ワークフローの申請業務は電子化でラクになる

申請が停滞・遅延する可能性が高くなる

紙による申請は、他の書類に紛れてしまい申請が滞ってしまうことも珍しくはありません。申請が滞ってしまうと、申請内容のスケジュールが遅延する可能性も高くなり、ビジネスチャンスを逃してしまうということも考えられます。

承認フローが決まっておらず、申請ルートが書類によってバラバラの場合、確認工数だけでも非常に業務を圧迫してしまいます。

印刷コストが発生する

申請をする度に書類を印刷しなければいけないため、印刷コストが発生します。稟議申請のたびに印刷が発生していると、紙やインク代などの印刷にかかるコスト以外にも、紙を保管するスペースやファイルなどの備品にもコストがかかるというデメリットがあります。

セキュリティにリスクがある

紙による申請業務は、承認者に回覧している際に紛失してしまうというリスクがあります。

また、誰が書類を持っていて、どこまで承認が進んでいるのかという承認状況を把握できないため、紛失だけではなく改ざんなどのリスクも考えられます。

業務が効率化する

紙を電子データに移行することで、パソコンからいつでも申請業務及び承認業務を行うことができるようになります。そうすることで、申請が停滞することなくスムーズにワークフローを進めることができ、結果として業務の効率化に繋がるのです。

内部統制が強化される

電子化をすることで、申請業務をすべてオンライン上で完結させることができるようになります。そのため、申請の進捗状況をリアルタイムで把握できるようになる上に、変更履歴なども閲覧できるため、改ざんなどを防止することができ、内部統制の強化に貢献します。

働き方改革・リモートワークの推進に貢献する

新型コロナウイルスの影響を受け、近年ではリモートワークが普及しています。一方で、申請や承認業務のために出社するというケースも多く、紙での申請業務はリモートワークに対応できませんでした。

しかし、申請業務の電子化を行なうことでいつでもどこでも申請が可能になるため、働き方改革やリモートワークが促進されやすくなります。

ペーパーレスによりコストが削減される

書類や押印の電子化はペーパーレス化に繋がります。社内に紙として書類を保管する必要がなく、書類の管理にかかっていたコストを削減することが可能です。

また、書類の管理に必要な業務も削減できるため、コア業務に集中しやすくなるのもメリットでしょう。

ワークフローシステムを導入する

申請を電子化する際には、ワークフローシステムの活用がおすすめです。そもそもワークフローシステムとは、申請業務をWeb上で完結させる機能が備わったシステムのことを指します。

申請書の作成から回覧、承認、決裁までの一連の流れをすべてシステム化することができるため、申請業務の効率化に大きく貢献します。承認ルートも明確化できるため、申請者だけではなく管理者にとっても業務を可視化できるシステムになっています。

電子印鑑システムを導入する

申請業務では複数人に承認を仰ぎますが、その際に承認をした証明として承認者は書類に押印をします。この押印業務も、システム化することで出社することなくオンライン上で完結させることができます。

電子印鑑システムを備えたワークフローシステムを利用することで、電子データでの押印が可能になるため、通常の物理的な印鑑を使わずに済みます。そして、すべて電子印鑑で管理ができると、紙と電子を混在することなくワークフローを進めることができます。

クラウドストレージを活用する

申請書類を電子化することですべての書類がデータ化されるため、クラウドストレージを用意する必要があります。システムで作成した書類はすべてクラウド上に保存がされ、過去のデータもいつでも簡単に検索できるようになります。

一般的にはワークフローシステムを導入して申請業務を電子化することが多いですが、ワークフローシステムには主にOSSとSaaSの2種類があります。