近年では紙ベースの業務から脱却し、ペーパーレス化に取り組む企業が増えています。ペーパーレス化に取り組むことで、業務効率化やセキュリティ面の強化などさまざまなメリットが期待できます。
しかし、長年紙ベースで事業活動をしている企業の中には、「ペーパーレス化に取り組むべき理由がわからない」「ペーパーレス化を進める方法がわからない」といった企業も多いでしょう。
そこで、この記事ではペーパーレス化の概要やメリット、進め方、おすすめのシステムについて解説します。
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、業務に使用していた紙の書類や資料、文書などを電子化することで、紙の使用をやめることです。
従来ではビジネスシーンにおける情報の交換や収集は紙媒体が主流でした。しかし、近年急速なデジタル技術の進化により、大企業だけでなく中小企業や自治体、教育機関においてもペーパーレス化を推進しています。
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化するには何らかのシステムを導入し、オンライン上で情報を共有、管理します。その結果として生まれるペーパーレス化のメリットを解説します。
- 紙代や印刷代、郵送費などのコストを削減できる
- 業務効率化につながる
- テレワークや在宅勤務などの柔軟な働き方に対応できる
- セキュリティ面を強化できる
- 企業イメージの向上につながる
最近ではSDGsが世界中で求められています。その一環にペーパーレス化も含まれているため、企業イメージの向上につながるでしょう。
ペーパーレス化するうえで、取り組むべき3つの課題
ペーパーレス化するうえで、取り組むべき3つの課題について解説します。
初期コストの準備
まずわかりやすい課題に挙げられるのが、初期コストの準備です。
紙媒体に代替するシステムを導入しなければならないため、その費用を捻出するのが難しいもしくは億劫になってしまうのです。
しかし初期費用はかかるものの、長期的な目線で考えれば業務効率化や生産性向上により、人件費の削減につながるケースが多く存在しています。まずはシステムの提供メーカーに見積もりを取り、初期コストやコスト回収について相談してみると良いでしょう。
従業員のITリテラシーの低さ
従業員のITリテラシーが低い場合も、ペーパーレス化を阻む要因となる一つです。
デジタル機器の扱いに慣れていない従業員は、電子データに切り替えるよりも、紙文書の方が扱いやすいと感じやすいため、ペーパーレス化に意欲的に取り組もうとしてくれない可能性があります。
ペーパーレス化にあたって、こうした従業員も巻き込んで取り組むことが必要です。不安がある場合には、ITリテラシーが低い従業員でも簡単に操作できるシステムを選定すると良いでしょう。
慣れ親しんだオペレーション変更に対する不満や不安
ペーパーレス化に伴い、電子データで業務を行うためには、これまでのオペレーションを変更することが必要です。
しかし、長期にわたって紙業務でのオペレーションに慣れ親しんでいた場合、オペレーション変更に対して不満や不安を感じる従業員も少なくありません。中には経営層や管理層がペーパーレス化に消極的な場合もあります。
この課題はITリテラシーの低さも関係しているため、事前に従業員にペーパーレス化するメリットを周知し、研修・教育することがおすすめです。
ペーパーレス化の進め方
ここでは、ペーパーレス化の進め方を解説します。
1.ペーパーレス化の事前準備を行う
まずペーパーレス化の事前準備として、以下の内容を決めましょう。
- ペーパーレス化する目的
- ペーパーレス化のプロジェクトチームの結成
- ペーパーレス化の対象となる紙媒体
- ペーパーレス化の対象範囲
ペーパーレス化を推進する前に、こうした内容を定めることで自社のペーパーレス化の方向性が明確になります。自社の状況や課題を把握したうえで、事前準備を行いましょう。
また対象範囲は、いきなり全社的にスタートするのではなく、1つの部署や部門など、部分的に始めることがおすすめです。試験的に始めることで、従業員がデジタルデータの扱いに慣れる時間を設けることが可能です。
2.導入するシステム・ツールを選定する
事前準備ができたら、導入するシステム・ツールを選定します。
このとき、ペーパーレス化する目的を達成できるシステム・ツールかどうかを見極めることが必要です。
そのためには複数の候補を挙げて、それぞれの提供メーカーに自社における導入メリットや、自社の条件と近い導入事例などを確認しましょう。
ペーパーレス化におすすめのシステム・ツールはのちほど紹介しますので、参考にしてください。
3.新しいルールやオペレーションを策定する
導入するシステム・ツールが決まったら、新しいルールやオペレーションを策定します。はじめて利用するシステム・ツールを業務プロセスに組み込むため、研修やセミナーを行い、対象範囲の従業員に周知しましょう。
新しいルールやオペレーションの理解度は、システム・ツールを導入後の利用率に影響します。ITリテラシーが低い社員も使用できるように、工夫して取り組みましょう。
4.ペーパーレス化に取り組む
オペレーションを策定したら、実際にシステム・ツールを利用してペーパーレス化に取り組みます。しばらく運用したら、問題点やより良いルールやオペレーションがないかどうかを従業員に確認しましょう。
問題点が見つかった場合、システム・ツールの設定変更やルール・オペレーションの改善などに取り組むことで、ペーパーレス化の定着につながります。
ペーパーレス化におすすめのシステム
ペーパーレス化におすすめのシステムを紹介します。
クラウド勤怠システム
クラウド勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時における打刻や勤務時間の集計、有給休暇の管理などをクラウド上で一元管理できるシステムです。タイムカードや紙の申請書を削減し、ペーパーレス化に貢献します。
スマートフォンやタブレットなど場所を問わず、打刻することが可能です。また毎月の集計作業がなくなるとともに、入力や計算における人的ミスも防止できます。
クラウド型文書管理システム
クラウド型文書管理システムとは、クラウド上で文書データの作成～廃棄までを一元管理できるシステムです。紙文書だけでなく紙文書の保管スペースも削減できます。
また大量にあるデータから目的の文書を検索できる機能やアクセス権限を設定する機能などの機能により、業務効率化やセキュリティ向上につながります。
ワークフローシステム
ワークフローシステムとは、社内における申請・稟議などの一連の手続き（ワークフロー）を電子化できるシステムです。
申請書や稟議書などの書類への記入や押印、手続きの進捗状況の確認などをシステム上で一元管理できるため、いつでもどこでもワークフローを実施できます。
最も紙の扱いが多いワークフローを電子化できるため、ペーパーレス化を推進する際に、まず導入を検討したいシステムといえるでしょう。
ワークフローシステムの詳細は、以下の記事をご覧ください。
関連記事：ワークフローシステムとは？導入のメリットとデメリットを解説
ペーパーレス化を推進には「ワークフローEX」の導入を
この記事では、ペーパーレス化の概要やメリット、進め方、おすすめのシステムについて解説しました。
ペーパーレス化を進めるには、全社で取り組む必要があります。また、システムの導入も必要になるため、ペーパーレス化によって発生し得る負担を軽減できるようなシステムを選定しましょう。
なお、自社の稟議や決裁をExcelで行っている場合には、使い慣れたフォーマットをそのまま使用できる「ワークフローEX」の導入がおすすめです。ぜひ、導入を検討してみはいかがでしょうか。
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