旅費交通費や通信費など、企業では日々さまざまな経費が発生しています。経費精算を行うためには稟議書作成から承認までのステップがありますが、「稟議書を一から作成するのに手間がかかる」「決裁者が承認してくれるまでに時間がかかる」といった課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
今回は、経費精算業務における課題の解説とともに、効率化する方法について解説していきます。
経費精算書類の種類
「経費」とは業務を行う上で使用した費用のことで、例えば次のような費用が挙げられます。
旅費交通費
「旅費交通費」は、業務上の命令で通常の勤務地以外の場所に向かうために使用する交通費および必要な経費を指します。バスや電車などの交通費や出張の際の宿泊費などが該当します。
通信費
「通信費」とは、電話料金や郵便代金など、通信のために使用した経費のことを指します。
インターネット料金やプロバイダ料金、宅配便の配達代金なども通信費に該当します。
接待交際費
「接待交際費」とは、取引先など事業に関連する人物に対して、接待や謝礼をおこなう際にかかった費用のことです。具体的には、取引先との外食にかかった食事代や、取引先に贈るお中元・お歳暮の購入費などが該当します。
消耗品費
「消耗品費」は、消耗品を購入した際の費用を指します。例えばコピー用紙や文房具、ガソリンなどが消耗品費に該当するのに加えて、「使用可能期間が1年未満か取得価値が10万円未満の什器備品の購入費」も消耗品費として計上できます。
図書研修費
「図書研修費」とは、業務上必要になった書籍を購入する際の費用を指します。書籍だけでなく、新聞や雑誌も該当します。
上記でご紹介した以外にも、さまざまな経費が発生しています。日々の業務を円滑に進めるためにも、経費精算業務をスムーズに行うことが重要です。
経費精算業務の課題
しかし、以下のような課題があって経費精算業務がスムーズに進まないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
稟議書作成の手間
経費を申請する際には、稟議書を作成して提出します。この場合、稟議書を一から作成する手間がかかったり、記載内容にミスが生じてしまう可能性があります。経費精算の担当者がチェックする時間もかかってしまうため、「稟議書のフォーマットを作成して記載項目を減らす」などの対策を行う必要があります。
承認進捗の確認の手間
稟議書を提出しても、進捗状況がわからず長い期間待たされてしまうというケースもあります。「現在の進捗状況はどうなっているのか」を確認するにも決裁者が複数いる場合はどこに確認すれば良いのか分からない可能性があります。
経費精算の進捗状況が分かるように業務フローを整備することで確認の手間が少なくなるでしょう。
申請履歴確認の手間
過去に同じ内容の経費精算を行っている場合、「以前に記載した内容を参考にして稟議書を作成したい」と考える方もいるのではないでしょうか。
ですが、申請履歴がまとまっていないと過去の内容を探すだけで時間がかかってしまいます。過去に申請した内容は専用のフォルダに格納しておく、といった対応をすることで探す時間を短縮できます。
経費精算を効率化させる2つの方法
このように、経費精算業務を効率化するためにはさまざまな課題があります。これらの課題を解決するために有効な方法が、「経費精算業務をシステム化すること」です。
「システム化」とは、業務効率化やコスト削減を目的に、誰がやっても同じ成果になるように業務をルール化することを指します。経費精算に関する内容の場合、稟議書の作成方法や承認進捗の確認、申請履歴の保管といった内容をルール化することで、業務効率化につながります。
そのための手段が下記の2点です。
①ワークフローシステムの導入
②ワークフロー機能を有した経費精算システム
ワークフローシステムとは、以下のような機能を搭載しているのが特長です。
・経費精算や購買など決裁の流れをシステム上で管理することができる
・承認ルートの設定が簡単にできる
・他システムと連携ができ、データ収集や分析を効率化する
一方、ワークフロー機能を有した経費計算システムの特徴は以下の通りです。
・経費精算に特化しており、経費精算に関するデータを抽出できる
・承認ルートは、ワークフローシステムに比べて直列のものが多い
どちらを導入するかは、自社のワークフローや現状の課題に合わせて検討するのがポイントです。
経費精算にワークフローシステムを使うメリット
経費精算業務にワークフローシステムを導入することで、以下のメリットがあります。
申請業務が効率化する
ワークフローシステムを導入すると、これから経費精算したい内容と過去の申請履歴を紐づけられるため、申請データを一から作成する手間を省くことができます。また、他にも確認したい書類があれば、期間やキーワードを入力して検索することも可能です。
承認進捗が明確化する
従来は把握しづらかった承認進捗の状況も、ワークフローシステムを導入すると「今は誰の承認を待っている状況なのか」を一目で確認することができます。
リマインダー機能で期日が確認できる
また、承認が滞っている稟議書があると、承認者へリマインドしてくれる機能が搭載されているワークフローシステムもあります。申請者が自ら承認者へリマインドする必要が無くなるので、業務効率化につながります。
経費精算にワークフローシステムを導入する注意点
経費精算にワークフローシステムを導入する場合は、下記のような注意点があります。
・自社の規模に合うワークフローシステムを選ぶ
・事前に承認ルートを決めておく
・申請フォームのタイプを確認しておく
それぞれ見ていきましょう。
自社の規模に合うワークフローシステムを選ぶ
ワークフローシステムを導入する際は自社の規模に合うものを選びましょう。ワークフローシステムは製品によって価格が異なります。
また、中小企業向けのものから大企業向けのものまで様々あるため、自社でワークフローシステムを使用するアカウント数や、製品と自社の相性を事前に確認しておくのが重要です。
事前に承認ルートを決めておく
ワークフローシステムを運用するには、事前設定が必要です。その際に承認ルートが決まっていないと、そもそもの設計ができません。
現在の承認ルートは何種類あり、それぞれどのようなルートを辿っているのか確認しておきましょう。
申請フォームのタイプを確認しておく
ワークフローシステムには、Webフォームタイプと、Excelフォームタイプの2種類があります。WebフォームタイプはExcelタイプに比べて処理スピードが速いのが特長ですが、申請フォームを一から作成しなおす必要があります。
一方、Excelタイプのワークフローシステムは、既存のExcelデータをそのまま使用することが可能です。自社にとってどちらが使用しやすいかを見極めてから導入しましょう。
経費精算にはワークフローシステムを
経費精算に特化したワークフローシステムを導入することで申請業務の効率化や承認進捗の明確化など、業務効率化・従業員の負担軽減といった効果が期待できます。経費精算業務の効率化を検討している方は、決裁権限や承認までの手順、申請内容を明確にして、自社に合ったワークフローシステムを探してみてはいかがでしょうか。
株式会社ナルボが提供する「ワークフローEX」はExcelをそのまま回付できるワークフローシステムです。
Excelが使用できるワークフローシステムとしては業界内でもっとも古い歴史があります。
ワークフローEXの特長は以下の通りです。
・使い慣れたExcelをそのまま使用できる
・Webブラウザで承認処理ができる
・ドラッグ＆ドロップで簡単に申請できる
・ExcelをCSVファイルで出力でき、他システムと連携ができる
ぜひチェックしてみてください。
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