Excelは簡単な集計作業から顧客管理、申請書類のフォーマットなど汎用性の高いソフトウェアです。多くの人が触れたことのあるツールのため、今も企業においてさまざまな業務で活用されています。
しかし、Excelは誰もが使用できる反面、「機能を使いこなせていない」「もっと効率化できないか」と感じることもあるでしょう。
そこで、この記事ではExcel業務の抱えている課題を明らかにしたのち、Excel業務を業務効率化する方法を解説します。
効率化が必要な Excel業務の特徴
ここでは、まず効率化が必要であることが多いExcel業務の特徴を解説します。
誰でもできる作業
Excel業務のうち、誰でもできる簡単なルールのもとに行う定型作業の多くは、効率化が必要です。
こうした定例作業の特徴は、「特別なスキル・経験が必要ない」「考えて行動する必要がない」「担当者の集中力が低下しやすい」などが挙げられます。
そのため、こうした誰でもできる作業に人的リソースを多く割いてしまうと、生産性の低下につながりやすくなるでしょう。以下に、具体的な業務例をまとめました。
・情報収集に関する業務
アンケート調査表、受注・売上集計表などの作成や集計
・ 業務管理
日々のタスク管理やプロジェクト管理の作成や進捗の管理
・ 定型フォーマット作成や更新
請求書や申請書、稟議書などの定型フォーマットの作成や更新、管理
・ 事業活動における分析
品質管理や生産性管理など
生産性に影響しない作業
Excel業務自体が、生産性に直結することはあまりありません。たとえばデータ集計の場合には、集計したデータをもとにアイデアを生み出したり、改善点が発見されたりすることはありますが、データ集計そのものは生産性に影響しません。
そのため、優秀な従業員がこうした作業に取り組むよりも、効率化や省人化、もしくは自動化することが望ましいのです。以下に、具体的な業務例をまとめました。
・情報収集に関する業務
アンケート調査表、受注・売上集計表などの作成や集計
・ 業務管理
日々のタスク管理やプロジェクト管理の作成や進捗の管理
・ 定型フォーマット作成や更新
請求書や申請書、稟議書などの定型フォーマットの作成や更新、管理
・ 事業活動における分析
品質管理や生産性管理など
同じことを繰り返す単純作業
同じことを繰り返す単純作業は、誰でもできる作業と重複することも多くあります。何度も同じことを繰り返す場合、ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーが多くなります。そうすると、データ自体の信ぴょう性が失われてしまう場合もあるでしょう。
そのため、同じことを繰り返す単純作業は効率化や省人化、自動化すべきExcel業務といえます。
以下に、具体的な業務例をまとめました。
・情報収集に関する業務
アンケート調査表、受注・売上集計表などの作成や集計
・ 事業活動における分析
品質管理や生産性管理など
Excel業務には、部署内のメンバーだけが使用するものから、部署を越えて多数のメンバーが使用するものまでさまざまな業務があります。以上よりExcelは、親しみやすく汎用性が高いツールであることがわかります。
業務効率化におけるExcel業務の課題とは
それでは、誰でも使いやすいExcel業務ではどのような改善点があるのでしょうか。ここでは業務効率化におけるExcel業務の課題を解説します。
最新データの管理が難しい
Excelはファイルごとにフォルダ内で保管・管理するため、同じ内容のファイルが乱立しやすくなります。
保存先を間違えたり、コピーした古いファイルを削除し忘れたりすることで、最新データがどこにあるのかがわからなくなる可能性があります。そのためExcel業務には、注意していても最新データの管理が難しいという課題があります。
単純作業が発生しやすい
Excel業務は「汎用性が高く、誰でもできる」という利点がある一方で、「定型的で同じことを繰り返す単純作業」という特徴もあります。
誰でもできる単純作業は、基本的に利益に直結することはありません。例えば、購買履歴の集計作業をExcelで行っている場合、集計した結果を活用してマーケティング施策を検討することで利益につながりますが、集計作業そのものは利益を生む作業ではありません。
