電子帳簿保存法に対応したワークフローシステム

事前承認制度廃止

これまでの電子帳簿保存法では、帳簿に関する書類の電子データを保存、またはスキャナ保存を行う場合には、税務署に事前申請をして承認を受けることが必須でした。

今回の改正により、税務署への事前申請や承認が不要に。そのため、電子保存を導入しやすくなりました。

タイムスタンプ要件緩和

そもそもタイムスタンプとは、電子データが原本であり、改ざんされていないことを証明する技術です。タイムスタンプが付与されることで、その時刻に書類が存在し、変更されていないことが分かるようになっています。

このタイムスタンプの付与期限が、今回の改正により最長2ヶ月とおおむね7営業日以内に延長されました。また、スキャン保存において、データの訂正や削除した履歴を残すことができるシステムを導入している場合には、付与する必要がなくなりました。

優良電子帳簿に係る過少申告加算税の整備

今回の改正で、優良な電子帳簿としての要件を満たしている場合、インセンティブを受けることができるようになりました。

申告漏れが発生した場合、通常は申告漏れに対して10％または15%過少申告加算税が課されます。この優良帳簿に対しては、その申告漏れに課された過少申告加算税が５％軽減される内容に整備されています。

検索要件の緩和

改正前には、取引年月日や勘定科目など帳簿に応じた記録項目などを設定することが求められていました。

今回の改正により、検索要件は「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つのみとなりました。このため、電子データのダウンロードを税務署から要請された場合に、対応しやすくなっています。

適正事務処理要件の廃止

改正前には、帳簿書類をスキャンして保存する際には、「相互けん制」「定期的な検査」「社内規程整備（再発防止策）」が不正防止の観点から必要でした。

原本とデータの整合性を合わせる事務処理を2人以上で行ったり、定期検査に紙の原本書類が必要だったりとしましたが、今回の改正によりそれらが不要となっています。

電子取引データ保存に関する要件の厳格化

今回の改正により、電子取引のデータを、紙で出力して保存することができなくなりました。区分のひとつである、電子取引における領収書などのデータを授受している場合、この要件に当てはまります。

罰則規定の強化

今回の改正により、企業が改正電子帳簿保存法に対応しやすいようにさまざまな要件が緩和されています。しかし、その一方で、違反時には、重加算税10%が課されるなどの罰則が強化されたため、しっかりと対応することが必要です。