社内の申請～承認業務を電子化するワークフローシステム。各社からさまざまなツールが提供されており、どのシステムが自社と合うのかわからない方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事ではワークフローシステムを提供する弊社株式会社ナルボが、ワークフローシステム５社を比較しそれぞれのメリットや価格、どのような会社にマッチするのかを紹介します。
「ワークフローシステムの導入を検討しているが各社の違いがわからない」
「自社に合うワークフローシステムを導入したい」
という方の参考になれば幸いです。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、業務の流れ（ワークフロー）を電子化・自動化したシステムのことをいいます。これまで紙やメール・手作業で行っていた経費精算や稟議書などの申請・承認作業を、PC・スマホ上で完結させることが可能です。
昨今ではDX推進や働き方改革の影響でワークフローシステムを導入する企業が増えています。
ワークフローシステムのメリット・デメリット
ワークフローシステムを導入することで何がどう変わるのでしょうか。ここでは、ワークフローシステムのメリット・デメリットを紹介します。
ワークフローシステムのメリット
ワークフローシステムを導入すると以下のようなメリットがあります。
業務効率化を実現できる
ワークフローシステム最大のメリットは業務効率化を実現できることです。ワークフローシステムは社内の申請・承認業務を電子化するため、社内社外、場所を問わずに申請・承認業務が可能です。
また「どの申請書は誰が承認する」といったフローを可視化できるため、承認が滞るのを避けられるのもメリット。導入後は承認にかかるまでの時間を大幅に削減できます。
ペーパーレス化によるコスト削減
ワークフローシステムを導入すると、これまで紙で行っていた申請・承認業務をPC・スマホ上で行えるため紙が不要になります。
その結果、紙代・印刷代・郵送代が削減されることもメリットです。さらに書類の保管に必要な業務も削減でき、よりコア業務に専念しやすくなります。
内部統制を強化できる
ワークフローシステムを導入すると
・承認プロセスの可視化
・承認経路の事前設定
・承認履歴や申請書類データの保存
が可能になります。その結果コンプライアンスの強化につながることもメリットです。
また、承認プロセスが明確になっていることで人によるミスが起こりにくいのもポイント。内部統制を強化したい企業にもワークフローシステムは最適です。
ワークフローシステムのデメリット
さまざまなメリットがあるワークフローシステムですが、製品によっては導入、教育コストがかかる場合があります。自社にマッチしないワークフローシステムを導入すると以下のような事態を招く場合もあるため注意が必要です。
・数十～数百種類ある申請書のテンプレートを新たに作り直さなければならない
・使いこなすまでに時間がかかる
・自社システムとの連携ができない
ワークフローシステムは上手く活用すれば上記のようなデメリットを感じることなく、これまでの業務を大幅に効率化してくれます。
ポイントは、自社に合うワークフローシステムを導入ことです。そこで、次の見出しでは失敗しないワークフローシステムの選び方を紹介します。
失敗しない！ワークフローシステムの選び方
自社に合うワークフローシステムを選ぶ際のポイントは以下の３つです
- 会社の規模・予算に合うワークフローシステムを選ぶ
- 導入しやすく既存システムと連携できるワークフローシステムを選ぶ
- サポート体制が手厚いワークフローシステムを選ぶ
それぞれ詳しく説明します。
1. 会社の規模・予算に合うワークフローシステムを選ぶ
導入の効果を最大限に発揮させるには、会社の規模・予算に合うワークフローシステムを選ぶのが重要です。特に、料金・ライセンス形態をチェックしておくのがポイント。
ワークフローシステムの中には大企業向けのものもあり、自社の規模と合わないシステムを導入すると必要以上にコストがかかる場合があります。
また、承認に関わる人が少ない場合はシンプルで使い易いワークフローが向いています。逆に承認ルートが複雑になりやすい会社の場合は、複雑な承認フローにも対応できるワークフローシステムを選ぶのがポイントです。