そのため、Excel業務に必要以上に会社のリソースを費やしてしまうと、本来注力したい業務にかけられるリソースが不足してしまう可能性があります。
複数人での共同編集が難しい
Excel業務は、複数人での共同編集機能を設定することで共同作業は可能です。しかし、編集時や上書き保存時に声をかけるなど工夫して競合を防ぐことが必要であるため、注意しなければなりません。
こうしたリスクがあるため、1人ずつ編集することが一般的です。しかし、その場合には作業の順番待ちが発生して業務効率が低下してしまう可能性があります。
個人のノウハウに作業効率が依存しやすい
Excel業務は汎用性が高いツールであるため、ノウハウさえあればさまざまな業務に応用した使用が可能です。その一方で、個人のノウハウに作業効率が依存しやすいという課題があります。
例えば、のちほど紹介するようなノウハウを理解している社員と、基礎的な使用しかできない社員は、どちらも「Excel業務は可能」と答えるでしょう。しかし、作業にかかる効率や質は両者で大きく異なるのです。
Excel業務を効率化する4つの方法
Excel業務の課題を解決するためには「ノウハウの標準化」や「ルールの作成」などが挙げられます。そこで、ここではノウハウとしてExcel業務を効率化する方法を解説します。
1.ショートカットキーを覚える
まず覚えたいのは、よく使用するショートカットキーです。使用頻度が高く、簡単なものをまとめましたので、利用してみてください。
◇ 「Ctrl」＋「S」：上書き保存
◇ F12：名前をつけて保存
◇ 「Ctrl」＋「A」：すべて選択
◇ 「Ctrl」＋「Space」：列全体を選択
◇ 「Shift」＋「Space」：行全体を選択
◇ 「Ctrl」＋「矢印」：矢印の方向にあるデータの最後まで移動
◇ 「Ctrl」＋「－」：セル、行、列の削除
◇ 「Ctrl」＋「Shift」＋「＋」：セル、行、列の挿入
◇ 「Ctrl」＋「；（セミコロン）」：現在の日付を入力
◇ 「Ctrl」＋「：（コロン）」：現在の時刻を入力
この他にもさまざまなショートカットキーがあります。少しずつでも覚えていくことで、Excel業務にかかる時間を軽減できるでしょう。
2.関数を覚える
Excelでは、入力することで計算や集計を自動で行ってくれる関数を利用することが多くあります。さまざまな関数がありますが、押さえておきたい基本的な関数を紹介します。
- SUM関数（セルA1～A5の合計値を求める場合：＝SUM(A1:A5)）
→SUM関数では、指定したセルの合計値を求めます。例えば、各店舗の商品Aの売上数を求めたい場合に使用されます。
- MAX関数、MIN関数（セルA1～A5の最大値・最小値を求める場合：＝MAX(A1:A5)、＝MIN(A1:A5)）
→MAX関数・MIN関数では、指定したセルの最大値・最小値を求めます。例えば、各店舗の商品売上数の最大値や最小値を探す場合に使用されます。
- AVERAGE関数（セルA1～A5の平均値を求める場合：＝AVERAGE (A1:A5)）→AVERAGE関数では、指定したセルの平均値を求めます。例えば、各店舗における商品Aの売上数の平均値を求めたい場合に使用されます。
- COUNTIF関数（セルA1～A5の条件を満たす50以上のデータを探す場合：=COUNTIF(“A1:A5”,”>=50”)）
→COUNTIF関数では、指定したセルの数値のうち、条件を満たすデータの数値を求めます。例えば、各商品のうち、売上数が50以上である商品数を求めたい場合に使用されます。
3.マクロを覚える
マクロ機能とは、繰り返しの作業を記録して再現する機能のことです。単調作業が多いExcelにおいて、覚えておくことで処理にかかる時間や手間を大幅に削減できます。
マクロ機能を利用するには、事前に以下の設定が必要です。
「ファイル」→「オプション」→「リボンのユーザー設定」→メインタブ「開発」にチェックを入れる。
メインタブに「マクロの記録」が表示されるようになります。その後、「マクロの記録」をクリックしたのちに作業を手入力で行うことで、記録が可能です。
