稟議や決裁は、申請手続きにおいて欠かせない業務です。稟議や決裁を行うことで、社内における意思決定の認識を共有しやすくなります。
しかし、稟議と決裁の概要やそれぞれの役割はどのように違うのでしょうか。両者の違いや役割を認識することで、より効率的に稟議や決裁を進められる可能性があります。
そこで、この記事では稟議と決裁の違いやそれぞれの必要性、紙による稟議・決裁を行うデメリット、より効率的に稟議・決裁を行う方法を解説します。
稟議と決裁の違い
承認決定プロセスは、一般的に「起案→稟議→承認→決裁」の流れで行われます。そのため、稟議と決裁の違いは、一言でいうと「承認決定プロセスにおける段階の違い」です。
まず稟議と決裁の概要を解説しますので、両者の意味を確認しましょう。
稟議とは
稟議とは、起案者が作成した稟議書を、上長や管理者などの関係者に回覧し、承認をもらうプロセスのことです。
稟議では、地位が下位の者から上位の者へ順に回覧することが一般的です。承認者は稟議内容を確認し、問題なければ承認して次の承認者へと回覧します。また、稟議内容に問題があれば修正し、差し戻します。
決裁とは
決裁とは、稟議で他の関係者が承認したのち、管理者や役員などの決裁者が最終的に承認を行うことです。つまり、決裁は稟議における最終決定のプロセスといえます。
ただし、稟議を挟まず、「起案→決裁」となる申請も企業によっては多くあるでしょう。例えば、有給申請や勤怠の承認などは直属の上長が承認することが多くありますが、この場合には稟議ではなく決裁と呼ばれます。
その他の間違えやすい用語との違い
その他、稟議や決裁と間違えやすい用語についても、以下に意味をまとめました。意味が曖昧だという方は、この機会にそれぞれの意味を覚えておきましょう。
・決済
決済は、売買を完了する「支払い」のことです。そのため「QR決済・電子マネー決済」などの言葉にもあるように、決裁とはまったく異なるシーンで使用される言葉です。
・承認
承認とは、さまざまな事柄に使用される言葉で、「その事柄が正当と認めること」です。稟議のプロセスにおいては、回覧した上長や他部署の担当者などが起案の内容を認めることです。稟議は、承認者の承認の積み重ねののち、決裁されます。
・ワークフロー
ワークフローとは、各種申請や稟議、経費精算、人事諸届などの組織内部にある業務の一連の流れのことです。そのため、各業務の「申請・起案→承認→決裁」のプロセス全体を指しています。
稟議が必要な理由
ここでは、稟議が必要な理由について解説します。
稟議の必要性
稟議を行う主な必要性として、以下の2点が挙げられます。
・関係者間において起案に対する共通認識をもてる
・決裁後の意思決定の統一性が確保される
稟議書によって情報共有することで、会社全体でスムーズな意思疎通が可能に。また、文書化されることで、後々の事実確認もしやすくなります。
稟議が使用される場面
稟議が用いられるシーン例を以下にまとめました。
・従業員が物品を購入するとき
・新規取引先との契約を締結するとき
・新たに人材を採用するとき
・出張の可否
このように人やモノ、お金が動く場面では、上層部や関連部署の判断が不可欠であるため、スムーズな共通認識や意思疎通につながる稟議が必要になるのです。
紙による稟議や決裁のデメリット・課題
稟議や決裁を紙文書に印刷し、回覧している企業もあるでしょう。しかし、紙による稟議や決裁には、以下のようなデメリット・課題が挙げられます。
時間や手間がかかる
紙文書で稟議や決裁を行うと、稟議書を受け渡す際や、現在の回覧状況を確認する際に直接上長や担当者のデスクに行く必要があり、時間や手間がかかります。
また差し戻しがあった場合には、担当者だけでなく承認者にも負担がかかります。例えば、付箋やメモを用意して手書きで修正内容を指示したり、デスクまで行って口頭で指導したりするなどの手間が発生するでしょう。
そのため、簡単なミスや記入漏れによる差し戻しは、できる限り防止することがおすすめです。ルールを見直したり、システムを導入したりしてワークフローを構築する方が作業効率は高まります。
