多くの企業では、決められたルールや流れに沿って業務が行われる「ワークフロー」という制度が用いられています。その際に利用するのが申請書です。
申請書の種類はさまざまですが、具体的にどのような場合にどの申請書が活用されるのかが曖昧な場合もあるのではないでしょうか。
申請書は、さまざまなビジネスシーンで使われるうえに、ワークフローにおいては欠かせないものとなるため、しっかりと理解しておくことが重要です。
そこで本記事では、ワークフローの基本となる申請書の種類について解説していきます。
申請書にあるべき項目
申請書には、最低限記載しなければいけない項目があります。
申請書の種類によって異なる場合もありますが、多くの場合は基本事項として次の項目が必要となります。
- 申請者
- 管理番号
- 時間軸
- 内容
申請書は全て管理されるため、書類管理に必要な管理番号などが必要となります。書類の管理は、管理番号だけではなく申請者の所属する部署や申請した時間軸などによって管理されることもあります。
また、いつ・だれが・何を申請したかという基本的な事項は、どのような申請書にも必要となる必須事項です。
ただし、申請書の種類に応じて必ず記載しなければいけない事項が異なるため、事前に確認したうえで作成することが重要です。
申請書の種類
では、具体的に申請書にはどのような種類があるのかを見てみましょう。
主に次のような種類があります。
- 稟議書
- 休暇届
- 見積書
- 設備利用願い
- 発注依頼書
- 面接報告
- 出張報告書
- 人事評価
- 旅費清算書
など
ここでご紹介した申請書の種類はほんの一部ですが、実際には業種や業務領域に応じてさまざまな種類の申請書が存在します。
そして、申請書の種類としては大きく4つの経営資源に分けることができます。
ヒト
一つ目が、「ヒト」です。
会社の社員に関わる人事評価や、面接報告、採用稟議などがこれにあたります。また、社員の休暇申請なども「ヒト」に関わる申請書に分類されます。
モノ
二つ目が、「モノ」です。
社内で使う備品などは、額が大きい場合発注依頼や物品購入依頼書などを提出して申請する必要があります。このような申請書は、「モノ」に関わる申請書として分類されます。購入だけではなく備品貸し出しや会議室利用なども該当します。
カネ
三つ目が、「カネ」です。
経費精算や旅費精算書、支払稟議などの、会社のお金に関わるような申請書がここに分類されます。
情報
そして四つ目が、「情報」です。
ネットワーク接続許可や設備利用願いなどがこれに当てはまります。社内外問わず、何かしらの情報を扱う際に用いられることが多いです。
このように、さまざまな申請書がありますが大きく「人」「モノ」「カネ」「情報」の4つに分類することができるのです。
ワークフローでよく聞く稟議書は複数人に承認を得るために使用する書類なため、内容次第で上記で説明した4つのうちいずれにも当てはまるでしょう。
申請書がExcel、Wordの場合
本記事では、ワークフローにおける申請書の種類について解説しました。
あらゆるビジネスシーンで利用される申請書は、その種類も多く紙での管理はワークフローを煩雑にしてしまいます。
そこで、近年では一般的に紙ベースで作成されていた申請書を、電子化する動きが普及し始めています。
これまでの業務プロセスをシステム化するとなると、導入に多くの労力や工数を割いてしまうことが懸念されますが、これまで申請書の作成に使用していたExcelやWordをそのまま活用できるワークフローシステムもあります。
自社の業務内容や課題に合わせて最適なツールを導入することで、業務の効率化を図ることができるなどさまざまなメリットがあるため、ぜひこの機会にワークフローを見直してみるのも良いでしょう。
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