ワークフローシステムを検討する際、内部統制強化を期待する企業も多いはずです。内部統制強化はワークフローシステム導入のメリットのひとつですが、なぜワークフローシステムが内部統制を強化するのかご存知でしょうか。
この記事では、ワークフローシステムが内部統制を強化する理由と導入後の効果を紹介します。
そもそも内部統制とは
内部統制とは、会社を健全かつ効率的に運用するための仕組みのことを言います。
取締役や監査役、社内組織、規定、経営計画など、それぞれが機能することで、構築される仕組みのことです。
実際に金融庁は「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準」で、内部統制を以下のように定義しています。
内部統制とは、基本的に、業務の有効性及び効率性、財務報告の信頼性、事業活動に関わる法令等の遵守並びに資産の保全の４つの目的が達成されているとの合理的な保証を得るために、業務に組み込まれ、組織内の全ての者によって遂行されるプロセスをいい、統制環境、リスクの評価と対応、統制活動、情報と伝達、モニタリング（監視活動）及びＩＴ（情報技術）への対応の６つの基本的要素から構成される。
出典：「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準」金融庁
ここからはさらに、上記に記されている
- 業務の有効性及び効率性の向上
- 財務報告の信頼性の向上
- 事業活動に関わる法令等の遵守
- 資産の保全
これらについてより詳しく見ていきましょう。
業務の有効性及び効率性を向上する
業務の有効性とは、事業活動や業務の目的が達成された程度をいいます。また、業務の効率性とは、目的達成時に資源が合理的に使用される程度を言います。
つまり、業務の有効性及び効率性を向上するとは「内部統制を強化し、社内のリソースを合理的に使用し、事業の目的を達成しやすくする」ことを指します。
具体的な例としては、
・顧客情報のデータベース化
・製品情報の共有化
・業務プロセスの最適化
・コスト削減
・従業員の意識改革
これらが、内部統制を強化し業務の有効性及び効率性を向上させます。
財務報告の信頼性の向上
財務報告の信頼性とは、読んで字のごとく、財務報告を信頼性のあるものにするということです。企業内外関わらず、企業の活動実態を正確に把握できることは、企業に対する信頼性の向上に繋がります。
内部統制を整えることで、不正やミスによる虚偽報告が起こりにくい環境を構築することが可能です。
事業活動に関わる法令等の遵守
企業の活動は、法令や基準、規範の遵守が基本です。これらを無視して活動を行うことは企業の存続に関わる問題となります。
内部統制により、法令・基準・規範を遵守する体制を整備できれば、社員の法令等の遵守意識が高まり、健全な事業展開が可能となります。
資産の保全
企業は資産を適切に取得し、正しく使用する必要があります。資産とは具体的には以下の通りです。
・車両
・機械
・備品
・PC
など
これら資産を不正使用したり、不正利用されたりした場合、企業は社会的信用を失います。企業が資産を適切な形で取得し、資料する制度・仕組みを整備できれば、資産を安全に保つことができ、企業が社会的信頼を失うリスクを減らせるでしょう。
内部統制の観点からみるワークフローシステムの導入メリット
内部統制を強化することはつまり、企業を健全に運営していくための環境を整えることです。
ではワークフローシステムは内部統制にどのように役立つのでしょうか。ここでは以下について紹介します。
＜ワークフローシステムの内部統制からみた導入メリット＞
・申請・承認をルール化・可視化できる
・承認・操作履歴を残せる
・監査対応を迅速に行える
申請・承認をルール化・可視化できる
内部統制を強化するために多くの企業が取り組むのが、既存業務プロセスの見直し・可視化でしょう。既存業務プロセスを可視化できれば、社内ルールが整備され浸透していきます。
ワークフローシステムを導入すれば、申請・承認業務をルール化したり可視化したりできます。従来の方法ではブラックボックス化していたフローも見える化できるため、申請・承認業務における不正やミスの防止に繋がります。
承認・操作履歴を残せる
紙でワークフローを運用する場合、誰がいつどのような申請をし、誰がいつどのような承認をしたのかが残らない場合があります。最悪の場合社員による隠ぺいや不正が起きることもあるでしょう。
一方、ワークフローシステムを導入すれば、「誰が」「いつ」「どのような」申請・承認が行われたのかがデータとして残ります。
社内で発生した申請・承認が正しく行われたのか否かがわかるため、不正やミスを防ぐことが可能です。
監査対応を迅速に行える
ワークフローシステム導入は、迅速な監査対応にもつながります。監査対応には、過去の申請書が必要になる場合があり、ワークフローシステムならそれらを簡単に検索・用意できるためです。
紙による申請・承認業務を行っている場合には、監査時に過去の書類を保管場所から取り出す作業が必要です。管理が正しくできていない場合には、必要な書類を探すのに時間と手間がかかるでしょう。
内部統制を強化するため、監査対応の迅速化を図りたい場合にも、ワークフローシステムが役立ちます。
内部統制強化に役立つワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムにはさまざまな種類があります。製品によって特徴が異なるため、自社に合わないワークフローシステムを選定してしまうとかえって業務を非効率化させたり、費用対効果を得られなかったりする可能性があります。
そこで、自社に合うワークフローシステムを選び、内部統制強化や業務効率化を実現するためにも以下のポイントを押さえておきましょう。
＜自社に合うワークフローシステムを選ぶポイント＞
1. 自社の規模に合うかどうか確認する
2. 直感的に使いやすい製品を選ぶ
3. 丁寧かつ迅速なサポート体制が整っている製品を選ぶ
自社の規模に合うかどうか確認する
ワークフローシステムを選ぶ際は、まず自社の規模に合うかどうかを確認しておきましょう。なぜなら、ワークフローシステムは製品により特長が異なり、自社の規模に合わない製品を導入した場合、必要以上にコストがかかる可能性があるためです。
導入前はコストについてメーカーに問い合せ、見積りをもらうようにしましょう。
直感的に使いやすい製品を選ぶ
直感的に使いやすいワークフローシステムを選ぶのも重要です。使いにくいワークフローシステムを導入してしまい、結局Excelでワークフローを運用しているという企業も少なくありません。
社内にワークフローシステムが浸透するためには、いかに使いやすいかが重要です。特に、申請・承認書類をはじめワークフローをExcelで運用している企業は、Excelをそのまま使用できるワークフローシステムが適しているでしょう。
丁寧かつ迅速なサポート体制が整っている製品を選ぶ
サポート体制が充実しているかどうか確認しておくのも重要なポイントです。申請・承認業務は日常的に行われるため、トラブル時にシステムが使用できなくなることは大幅なロスとなり、機会損失にもつながりかねません。
導入後に安心して運用できるワークフローシステムを選ぶためにも、あらかじめサポート体制はチェックしておきましょう。
ワークフローシステム導入により内部統制を強化しよう
ワークフローシステムは、社内の申請・承認業務を可視化します。従来のルールを改善したり、ペーパーレス化により申請書類を適切に管理したりできるため、内部統制強化に貢献します。
この記事が、自社に合うワークフローシステム導入、内部統制強化の実現の役に立てば幸いです。