2. 導入しやすく既存システムと連携できるワークフローシステムを選ぶ
導入しやすく柔軟に既存システムと連携できるワークフローシステムか検討も必要になるかと思います。まず導入については、既存の申請テンプレートをどの程度利用できるかどうかをチェックするのがおすすめです。
仮に既存の申請テンプレートが利用できない場合、新たに作り直しが必要となります。ユーザーとしても見慣れない申請書を使いこなすのには時間がかかるため、導入効果を得られるまでに時間を要することになります。
これに付随して、直感的に操作しやすいかどうかチェックしておくのも重要です。専門的な知識がなくとも使用できるワークフローシステムであれば、スムーズな導入に繋がります。
また、ワークフローシステムの多くは他システムとの連携が可能です。ただしワークフローシステムによって連携可能なシステムの種類が異なります。導入前に自社のどのシステムを連携させるべきか洗い出しておき、連携が可能なワークフローシステムを選ぶのもポイントです。
3. サポート体制が手厚いワークフローシステムを選ぶ
サポートの手厚さもワークフローシステムを選ぶ際の大きなポイントです。ワークフローシステムを導入すると、ほとんどすべての申請・承認業務を電子化することができます。
そのため、ワークフローシステムにトラブルが発生した場合は迅速な対応が必要であり、これに対応できる会社を選ぶのが非常に重要です。
また、なかには導入後の使い方や業務効率化のために必要なノウハウなどを提供してくれる会社もあります。
事前に各社のサポート体制を押さえておき、安心して導入できるワークフローシステムを見つけたいものです。
ワークフローシステムの主要5社を徹底比較
上記で紹介したワークフローシステムの選び方を踏まえて、ワークフローシステムの主要５社のツールを比較してみました。比較要素は以下５つです。
・初期費用
・ランニングコスト
・システム連携有無
・サポート体制
・既存のテンプレート使用可否
以下の比較表を参考に、自社に合うワークフローシステムを見つけてみてください。
| 製品名 | 初期費用 | クラウド月額（1ユーザーあたり） | システム連携 | サポート体制 | 既存テンプレート使用可否 |
| X-point クラウド | 0円 | 500～475円 | 可(chatwork,Slackなど) | メール・電話 | 不可（既存の紙の帳票イメージで作成可能） |
| 楽々WorkflowⅡCloud | 50,000円 | 500円 | 可（API連携、アドオン開発が可能） | 技術相談サービス、オープン講座、オンラインサポート | 既存のエクセルを下敷きにレイアウト作成可能 |
| ジョブカン | 0円 | 500～200円 | 可 | メール・チャット・電話 | 不可 |
| コラボフロー | ー | 500～800円 | 可（API連携） | マニュアル・メール | 既存のエクセルを下敷きにレイアウト作成可能 |
| ワークフローEX | 0円 | 500～300円 | 可（多彩で柔軟な対応が可能） | 電話・メール・FAQサイト提供、導入サポート | 既存のエクセルをそのまま回付 |
X-point クラウド
X-pointクラウドは株式会社エイトレッド社が提供するワークフローシステムです。クラウドのため初期費用を抑えられるのが特長です。また、紙のようなデザインの帳票を採用することでこれまでのワークフローと変わらない操作性を実現しています。
そのため、教育コストがかかりにくいのも魅力です。一方、導入時、および導入後も帳票を新たに作り直す必要があり、この作業が煩わしさのひとつになります。
楽々WorkflowⅡ Cloud
楽々WorkflowⅡは住友電工情報システム株式会社が提供するワークフローシステム。日本独自の商習慣に応える柔軟性を持っているのが特長です。
さらに普段使用しているExcel帳票のフォーマットを取り込むことで画面の作成作業を軽減することも可能。一方で初期費用がかかるため、コストが見合うかどうか確認が必要です。
ジョブカン
