テレワークの実現にはワークフローシステムの導入が必須！

近年、働き方改革の推進などにより、在宅勤務・テレワークの導入を検討する企業が増えています。
しかし、テレワークを導入するためには、従来の働き方から仕組みや設備を変更し、滞りなく業務に取り組める環境をつくる必要があります。そのため、テレワークの導入に踏み切れない企業も少なくないのです。
その中で、導入の負担をできる限り少なくできるツールであるワークフローシステムについて解説していきます。
テレワークの実現に欠かせないツールなので、是非参考にしてください。

なぜワークフローシステムが必要なのか

近年では、働き方改革への対応や感染症対策などの社会的責任を果たすため、テレワークの導入が求められるようになりました。実際、テレワークの導入状況は以下のように増加傾向にあります。

参照：内閣府「第4回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」

しかし、出社しないとできない業務があると、テレワーク導入の障害となる可能性があります。特に総務、人事、経理部門といったバックオフィスでは押印や紙文書の取り扱いが多いため、出社する必要がある企業も多いのではないでしょうか。

しかし、ワークフローシステムを導入することで、申請業務や承認業務、決裁業務におけるワークフローをペーパーレス化、オンライン化できます。そのため、テレワークが実現のためには、ワークフローシステムの導入は欠かせないといえるでしょう。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、社内におけるワークフロー（申請から承認までの一連の手続き）を電子化するシステムのことです。稟議、決裁などの各種申請・承認業務をPCやスマートフォンといったデバイス上で完結できます。

ワークフローシステムの基本機能

ワークフローシステムの基本機能としては、以下のような機能が挙げられます。
・申請書の作成や承認
・経費精算の申請・承認
・契約書の確認・申請・承認
・過去書類の検索

ワークフローシステムを導入したら、申請フォームや申請ごとの承認プロセスを設定できます。
承認プロセスが自動化されると、申請者や承認者が、都度承認フローを確認する必要がなくなります。

申請業務が全てオンライン上で可能

実際に利用する時には、ワークフローシステムをダウンロードしているデバイスから簡単に作業できます。申請者は申請フォームを選択し、定められた入力事項を埋めたのち、デバイス上で申請書を提出することが可能です。
適切な承認ルートを設定しておくことで、システムが自動で承認者を選択してデータを送信してくれます。承認者のもとには通知が届き、申請書をデバイス上で確認できるのです。

承認されたデータは、システム内に保管されていきます。そのため、過去の書類を確認したいときには、システム内の検索機能を使用すると、すぐに該当データを見つけられます。

最近では多くの会社がワークフローシステムを提供しているため、会社ごとに強みや機能が異なります。必要な機能を見極め、自社に合ったワークフローシステムを選びましょう。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入するメリットは、テレワークができるようになるだけではありません。ここでは、ワークフローシステムを導入する主なメリットを4点ご紹介します。

書類・捺印対応のために出社する必要がなくなる

紙文書の場合、書類に捺印するために出社しなければなりませんでした。

ワークフローシステムを導入することで、ワークフローシステムをダウンロードしているデバイスがあれば、自宅からでも捺印が可能になります。そのため、捺印のための出社をなくすことで、月の出社回数を減らすことにつながるでしょう。

場所を問わずに書類の確認・処理ができる

急遽、書類を確認しなければならなくなったときにも、ワークフローシステムを導入することで、すぐに、場所を問わずに対応できるようになります。

テレワークだけでなく、出張中や外出中にも確認・処理できるため、仕事のスケジュール調整がしやすくなるでしょう。

確認依頼対応や返信待ちなど、無駄な時間を削減できる

紙文書の場合、申請者は、申請書の提出や申請後の状況確認に多くの手間や時間が必要です。例えば、上長が不在であれば待たなければならなかったり、都度電話で状況を確認しなければならなかったりと、無駄な負担がかかっていました。

ワークフローシステムを導入すると、提出も状況確認もすべてシステム上で行えるため、余計にかかっていた時間の削減につながります。

内部統制やコンプライアンスが強化できる

紙文書の場合、ワークフローの管理は非常に煩雑になりやすい傾向があります。申請フローを間違えてしまうなどの申請中に起きる問題や、書類の紛失・改ざんなどの不正といったリスクを管理することは難しいといえるでしょう。

ワークフローシステムを導入すると、データの保管はすべてシステム内で行われるため、紛失のリスクはなくなります。また、管理者は事前に申請フォームや承認フローを設定することで、常に適正な流れで申請作業が行われるようになります。
不正への対応には、社内の特定の人にデータへのアクセス権限の付与が可能です。また、誰がいつ操作した、という利用履歴のデータもシステム上に記録されます。

こうしたワークフローシステム特有の機能を活用することで、内部統制やコンプライアンスの強化につながります。

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