ワークフローとは、申請や決裁における一連の流れのことです。
ワークフローを紙ベースで実施している企業の多くが、業務効率化や内部統制の強化などを図るために、ワークフローを電子化するワークフローシステムの導入を進めています。
しかし、様々なワークフローシステムが販売されているため、どのようなワークフローシステムが自社に適しているかがわからないとお悩みの企業も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事では自社に適したワークフローシステムを選定する方法について解説します。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、「稟議～決裁」までの業務の一連の流れ（ワークフロー）を電子化するシステムです。
社内稟議や経費精算、人事諸届などの申請書類をシステム上で一元管理できるため、業務効率化や多様な働き方への対応、人手不足解消などのメリットが期待できます。
そのため、多くの企業がデジタル化やDX化の最初の一歩として、ワークフローシステムを導入しています。
以下の記事で、ワークフローシステムの詳細を解説しています。
関連記事：ワークフローシステムとは？導入のメリットとデメリットを解説
【企業タイプ別】おすすめワークフローシステムの特徴
企業別におすすめのワークフローシステムのタイプを解説します。
中小企業向け
中小企業の場合、ワークフローの関係者は数人～10数人程度であり、複雑な承認経路や承認形態を必要としない企業が多いでしょう。またペーパレス化やシステム化に取り組めていない企業も見受けられます。
そのため、中小企業向けのワークフローシステムは、「手軽に導入できる」「最低限の機能を搭載している」「低予算で導入できる」といった部分を重視して検討すると良いでしょう。
もしくは「この機会に基幹システムとして導入したい」といった場合には、勤怠管理や経費精算機能などと連携できるシステムを選定することもおすすめです。
大企業向け
従業員数が1,000人を超える大企業においては、承認フローが複雑化するとともに、膨大な量の申請書・稟議書が毎日のように飛び交っているでしょう。
この場合には、細やかな対応ができる高性能ワークフローシステムの導入がおすすめです。具体的には、以下のような機能の有無を確認しましょう。
- 承認フロー設定機能
- セキュリティにおける機能（アクセス権限やデータの暗号化、操作ログの記録）
- 多言語対応などの機能
- 組織変更（人事異動）対応機能
現行書式がExcelの企業向け
現行書式がExcelの場合には、Excelで作成した申請書フォーマットをそのままシステムに取り込んで利用できるタイプのワークフローシステムを導入することがおすすめです。
現行書式をそのまま利用することで、システムを導入することによる従業員の混乱を避けられます。特に従業員が高齢であったり、システムの利用に慣れていなかったりする場合には、現行書式のものを利用できると、変更点においてもスムーズに受け入れられるでしょう。
既存システムと連携したい企業向け
現在、すでに会計システムや勤怠管理システムなどの既存システムを利用している場合には、システムを連携することでさらなる効率化が期待できます。
例えばワークフローシステムと経費精算システムを連携した場合、交通費の申請書を作成時に、経費精算システムのデータを活用して入力できるようになります。
幅広い業務をシステム化したい企業向け
幅広い業務をシステム化し、ペーパレス化や多様な働き方への対応、業務効率化に取り組みたい企業は、メールや社内SNS、掲示板機能などを搭載したグループウェアシステムを導入するのも一つの手です。
ただし、ワークフロー専用のシステムと比較すると、ワークフローに関する機能性は乏しいでしょう。自社における優先度を検討したうえで選定してください。
ワークフローシステム導入前に確認すべきポイント
ワークフローシステムを導入することで、業務効率化や内部統制の強化などのメリットを享受できる可能性があります。
そのためには、まず「なぜワークフローシステムを導入するのか」という自社の目的や現状のワークフローにおける問題点を明確にすることが重要です。
目的や現状を明らかにすることで、どのようなワークフローシステムが適しているのかが明確になります。
例えば、「業務効率化」が目的を達成で、「申請書が多く、ワークフローが煩雑化している」という課題を改善するためには、現在使用している申請書のフォーマットをそのまま使えたり、多彩な決裁ルートへの対応ができたりするなどの機能が求められるでしょう。
【機能面】ワークフローシステムの選び方
ここではワークフローシステムを選ぶうえで、機能面において確認すべき4つのポイントを解説します。
申請フォーマットは適切か
ワークフローシステムを使用するうえで、申請フォーマットの作成は欠かせない機能です。導入したら、申請フォーマットを作成・登録することが必要ですが、なるべく導入前と変更が少ないフォーマットにすることがおすすめです。
例えば、Excelで作成した従来のフォーマットをそのまま使用できるワークフローシステムを導入すると、従業員の混乱を低減できるでしょう。
さまざまな承認ルートに対応可能か
ワークフローは、申請内容や条件などによって、分岐することが一般的です。そのため、承認ルートの分岐に、どこまで対応可能かは確認しておきたいポイントです。
例えば、「金額によって新たな承認者を経由する」といった複雑な承認ルートの設定が可能かというような細かな部分まで確認しましょう。
適切な付帯機能の搭載有無
ワークフローシステムには、基本機能として申請フォーマットの作成や承認ルートの設定などがあります。また、基本機能だけでなく、提供会社によって異なる付帯機能が搭載されています。
そのため、自社の事業にとって適切な付帯機能が搭載しているかどうかを確認しましょう。目的や事業内容などによって異なる可能性があります。多機能であればあるだけ、コストがかかるため、必要な機能かどうかを見極めることが大切です。
システム連携は可能か
すでに利用している他システムとの連携が可能かどうかを確認しましょう。システム連携が可能な場合、さらに効率的に作業を実施できる可能性があります。
例えば、ワークフローシステムとチャット、バックオフィスシステムとの連携などが可能かを確認することがおすすめです。
【その他】ワークフローシステムの選び方
次に、ワークフローシステムの機能面以外に確認しておきたいポイントを2つ、解説します。
使いやすいか
ワークフローシステムを使用するのは、従業員です。申請者・承認者・決裁者・管理者とさまざまな立場の従業員に、直感的な操作性や、動作スピード、UIのシンプルさはどうかなど、使用感を確認しましょう。
そのため、無料トライアルが可能かどうかなど、使用感を確認する方法について提供会社に相談することがおすすめです。
コストパフォーマンスは高いか
ワークフローシステムの導入費用は、「初期費用＋運用コスト」の合計額がかかります。ただし、クラウド型のワークフローシステムの場合、初期費用は無料のサービスが多くなっています。
コストパフォーマンスについて検討するには、ここまで紹介した選定ポイントをよく吟味しつつ、自社の目的を達成するために適切なコストかどうかを見極めることが大切です。
自社に要件に合うワークフローシステムを選定しよう
自社に適したワークフローシステムを選定するには、まず自社における目的を明確にし、自社の環境について整理することが大切です。整理した自社の状況とご紹介したポイントを照らし合わせて選定してください。
ExcelやWordによる申請書を利用している企業には、「ワークフローEX」がおすすめです。現在、企業で使用している申請書や稟議書などのExcel、Wordデータを、そのままワークフローシステムにのせて活用できるため、スムーズな移行が可能です。
ワークフローEXはクラウド版、オンプレミス版を用意しています。
オンプレ版（内部リンク）
https://www.workflow-ex.jp/on-premises
クラウド版（内部リンク）
https://www.workflow-ex.jp/cloud
