を保管する必要があります。その際、書類を適切に管理することで、業務効率化や情報漏えいのリスク低減、内部統制の強化などにつながります。そのため会社を経営するうえで文書管理は欠かせない活動の一つといえます。
しかし、「適切な文書管理のやり方がわからない」「もっと文書管理にかかる時間や手間を減らしたい」とお悩みの方も多いでしょう。
そこで、この記事では文書管理の目的やメリット、文書管理する際のポイントをわかりやすく解説します。
文書管理とは
文書管理とは、業務活動の中で書類や電子データを作成または受け取ったあとに、適切に管理することです。
ここでいう「管理」とはただ保管するだけではなく、「そのものが役割を果たし、機能の有効性を保てるように、全体を統制すること」が求められます。
具体的には、「作成→整理→保管→廃棄」という文書のライフサイクルにおいて、段階ごとに文書を管理します。
文書管理の目的
国際規格ISO9001において、文書管理の目的は「業務に必要な情報が保護されており、利用したい人が利用したいときに、最新の情報を入手できる」ように管理することと定めています。
適切に文書管理することで、従業員がスムーズに情報を入手し、自分の業務に有効活用できるのです。
文書管理のメリット
以下に、適切に文書管理を行うメリットをまとめました。
- 必要な情報を手に入れる、検索する時間を削減できる
- スムーズな文書作成が可能になり、業務効率化につながる
- 文書の紛失や盗難、改ざん、情報漏えいなどを防止でき、内部統制が強化される
- システム化する場合、ペーパーレス化やコスト削減につながる
紙文書による文書管理によくある課題
昨今では「紙文書による文書管理」から「システムによる文書管理」へと変更する企業が多くなっています。
それは、紙文書では以下のような課題が発生することで、業務効率化する必要が出てきたためです。
- 紙資料を保管するために、多くのスペースが必要
- ほしい情報を検索するのに時間がかかる
- 作成や提出、確認・承認などのワークフロー（業務の一連の流れ）において手間や時間がかかる
- 出社しないと作業できない
- 記入漏れやミスなどの人的ミスが発生しやすい
- 紛失や盗難、改ざんなどが発生しやすく、セキュリティ面が脆弱
- 紙代やインク代などのコストがかかる
上記に当てはまる場合には、文書管理の見直しが必要です。
適切に文書管理を行うポイント
ここでは、適切に文書管理を行うポイントを解説します。
文書管理規定・管理マニュアルを策定する
文書管理を適切に行うためには、まず社内で文書管理規定（文書管理に関するルール）や管理マニュアルを策定することが欠かせません。
「取得・作成→整理→保管→廃棄」といったライフサイクルごとにルール・マニュアルを検討しましょう。具体的には、以下のような項目を記載することが一般的です。
- 文書の定義
- ルール・マニュアルの適用範囲
- 責任者や担当部署
- 作成・編集ルール（記入内容、フォーマットの更新など）
- 保管ルール（アクセス権や方法、保管期間など）
- 廃棄方法
- 禁止事項
- 規定に反した際の罰則
ルール・マニュアルを定めたら社員に周知し、徹底することが大切です。形骸化してしまうと適切な文書管理は実現できないため、策定するだけでなく周知、運用するところまでをセットにして取り組みましょう。
文書を分類し、見える化する
文書を整理する際は、必ず活用することを前提に保管することが大切です。そのためには、「何が」「どこにあるのか」が一目でわかる状況で管理する必要があります。
そこで、文書は分類したうえで、ファイリングやラベリング、フォルダ分けなどの手段により見える化を行いましょう。
たとえば、機密情報や顧客データ、従業員の個人情報などは「重要文書」、通常業務のプロジェクト管理やタスク管理、ツールの使用マニュアルなどは「一般文書」などと分類できます。
また最新版と過去のデータを区分することも必要です。文書作成・編集時には必ず最終更新日付や最新更新者名を書類に記入し、最新版と過去データでラベリングすると良いでしょう。
システムを導入し、電子化する
ここまで紹介した上記2つの取り組みを行っても、紙文書やWord、Excel、メールなどの場合には適切な文書管理を行うことは難しくなっています。
そのため、多くの企業は文書管理システムやワークフローシステムなどを導入し、システムによる電子化に移行しています。
文書管理システムとは、文書の「作成・取得→活用→保管→廃棄」までのライフサイクルを管理できるシステムのことです。
一方、ワークフローシステムとは、ワークフロー（業務の一連の流れ）を電子化し、管理できるシステムのことです。主に請求書や稟議書などの申請承認にかかる文書の効率化につながります。
文書管理機能を搭載したワークフローシステムも提供されていますが、導入する際は機能性について確認することがおすすめです。
またシステム連携機能を搭載している場合、文書管理システムとワークフローシステムを連携することで、より効率的な文書が可能になる場合があります。
関連記事：ワークフローシステムの文書管理とは？機能や対応範囲について解説
文書管理を電子化する際に知っておきたい4つの要件
文書管理を電子化する際には「e-文書法」という法律に対応することが必要です。「e-文書法」とは、2005年に施工された紙媒体による保存が義務付けられている文書において、文書データ（電磁的記録）での保存を認める法律です。
ここでは、「e-文書法」に記されている前提となる4つの技術的基本要件や対象文書について解説します。
e-文書法の4つの要件
「e-文書法」には、以下の4つの技術的基本要件がありますが、「見読性」以外は文書の種類によって異なります。
・見読性（可視性）
見読性とは、電子化されたデータの解像度や階調を調整し、電子データを明瞭に確認できる状態であることです。
・完全性
完全性とは、電子化されたデータの改ざんや焼失、破損などのリスクを防止する措置を取り、万一改ざんされた場合には事実検証できる状態であることです。
・機密性
機密性とは、アクセス権限をもたない第三者による不正アクセスを防止する措置を取っている状態であることです。
・検索性
検索性とは、文書が体系的に保存されており、必要なデータをスムーズに入手できる状態であることです。
これら4つの要件は、適切な文章管理に欠かせない要件です。文書管理システムやワークフローシステムを導入する際は、一つひとつの要件について、確認することがおすすめです。
e-文書法の対象文書
「e-文書法」の主な対象文書を以下にまとめました。
| 取引関係 | l 納品書
l 見積書 l 契約書 l 領収書 l 請求書 |
| 国税関係 | l 総勘定元帳
l 会計帳簿 |
| 決算関係 | l 貸借対照表
l 損益計算書 |
| 会社関係 | l 定款
l 取締役会・株主総会議事録 |
効率的な文書管理の実現は、電子化システムの導入を
この記事では、文書管理の目的やメリット、適切な管理のためのポイントについて解説しました。
文書管理では、「作成・取得→整理→保管→廃棄」といったライフサイクルにおいて、適切に統制することが求められます。「業務に必要な情報が保護されており、利用したい人が利用したいときに、最新の情報を入手できる」状態を目指して、取り組みましょう。
その際、業務効率化につなげるにはワークフローシステムの導入を検討することがおすすめです。申請書などをExcelで作成している場合には、Excel書式をそのままシステムに取り入れられる「ワークフローEX」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ワークフローシステムをご検討の方はこちら
https://www.workflow-ex.jp/cloud
