ワークフローを分析してムダなコストを削減

ワークフローを見直す最大のメリットは、業務の効率化につなげられる点です。

業務の効率化と一言で表しましたが、具体的には工数の低減、時間短縮、リソースの最適化といったメリットがあります。また、事業拡大を目指している企業は、事前にワークフローを整理することによって、人材の受け入れをスムーズに行うことができるでしょう。

なぜ、こうしたメリットが受けられるかというと、見直しが必要な企業の多くはワークフローが煩雑化している状態だからだといえます。

ワークフローの見直しによって、現状の業務課題を洗い出しましょう。

そのためには、ワークフローを可視化することが大切です。「申請→承認→決裁」の流れを、手続きの種類や条件ごとにワークフロー図として書き出しましょう。このときに、関係者によるミーティングだけでなく、資料などの蓄積されたデータを用いて行うと、漏れを防ぐことにつながります。

可視化することで、従業員同士でイメージを共有できるため、認識を統一しながら課題を洗い出すことができます。

よくある業務課題として、以下の3つがあります。

ワークフローシステムとは、稟議などの業務を電子化し、業務効率化を目指すためのツールです。

ワークフローシステムを導入することによって、定型業務を自動化することができたり、スピーディーな対応が可能になったりと、業務の効率化に貢献します。

ただし、ワークフローの見直しは定期的に行いましょう。特に、ワークフローシステムを導入した直後は確認が必要です。それは、導入によって変更になった点と元々のワークフローがうまく融合しているかを確認するためです。