事業活動が順調に発展すると、従業員数や役割が増えていき、業務工程や申請・承認の手順も複雑になることが一般的です。そうすると「人によって業務工程が違う」「誰に承認を得るべきかわからない」といった事態に陥ってしまう組織も多いでしょう。
その場合に取り入れたいのが業務フローの作成です。業務効率化や情報共有、人材育成にも役立ちます。
そこで、この記事では業務フローの概要や書き方、ポイントをわかりやすく解説します。
業務フローとは
業務フローとは、「業務プロセスの全体像を可視化して示した図」のことです。また手順を矢印や記号を用いて可視化するため、「業務フロー図」とも呼ばれています。
業務フローを作成する目的
業務フローを作成する主な目的を、以下にまとめました。
- 業務の全体像を掴むため
- 業務の流れを共有しやすくするため
- 業務プロセスの課題を洗い出しやすくするため
- 業務の改善点を検討しやすくするため
業務フローを作成することで、関係者全員で業務プロセスを確認しながら打ち合わせをすることが可能です。情報共有が容易になることから、課題の洗い出しや改善点の検討もスムーズに実施できます。
そのため、業務フローは「業務プロセスを可視化するツール」と理解すると良いでしょう。
業務フローの基本的な書き方と代表的な記号
ここでは、おすすめの業務フローの書き方と代表的な記号について解説します。
基本的な書き方
業務フローを作成する際は、以下の手順で実施します。
- 業務フローを作成する目的を明確にする
目的を定めることで業務フロー作成の方向性が定まり、記載すべき情報も見えてきます。また提示する相手によって、記載すべき粒度も異なることが一般的です。
業務フローを作成する目的の例には、引継ぎ用、新人教育用、業務プロセスの見直し用などが挙げられます。
- 業務に関係する「ヒト」を洗い出す
業務フローを構成する要素には、「誰が」「どの業務を」「どの時系列で」行うのかの3つが挙げられます。
ここでは、まず業務フローの先頭に「誰が」を記載します。縦書き・横書きのどちらでも構いませんが、「スイムレーン」という基本的なルールを守って記載することが重要です。
スイムレーンとは、「誰が業務を行うのかを軸としたルール」のことで、水泳のレーンが由来になっています。例えば、「営業部」というレーンを設けた場合、そのレーンには営業部に関連する業務を書き出していきます。
- 業務内容をピックアップする
業務の開始から完了までに発生するすべての業務をピックアップします。そのうえで、記載すべき業務と不要な業務を区分します。
- 時系列を整理する
各レーンにおける業務内容を時系列に沿って書き出します。例えば、「顧客からの問い合わせ→システムにリード情報を記録する」といった具合です。
- 業務フロー図に書き起こす
業務フロー作成前に定めた記載ルールをもとに図を作成します。のちほど詳しく解説しますが、「記号や書き方が統一されてわかりやすいか」「プロセスが複雑化して見にくくなっていないか」などを意識して書き起こしましょう。
代表的な記号
業務フローを作成する際には、視覚的にわかりやすいように記号を用いることが一般的です。全員が情報を共有するために、どの記号を使用するか最初に決めておくことが大切です。
以下に、業務フローを作成する際に使用される代表的な記号をまとめました。
これらの図形を矢印で結び、全体の流れを明確にします。その際には、人間の視線の動きをもとに横書きであれば「左→右」、縦書きであれば「上→下」となるように、業務の流れを記載しましょう。
【サンプル】業務フローの一例
ここまでの書き方・代表的な記号をもとに業務フローのサンプルを作成しましたので、作成時の参考にしてください。
業務フロー作成のポイント
ここでは、業務フロー作成のポイントを解説します。
記載マニュアルを策定する
業務フローを作成する前に、必ず記載マニュアル・ルールを策定し、従業員に周知しましょう。
業務フロー図は「業務プロセスを可視化し、情報共有をスムーズにすること」が求められるため、作成者によって書き方や記号、内容が異なると、一目で関係者に情報共有することは難しくなります。
記載マニュアル・ルールを策定する際は文書化し、誰でもアクセスしやすいように管理することも大切です。
適切な粒度で作成する
業務フローを作成する際、「どの業務まで記載すべきか」と悩んでしまう方も少なくありません。こうした場合、業務フローを作成する目的を意識して、適切な粒度で作成することが大切です。
細かな業務については別のフロー図に記載して、中心となる業務のみをフロー図にまとめることがおすすめです。また、中心となる業務と細かな業務のフロー図を分けて連携させることも忘れずに行いましょう。
マニュアル・手順書と連携させる
業務フローはあくまで業務プロセスを可視化するツールであるため、業務内容を詳細に記載はしません。そのため、どのような業務内容なのかを補足するためにマニュアル・手順書と連携させておくことが大切です。
連携させることで、他部署の社員との打ち合わせ時や新人教育、引継ぎに活用する際に情報を共有しやすくなります。
別部署であっても一目で理解できるように作成する
目指すべき業務フローは、「その業務に関係している部署・担当者でなくても、一目で業務プロセスを正確に把握できる」ことが求められます。多くの業務は、自部署のみで完結せずにさまざまな担当者や部署を経て完結するため、特定の人間しか理解できないような業務フロー図では、本来の役割を果たすことができません。
そのため、事前に記載マニュアル・ルールを設けるとともに、誰であっても一目で理解できるように図の書き方や記号の使い方を定めることが必要です。シンプルでかつわかりやすい構図になるように、「記載すべき情報」と「省く情報」を選定しましょう。
業務フローの他に、業務プロセスを効率化する方法
業務フロー図を作成する目的に「業務における情報共有」「業務プロセスの課題発見」「業務プロセスの改善」があると解説しましたが、こうした目的を達成する方法は他にもあります。
その代表的な例に、ワークフローシステムを導入することが挙げられます。
ワークフローシステムとは、申請・承認に関する一連の業務を電子化するシステムのことです。
システム上で一元管理できることから、業務効率化や多様な働き方への対応も実現します。
また現在進行形の稟議の状況も可視化されるため、システムにアクセスすることで情報を共有できます。システム上で承認ルートを設定できるため、簡単に業務プロセスの見直しも可能です。
そのため、多くの企業が申請・承認にかかる業務プロセスの効率化にワークフローシステムを導入しています。
最適な業務フロー構築には、ワークフローシステムの導入を
この記事では、業務フローの概要や作成方法・ポイントについて解説しました。
業務フローは、業務プロセスを可視化することで情報共有を促進するためのツールです。業務プロセスの潜在的な課題を発見し、見直す際に業務フローを作成することが多くあります。
その際、業務フローを可視化し、さらなる業務効率化を図るにはワークフローシステムの導入がおすすめです。「ワークフローEX」は、現行のExcel書式をそのままシステムに取り込むことが可能で、誰でも使いやすいワークフローシステムです。
申請・承認の進捗状況を一目で確認できるうえ、過去の申請についてもキーワードや期間から検索することで、簡単に検索できます。業務プロセスの見直しを検討している企業は、ぜひ導入を検討してみはいかがでしょうか。
