ワークフローシステムとは？導入のメリットとデメリットを解説

まずワークフローとは、業務の一連の流れのことを指します。
業務は始まってから完了するまでに、事務手続きなどの作業を通して、さまざまな関係者からの意思決定を経ることで実施されます。

業務内容や書類の種類といった条件が異なることで、判断する人数や承認フローが変わるため、ワークフローは複雑化しやすく、煩雑になりやすい特徴をもっています。

そのため、組織の人数や事業数、部署の増加に伴い、ワークフローに課題を抱える場合が多くあるのです。

具体的には、申請を紙で行っている場合、申請書が複数あることでどの書類を使用するべきか分からない、承認フローが曖昧になる、進捗状況が分からない、決裁に時間がかかり、優先順位が分からないなどの課題があるでしょう。

ワークフローシステムとは、ワークフローを電子化し自動化するためのシステムです。
社内の稟議・経費精算・人事諸届などの手続きに使用する各種申請書類のフォーマットを作成し、承認フローを設定することで、申請から承認までの回覧をPCやスマホで完結できます。

ワークフローシステムには、クラウドサービスとオンプレミスの2種類があります。それぞれ特徴が異なるため、詳細はこちらの記事でご覧ください。
▼クラウドサービス
https://www.workflow-ex.jp/cloud
▼オンプレミス
https://www.workflow-ex.jp/on-premises

また、承認フローは条件によって承認者などの登録状況を変更することができるため、定例化が簡潔に行えるのも特徴といえます。

ワークフローシステム導入の目的は、企業全体の業務効率を向上させることです。これまでの紙ベースの手続きにおける業務の課題やリスクを低減する役割をもっています。

紙で申請を行う場合、手間や時間は従業員の負担になります。
申請書の種類の把握、申請書への手書きでの記入、電卓での計算、承認者の再確認などあらゆる場面で、自己責任での管理が求められます。
これらの負担が積み重なることで、業務効率が低下してしまうのです。

また、紙での申請は保管や紛失のリスクといった物理的な面でも課題が発生します。それは、コストや企業の信頼度にもかかわってきます。

これらは本業とは別の間接的な作業のため、かかる時間や手間を極力なくすことが必要です。ワークフローシステムの導入により、従業員の負担やリスクを低減し、企業全体の業務効率を向上させることが可能になるのです。

まず、高度な専門知識が必要となります。
自社で必要な機能のカスタマイズする際にも、自身で対応することが必要です。また、バグが発生することもあるでしょう。対応可能なノウハウや経験のある人材が必要となる点から、有償サービスとどちらがコストを抑えられるのかを検討しなければなりません。

最後に、法的責任の追求はできない点です。
オープンソースのワークフローシステムを利用して、何か問題が発生した場合でもユーザーは開発元に法的責任の追求はできません。これは、開発元が免責事項を設けているためであり、ユーザーは同意することでシステムの利用が可能となるためです。