ジョブカンは株式会社DONUTSが提供する勤怠管理やシフト管理のワークフローシステムです。導入事例が豊富なため、どのような活用の仕方ができるのかリサーチしやすいのが特長です。
一方で勤怠管理やシフト管理以外のワークフローをシステム化する場合は別システムの導入が必要になります。
コラボフロー
コラボフローは株式会社コラボスタイルが提供するワークフローシステムです。既存のエクセルを下敷きにレイアウト作成可能なため、難しい専用ツールや専門知識は必要ありません。
月額料金はスタンダードプランで1ユーザーにつき500円（年額5,880円）、プレミアムプランで1ユーザーにつき800円（年額9,400円）です。イニシャルコストを抑えつつ、少人数、特定部門で利用したい場合に向いています。
ワークフローEX
ワークフローEXは株式会社ナルボが提供するワークフローシステムです。エクセルの申請書や帳票をそのまま使用できるワークフローシステムとしては18年と業界内でも古い歴史を持ちます。
また、サポートが手厚く問合せへのレスポンスが早いのも特長。ユーザ―画面において任意で申請書を指定することも可能です。
クラウド月額は1ユーザーあたり500～300円です。一方で標準テンプレートの用意はないため、自社のExcel帳票を使うことになります。
ワークフローシステムの導入事例を紹介
ワークフローシステムの導入を考えているものの具体的な使用イメージが湧かない方もいると思います。
そこでここでは、ナルボのワークフローEXの導入事例を紹介します。自社でワークフローシステムを導入する場合の活用イメージの参考になれば幸いです。
フジッコ株式会社様
フジッコ株式会社様は、弊社のワークフローEXを導入したことで、導入から3カ月で40万円のコスト削減を実現しました。さらに平均決裁期間も半減し、申請業務のスピードアップというDXも達成しています。
導入前は繁忙期に100を超える申請案件が同時並行で動き、担当者が忙殺されるという課題を抱えていました。
そこにさらにコロナ禍によるコミュニケーションの苦慮が重なり、DX推進を決断。既存のExcel帳票を活用でき、自部署で管理・運用が完結できる弊社の「ワークフローEX クラウド」を導入されました。
フジッコ株式会社様の事例について、詳しくはこちらのページをご覧ください。
https://www.workflow-ex.jp/works/work-2946
ブリヂストン化工品ジャパン様
ブリヂストン化工品ジャパン社は、JavaなどでプログラミングすることなくExcelでフォームを自社で作成できること、ライセンス体系が安価なことから、承認を必要とする業務すべてを「ワークフロー EX クラウド版」に統合。300種の決裁書を全社規模でフル活用し決裁のリードタイムを1/2 にまで短縮させることに成功しました。
また、運用管理面でも効果が出ています。ワークフロー統合によってシステムの二重管理が解消され、ランニングコストは半減。さらにクラウド移行によってインフラの日常運用がなくなり、企画業務に割く時間の創出にも成功しています。
ブリヂストン化工品ジャパン様の事例について、詳しくはこちらのページをご覧ください。
https://www.workflow-ex.jp/works/work-2938
ワークフローシステムを比較し自社に合うツールを導入しよう
ワークフローシステムは、既存の社会業務を効率化させるツールです。自社に合うワークフローシステムを導入できれば、業務効率化だけでなく。コスト削減や内部統制の強化も期待できます。
この記事で紹介したワークフローシステムの選び方や比較表が、ワークフローシステム導入の成功に貢献できれば幸いです。
なお、弊社のワークフローEXは以下のような会社に向いています。
・ワークフロー担当を設けている会社
→サポートが手厚いため、導入～運用、万一の際も迅速にサポート可能
・Excel帳票をそのままワークフローに乗せたい会社
→Excelベースのワークフローとしては１８年と古い歴史がある
ご興味のある方はぜひ、ワークフローEXをチェックしてみてください。
ワークフローEXはクラウド版、オンプレミス版を用意しています。
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