4.ツールを活用する
Excel業務の課題は、そもそも「社員が作業を行う」ことで発生しています。そのため作業を一括操作できるシステムや「VBA」という自動化ツールを導入することもおすすめです。
Excelは、誰でも利用できることが利点ですが、より効率的に作業するためにシステムやツールを活用する企業は増えています。
5.共有フォルダ機能を使う
共有フォルダ機能とは、Excelファイルを複数人で編集できるように配置するインターネット上のフォルダのことです。内容の共有が簡単にできるため、変更も即時反映されます。
そのため、最新データの保存・管理にも適しています。また、情報セキュリティを高めたい場合には、アクセス権限を設定することも可能です。
Excelを効率化・自動化する方法・ツール
ここでは、Excelを効率化・自動化する方法・ツールを紹介します。
VBA
VBA（Visual Basic for Applications）とは、先ほど解説したマクロを使用する際のプログラミング言語のことです。アプリケーション機能の拡張や繰り返し作業の自動化などの指示が可能です。
VBAの勉強が必要になりますが、実用できればデータ集計やグラフ作成などのExcel業務を自動化できるため、業務効率化につながります。
<h3>Python</h3>
Python（パイソン）とは、汎用性が高くExcel業務に活用できるプログラミング言語です。環境に依存せず、学習コストが安いことから初心者にも適しています。
データの読み込みや書き込み、シートへの転記、グラフ作成などのExcel業務を自動化できるため、業務効率化につながります。
RPAツール
RPA（Robotic Process Automation）ツールとは、ソフトウェアロボット技術によって単純操作を自動化できるツールです。プログラミングを必要としないツールが多いため、誰でも使用できる点が特徴です。
毎日行う作業や操作手順が決まっている業務であれば、RPAツールを活用することで大幅な業務効率化につながります。
ワークフローシステムも Excel申請業務の効率化の手段のひとつ
申請書や稟議書などの書類において、Excelのフォーマットを利用している場合にはワークフローシステムの導入をすることで、効率化が見込めます。そこでここでは、ワークフローシステムの概要とワークフローシステムによってExcel業務効率化が実現する理由を解説します。
ワークフローシステムとは
そもそもワークフローとは、「申請～承認」や「採用試験～内定」といった業務における一連の流れのことです。これまでは紙文書を用いて業務が行われており、Excelで作成したフォーマットを印刷して使用している企業も多くあります。
そうしたワークフローを標準化・自動化できるシステムがワークフローシステムです。電子化し、システム上で一連の業務を行うため、ペーパーレス化が推進されます。
ワークフローシステムの詳細は、以下の記事をご覧ください。
関連記事：ワークフローの意味と基礎知識
ワークフローシステムがExcel業務を効率化する理由
Excelで申請業務を行う企業にワークフローシステムをおすすめする最大の理由は、業務効率化できる点です。例えば、電子化することで以下のような手間がなくなります。
- Excelで作成した申請書を印刷する手間
- 申請書を上長に提出しに行く手間
- 申請書を管理する手間
- 保管にかかる手間
また、システムをインストールすれば、PCやスマホから承認が可能です。そのため、出張や外出中などであっても、どこからでも業務が可能になります。そのため、ワークフローシステムを導入することでExcel申請業務にかかる業務を大幅に効率化できるでしょう。
Excel業務の効率化はツール・システムの導入を
この記事では、Excel業務を効率化するための方法を解説しました。
従業員一人ひとりのスキルやノウハウを高めることでExcel業務の効率化は可能です。ただし、属人的であるため、ツールやシステムを導入して自動化することがおすすめです。
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