静岡県庁 様

STORY 1県民本位の生産性の高い行政運営を実現するため、電子県庁化を推進

STORY 2新しい人事給与システムに求められた高度なワークフロー機能を満たしたのは『ワークフローEX』

人事給与に関する業務では、申請承認処理が数多く発生する。そのため、新システムでは複雑なワークフロー機能の実現が要求された。静岡県庁は、スクラッチからの開発では性能検証に時間がかかり、システム更改にも柔軟に対応できないとパッケージ製品の導入を志向、そこで選定されたのが株式会社ナルボの『ワークフローEX』だった。
静岡県総務部文書局電子県庁室 副主任 加藤隆康氏は選定の理由を次のように語る。
「Excelを申請書としてワークフローを構築できるという特長を最も高く評価しました。こういう製品は他には見あたりませんでした。職員にとっては日頃から使い慣れたExcelにデータを入力できますし、入力されたデータはバックエンドでXMLデータとして格納でき、後々データを利活用しやすくなります。ワークフローEXにすることで、目標に掲げた発生源入力、エンドユーザーコンピューティングを実現できると考えました」
静岡県総務部文書局電子県庁室　主査　賀知治氏は、加藤氏の発言を次のように補足する。
「人事給与システムは法改正などでシステム変更や入力項目の変更が発生しますが、Excelなら申請書を再構成しやすいという利点があります。また『ワークフローEX』はワークフロー機能に特化したシステムであるため、人事給与システムそのものとは分けて機能や性能の向上を考えられるのがいいと思いました」
今回は、ワークフローEXを利用する職員が約8,000名に上る大規模案件であったため、システムパフォーマンスは重要な検討ポイントだった。
「そこが一番の懸念点でしたが、今回の開発を機にナルボは『ワークフローEX』のマルチエンジン化を実現し、求められたパフォーマンス維持に貢献してくれました」
新・人事給与システム構築を担当した株式会社静岡情報処理センター　執行役員　公共システム事業部　山崎邦功氏はこう語る。

STORY 3申請承認業務の作業効率とコスト削減が実現、各種データの分析業務も活発に

結果的に、ルートが事前に設定可能で、全職員に関係する申請承認業務については、すべて『ワークフローEX』上に載せられることになった。申請承認ルートが事前に標準化不能な業務については、やはりExcelを申請書とする形で個別に開発されたが、これも利用イメー ジを統ーした方が職員に受け入れられやすいと判断されたことによる。新・人事給与システムは、平成19年4月から利用が始まった。現在は知事部局、教育委員会、警察本部といった県の全組織にわたる約40,000名分の人事給与関連業務がこのシステム上に統合された。現在、知事部局の職員は一人一台配布されているSDO端末から自ら申請承認処理を行い、SDO端末台数の少ない教育委員会、警察本部などにおいても担当事務職員がデータを一括入力したExcelファイルを『ワークフローEX』に載せる。静岡県職員の間でこの製品はすっかり浸透した。
発生源入力体制を確立し、またExcelでのチェック機能を充実したことにより、データの誤入力やケアレスミスが減少し、人事給与担当者による作業の効率化が図られた。それとともに、データ入力にかかるコストが削減された。また、承認状況が自席にいながら一目で確認できるため、申請承認業務に関わる職員が的確なアクションを迅速に起こせるようにもなっている。
さらに、申請帳票が電子化されたことにより、紙の使用量が大幅に減少し、入力されたデータの利活用が進み、各種の統計資料の作成が容易になった。それらの統計資料は行政運営のさらなる業務改善に役立っている。

今後は、グループウェア上で運用されている一部の申請承認業務や文書管理業務についても、『ワークフローEX』の移行を検討していくとのことだ。
静岡県総務部文書局電子県庁室　主幹　関大康氏は、新システム導入の効果を以下のように総括した。
「事務の集中化、SDOおよび新・人事給与システムなど一連の施策により、職員の事務処理関連の作業効率が大幅に向上し、より県民サービスに直結した本来業務に多くの時間が割けるようになりました。
今後も、さらに効率化可能な業務を見極めながら、生産性の高い行政運営をめざしていきたいと考えています。」