ワークフローにおける承認の効率化とは

そもそもワークフローとは、業務における一連の流れのことを指します。ワークフローにおける、申請者から承認者、そして決裁者までの経路を承認経路と言い、一般的に下位の職階から上位の職階へ順に経路を辿ります。

承認経路を決めることは、ビジネスにおける意思決定の精度を上げるためには欠かせません。適切な意思決定を行うためには、然るべき人の確認と承認が必要になります。

また、承認経路を明確にしておくことでガバナンスの強化にもつながります。いつ・誰が・何を承認したかが明確になるため、業務管理がしやすくなるのです。

更に、業務が明確化されることで改ざんや情報漏洩などのリスクも防ぐことができるようになります。

承認業務は、複数の社員間で行われるのが一般的です。権限については職階に応じてさまざま用意する必要があります。

具体的に承認経路で関わる権限者は以下の通りです。

承認経路の決め方は企業規模によって異なることが多く、あまり規模の大きくない組織では最終決定権者だけが承認を行うこともあります。しかし、大きい組織になり処理すべき申請の数が増えてくると、最終決定権者だけでは処理しきれなくなります。

そのため、最終決定権者の代わりに別の人に職務を任せます。どのような職務を任せるのかを明文化した「職務権限規程」と呼ばれるものを元に、承認ルートを決めていきます。

このようにして組織の規定を後ろ盾として作成されたルートは、規定に則って委譲された職務について順番に回覧しながら承認が行われていきます。

回覧時に、申請内容を承認できない場合や訂正が必要な場合は、申請者に差し戻されます。最終決定権者に回す前に、複数の人が確認をすることでより精度の高い判断ができるようになるのです。

複数の人から承認を得なければならない申請書ほど、多くの人が関われば関わることになるため、遅延が発生しやすくなります。遅延を防ぎ、申請業務を円滑に進めるためにも、ここまでで紹介した権限の種類や承認経路の種類を参考に、自社の承認ルートの見直しや改善を行ってみてください。

一方、紙によってワークフローを管理している場合には、承認経路の見直し行っても大幅な業務改善にはつながらない可能性があります。そこで、複雑なワークフローを円滑化・効率化したい場合には、ワークフローシステムの導入が効果的です。