ワークフローシステムを導入することで、業務効率化による生産性向上や、ペーパーレス化などによるコストの削減が期待できます。
こうした効果を高められるワークフローシステムを選定することが重要ですが、どのようなポイントを確認すればよいのかお悩みの企業の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ワークフローシステムの費用対効果を高めるために、検討すべきポイントについて解説します。
ワークフローシステム導入における費用対効果とは
ワークフローシステムを導入し、運用していくには費用がかかりますが、コストに対し、導入による効果を高めていくことが重要です。
ワークフローシステムが費用対効果に優れているかどうかは、導入によるメリットを受けて「業務効率化」「柔軟な働き方の推進」などの社内の課題を解決できるかどうかという点にあるといえるでしょう。
そのためには、自社のワークフローシステムを導入する自社の目的や受けられるメリットについてを明らかにしておくことが必要です。目的が曖昧なままワークフローシステムを選定すると、自社にとって不要な機能のついたシステムを選定し、余計なコストがかかってしまう可能性があります。
まず、業務プロセスを洗い出し、どのような改善点があるのかを明確にしましょう。その場合、業務を可視化できるワークフロー図の作成がおすすめです。
以下の記事でワークフロー図の作成方法について解説していますので、あわせてご覧ください。
関連記事：【無料ツールあり】ワークフローの作成手順とポイントを解説
導入目的を明確にし、費用対効果の高いワークフローシステムを選定しましょう。
のちほど、ワークフローシステムのメリットとコストについて解説しますので、費用対効果の高い導入になるかどうかを検討する際に役立ててください。
ワークフローシステムを導入するメリット
次に、ワークフローシステムを導入することにより受けられるメリットについて解説します。
業務効率化につながる
ワークフローシステムを導入することで、紙ベースの手続きにかかっていた手間や時間を大幅に低減できます。それは、手書きでの記入や計算がなくなることや、承認先に申請書類を提出に行かなくても、次の承認ルートに進められるためです。
また、申請の進捗状況もPCやスマホ上から確認できたり、書類の提出を通知で教えてくれたりと、管理業務もスムーズに実施できます。
内部統制の強化
内部統制とは、企業の経営目標や事業目的の達成に向けて、すべての従業員が守るべきルールや仕組みのことです。
ワークフローシステムを導入することで、事前に自社のワークフローを設定・登録できます。そのため、すべての従業員が承認ルートを遵守することにつながります。
多様な働き方に対応できる
ワークフローシステムを導入することで、システムをインストールしているPCやスマホ上から確認や申請・承認業務を実施できるようになります。
そのため、リモートワークなどの在宅勤務や出張先からの対応が可能になり、多様な働き方の推進にもつながります。
ペーパーレス化によるコスト削減
ワークフローシステムを導入することで、システム上でのワークフローの管理が可能になり、紙文書を低減できます。それに伴い、紙や印刷代といったコストの削減にもつながります。
ワークフローシステムの費用相場
ワークフローシステムの導入費用は、システムの種類により異なります。ワークフローシステムには以下の2種類があります。
- オンプレミス型：自社に専用サーバーを設置し、社内でシステムを構築するタイプ
- クラウド型：インターネット上のシステムにアクセスして利用するタイプ
ワークフローシステムの導入費用・ランニングコスト相場
ワークフローシステムそれぞれの種類ごとのの導入費用相場とランニングコストです。
●オンプレミス型
導入費用：数十万円～数百万円
ランニングコスト：無料
●クラウド型：
導入費用：無料
ランニングコスト： 1ユーザーあたり300円～1,000円無料
それぞれのタイプにより、機能性や特徴も異なります。ワークフローシステムの種類の詳細は、以下の記事をご覧ください。
ワークフローシステム導入が失敗してしまう理由
導入により、さまざまなメリットが得られるワークフローシステムですが、失敗してしまうケースもあります。その理由について解説します。
目的に見似合わない高機能なシステムを導入してしまう
最近のワークフローシステムは、さまざまな機能をもたせることが可能です。そのため、導入する際にはどの機能が必要で、どの機能が不要かを見極めることが求められます。
しかし、目的が不明確であったり、「とりあえず搭載しておこう」と欲張りすぎたりすると、費用がかる上に、使いにくいシステムになるリスクがあります。
現在使用しているシステムと連携できないシステムを選んでしまう
すでに、勤怠管理システムや給与計算ソフト、会計システムなどを導入している場合には、ワークフローシステムとの連携ができるかどうかを確認しましょう。
連携が可能であれば、各システムで入力したデータを共有できるため、スムーズな業務が可能です。一方連携できないと、システムごとに入力が必要になり、業務の負担が増えてしまうことがあります。
ワークフローシステム導入を成功させるためのシステムの選び方
それでは、ワークフローシステムを導入する費用対効果を高めるために、システム導入の際に検討しておきたいポイントを解説します。
会社の規模に適切なシステムが搭載されているか
ワークフローシステムには、基本機能の他に、それぞれの特色となる機能や付帯機能が搭載されています。こうした機能は便利に見えますが、自社の規模によっては不要となる機能も存在します。
そのため、必要な機能と不要な機能と見極め、取捨選択することが大切です。
導入目的を達成できる機能が搭載されているか
ワークフローシステムの不要な機能を見極めることの反対で、導入目的を達成できる機能が搭載されているかを確認しましょう。目的を果たせないシステムを導入してしまうと、思うような効果が得られず、コストだけがかかってしまうことになります。
そのため、どのような機能が適切か不安な場合には、提供会社に予算と目的について伝えたうえで、必要な機能について確認することがおすすめです。
使いやすいシステムか
ワークフローシステムを使用するのは、従業員です。そのため、従業員にとって使用しやすいシステムを導入することが、費用対効果を高めるためにも欠かせません。
申請者・承認者・決裁者・管理者とさまざまな立場の従業員の意見を聞きながら、使用しやすいシステムを導入しましょう。
費用対効果の高いワークフローシステムを
ワークフローシステムを導入すると、さまざまなメリットが得られます。しかし、多様な機能がついていても実際の使用者が利用し難ければその効果は得られにくくなるでしょう。目的に沿ったシステムを選定することが必要です。
費用対効果を高めるワークフローシステムの導入したい場合、『ワークフローEX』がおすすめです。現在、企業で使用している申請書や稟議書などのExcelデータを、そのままワークフローシステムにのせて活用することができるため、非常に使いやすいシステムになっています。
ワークフローEXはクラウド版、オンプレミス版を用意しています。
ワークフローシステムをご検討の方はこちら
オンプレ版（内部リンク）
https://www.workflow-ex.jp/on-premises
クラウド版（内部リンク）
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