事業活動において、社内稟議は意思決定や情報共有において欠かせない業務の一つです。しかし本来のコア業務と異なり、利益に直結する業務ではないため、できる限り作業にかかる時間や工数を低減させることが求められます。
そこで、多くの企業が取り組んでいるのが社内申請・承認にかかる業務の電子化です。
この記事では社内申請・承認を電子化できる範囲やメリット、電子化におすすめのシステム・ツールを解説します。また最後には電子化の成功事例も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
稟議・承認・決裁とは
社内申請にはさまざまな種類がありますが、その中でもよく似た言葉である稟議・承認・決裁について、以下にまとめました。
- 承認：起案に同意すること
- 稟議：複数の上長や管理者などから承認を得ること
- 決裁：権限者が起案に対して最終判断を下すこと
いずれも社内申請における流れ（ワークフロー）において使用される言葉ではありますが、それぞれの言葉の意味を理解しておくことで、スムーズな進行につながります。
電子化がおすすめの社内申請・承認の範囲
以下に、電子化がおすすめの社内申請・承認の範囲をまとめました。
- 営業：見積もりや請求書、注文書など
- 人事・労務：休暇届や残業届、住所変更の申請、人事異動、社員の採用、昇格などに関わる書類
- 経理：出張費や交通費の申請・精算、接待費などに関わる書類
- 購買・発注：製品やサービスの購入、工事の発注などに関わる書類
部門を問わず、多くの社内申請が日常的にやり取りされています。これらすべてを紙媒体で行っている場合、多くの費用や手間、時間を要するため、電子化が推進されています。
社内申請・承認を電子化するメリット
社内申請・承認を電子化するメリットを解説します。
業務効率化の実現
電子化することで、社内申請にかかる業務工数を大幅に削減できます。パソコン上で作成や承認、差し戻し、修正などのあらゆる作業が可能になるため、書類の物理的な移動や押印、手書きでの記入などの作業がなくなります。
また書類を見直す際も、検索機能を使用すれば、瞬時に該当書類を見つけられるでしょう。こうした機能を活用することで、起案～決裁までのスピードの向上や従業員の業務負担の低減にもつながります。
内部統制の強化
紙を用いた社内申請の場合、稟議書や申請書などを紛失・盗難されたり、権限のない社員に閲覧されたりする可能性がありました。
電子化することで、書類の紛失はなくなります。またアクセス権限や申請ルートを設定することで、不要な社員は閲覧できなくなり、申請ルートの逸脱も防止できます。このように電子化により、セキュリティ向上や内部統制の強化につながるのです。
多様な働き方への対応
システム上で一元管理することで、システムをインストールしたパソコンやスマートフォンなどの端末があれば、いつでも・どこでも社内申請・承認が可能です。
そのため出張や外出時だけでなく、テレワークや在宅勤務などの多様な働き方への対応の実現にも貢献します。
社内申請・承認を電子化するシステム・ツール
ここでは社内申請・承認を電子化するシステム・ツールを紹介します。
電子契約システム
電子契約システムとは、契約の際に、電子署名やスタンプを付与することで、契約書と同じように利用できるシステムです。
電子契約システムは、ワークフローシステムと連携できる機種も提供されています。それぞれのシステムの機能を最大限発揮できるため、より高い業務効率化や内部統制の強化につながるでしょう。
クラウドファイル共有サービス
クラウドファイル共有サービスは、クラウド上にさまざまなデータを保管し、共有できるサービスです。
小規模企業であれば、費用を抑えるために、ファイル共有サービスを利用することもおすすめです。ただし、ワークフローシステムと異なり、現在の申請・承認の状況を可視化できない点や、セキュリティ面の脆弱性がある点に注意が必要です。
ワークフローシステム
ワークフローシステムとは、ここまで解説したような社内申請・承認の一連のプロセスを電子化するためのシステムです。
ワークフローシステムの代表的な機能には、申請ルートやアクセス権限の設定、検察機能、代理承認などが挙げられます。社内申請・承認を電子化したい場合には、まずワークフローシステムの導入を検討することがおすすめです。
ワークフローシステムの詳細は、以下の記事をご覧ください。
関連記事：ワークフローシステムとは？導入のメリットとデメリットを解説
社内申請・承認を電子化した事例
ここでは、最後にワークフローシステムを導入し、社内申請・承認の電子化に成功した事例を紹介します。
フジッコ株式会社
フジッコ株式会社は、昆布と豆のトップメーカーとして知られる企業です。かつて、営業部門での取引先交渉を承認する申請書業務を行っていた営業管理室では、繁忙期には100を超える申請案件が同時並行で進行。担当者は忙殺されていました。
そこで、既存のExcel帳票を活用できる「ワークフローEX」を導入しました。その結果、申請書管理業務は大幅に省力化でき、導入から3か月で40万円のコストを削減。さらに、平均決済期間も半減し、申請業務のスピードアップも実現しました。
フジッコ株式会社のワークフローシステムの導入事例は、以下の記事をご覧ください。
ワークフローシステム導入事例：フジッコ株式会社 様
九州旅客鉄道株式会社
九州旅客鉄道株式会社は、九州地方を中心に鉄道路線を有する旅客鉄道会社です。
従来、紙ベースで稟議申請を行っていたため、最終決裁が下りるまでに時間がかかっていました。
そこで、既存のExcel帳票を活用でき、事前設定で申請フローを自動化できるワークフローシステムを導入。その結果、現在では約2,000人が年間2万5,000件の稟議申請書を扱うインフラとして定着。最終決裁までにかかる時間も、日にち単位から時間単位に短縮しました。
九州旅客鉄道株式会社のワークフローシステムの導入事例は、以下の記事をご覧ください。
ワークフローシステム導入事例：九州旅客鉄道株式会社 様
ブリヂストン化工品ジャパン株式会社
ブリヂストン加工品ジャパン株式会社は、ブリヂストンの産業・建築資材の販売を担っている会社です。
前身会社時代からリリース直後の「ワークフローEX」を導入し、現在は「ワークフローEX クラウド版」に移行。決裁書業務や勤怠管理だけでなく、経費精算業務についても一元管理することに決定しました。
その結果、300種類にも及ぶ決裁書を、800名の社員でフル活用しています。帳票データは、全国規模で飛び回るにもかかわらず、決裁リードタイムは半減するとともに、システムの一本化によりランニングコストも半減し。担当者にかかる業務負担も改善されました。
ブリヂストン加工品ジャパン株式会社のワークフローシステムの導入事例は、以下の記事をご覧ください。
ワークフローシステム導入事例：ブリヂストン化工品ジャパン株式会社 様
社内申請・承認の電子化にはワークフローシステムの導入を
この記事では、社内申請・承認を電子化できる範囲やメリット、電子化におすすめのシステム・ツールを解説しました。
日々、総務や営業、人事などさまざまな場面で社内稟議が行われています。そのため紙ベースでの申請・承認を電子化することで、業務効率化や内部統制の強化などのメリットが期待できます。
自社の稟議や決裁をExcelで行っている場合には、使い慣れたフォーマットをそのまま使用できる「ワークフローEX」の導入がおすすめです。ぜひ、導入を検討してみはいかがでしょうか。
ワークフローEXはクラウド版、オンプレミス版を用意しています。
ワークフローシステムをご検討の方はこちら
オンプレ版（内部リンク）
https://www.workflow-ex.jp/on-premises
クラウド版（内部リンク）
https://www.workflow-ex.jp/cloud