コストがかかる
毎日膨大な稟議を行っている場合、印刷にかかるインク代や紙代、廃棄コストなどは、積もり積もって大きなコストになっている可能性があります。
また、紙文書はオフィスのスペースを占有し、保管コストがかかります。ファイルや保管棚、ラベルにかかる費用だけでなく、保管されているスペースにも家賃がかかっていることは意識しておきましょう。保管場所を有効活用すれば、より生産性向上につなげられる可能性があるのです。
セキュリティ面の脆弱性
紙文書には、以下のようなセキュリティ面の脆弱性を抱えています。
・申請書類が不正に改ざんされる
・誰でも重要情報にアクセス、閲覧できてしまう
・保管していたはずの書類を紛失してしまう
・重要な情報をファイルごと盗難される
システム化が推進されるようになった昨今では、情報セキュリティ体制を構築することも企業に求められる課題の一つとなっています。しかし、紙文書ではさまざまなセキュリティリスクから情報を保護することは難しいでしょう。
紙による稟議や決裁を効率化する方法
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紙による稟議や決裁に見られるデメリットや課題を解決し、効率化する方法を紹介します。
社内の運用ルールを見直す
社内の運用ルールが明確でない、複雑な承認ルートが設定されている場合には、社内の運用ルールを見直すことが必要です。
必要でない承認者がいたり、ムダな作業があったりしないかどうかをまずは確認しましょう。そのためには、ワークフローを図にして可視化することがおすすめです。
自社に合ったワークフローのルールを設定するポイントは、以下の記事をご覧ください。
関連記事：ワークフローのルールとは？自社に合った運用を行うためのポイント
使用しやすい稟議書に改訂する
ワークフローにおいてミスや記入漏れなどが多い場合には、稟議書や申請書類などのフォーマットを見直しましょう。
従業員の声やこれまでのミスや記入漏れの事例をピックアップし、より使用しやすくなるように検討してください。項目を太枠にしたり、太字を使用したりするだけでもヒューマンエラーを軽減できるでしょう。また、申請書の書類が多すぎる場合には、フォーマットをある程度統一することもおすすめです。
ワークフローシステムを導入する
最もおすすめの方法は、ワークフローシステムを導入することです。
ワークフローシステムとは、ワークフローを自動化・電子化するシステムのことです。導入することで、業務効率化だけでなくセキュリティ体制も強化できます。
またシステムをインストールすれば、PCだけでなくスマートフォン、タブレットといった媒体からも申請や承認作業が可能になります。そのため、外出時や出張時、テレワーク時なども作業できるため、ワークフローにかかる時間を大幅に削減できるでしょう。
以下の記事では、実際にワークフローシステムを活用して業務効率化できた事例を紹介しています。ぜひ参考にしてください。
関連記事：柔軟で集中対応が求められる申請業務の変革現場主導のDX推進に「ワークフローEX クラウド版」
稟議や決裁にExcelを利用しているなら「ワークフローEX」の導入を
この記事では、稟議や決裁の違いや紙で実施するデメリット・課題、効率化する方法を解説しました。
稟議とは、複数の承認者を通して承認されるものであり、決裁は稟議における最終的な決定を意味する言葉です。紙による稟議・決裁は、時間やコストがかかることが課題となっている企業も多くあります。その際、導入したいのがワークフローシステムです。
株式会社ナルボが提供する「ワークフロー EX」は、使い慣れたExcelをそのまま活用できるワークフローシステムです。
また、問い合わせへのレスポンスが早く、サポート体制も充実しています。いち早い業務改善を実施したい企業は、「ワークフロー EX」の導入を是非ご検討ください。
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