ブリヂストン化工品ジャパン株式会社 様

STORY 1「ワークフローEX」をリリース直後に勤怠管理で採用

　ブリヂストン化工品ジャパン株式会社は、産業・建築資材の販売を担うブリヂストングループ企業だ。1962年、ブリヂストンの工業用品直系販売会社として発足した。その後、いくたびかの地域販売会社合併を経て、現在では日本全国を網羅する化工品販売会社となった。具体的な取り扱い製品は、ベルト、油圧ホース、産業用防振ゴム、免震ゴム、橋梁用ゴム支承など多岐にわたり、建造物や工業製品の中で何より性能や信頼性が求められる場所で、同社の製品が幅広く活躍している。

　同社が最初にワークフローシステムを導入したのは、2007年のことだった。前身会社の一つ ブリヂストンTKKが、休暇届や残業届など勤怠に関する申請業務をここに載せた。それまではExcel帳票を出力して回していた。しかし「データで申請して、データで受け取りたい」というユーザーニーズを受け、導入したのが当時リリースしたばかりの「ワークフローEX」だった。選択の理由は、Javaなどでプログラミングすることなく、Excelでフォームを自社で作成できる点、ライセンス体系が安価な点を評価した。
　ブリヂストンTKKはその後、ブリヂストンIBKとなったが、これは新潟と東北の事業会社も包含した後継会社となったため、さまざまな申請業務が広域で行われるようになった。ブリヂストン化工品ジャパン株式会社 総務・IT本部 ITソリューション部長 原 大介氏は、当時の状況を次のように語る。
　「たとえば、申請者は東北勤務ながら中間承認者は東京勤務、最終承認者は東北勤務という場合があり、紙の帳票が郵送で行ったり来たりしていました。時間も手間もかかるため、すべての決裁書はワークフローシステムに載せた方がいいのではないかと経営層に上申しました。また、当時J-SOXの導入が進んでいた時期で、内部統制施策として決裁書を検索にかけたいという意向もあり、2009年に実現しました」
ここで適用されたのもまた、「ワークフローEX」だった。

STORY 2コロナ禍を契機に決裁書業務だけではなく 経費精算業務についても「ワークフローEX」に一本化

　その後、ブリヂストンIBKは一度の合併を経てブリヂストン化工品東日本となり、これがブリヂストン化工品西日本と合併して、現在のブリヂストン化工品ジャパンとなった。このとき、決裁書を利用する業務については「ワークフローEX」を、経費精算業務についてはブリヂストン化工品西日本が使っていた自社開発システムを使うことにした。
　しかし2020年、転機が訪れる。「ワークフローEX」へ統合しようという気運が持ちあがったのだ。きっかけはコロナ禍だった。経費精算系システムである自社開発システムは紙帳票と電子承認の混合運用で、帳票が各人のトレーを回るため、テレワークシフトの中、申請者、承認者ともに出勤しなければならない。また、同社は概して承認ルートが長く、13～14段階を経るものも珍しくなかった。統合プロジェクトを指揮したブリヂストン化工品ジャパン株式会社 取締役常務執行役員 品質経営・管理管掌 岡田 智道氏は、次のように語る。
　「決裁の遅延が著しく業務スピードの低下が見られたため、これは変えなければならないと思いました。経費精算系システムは経理担当者の出勤を前提としており、コロナ禍の中、彼らの安全を確保したい思いもありました。すでに決裁書業務では『ワークフローEX』を導入しており、統合の決断を下すのはそれほど難しくありませんでした。そして、どうせ統合するならこのタイミングで『ワークフローEX クラウド版』へ移行しようと。スマートフォンで承認が行える機能が魅力でした」

　実はこの統合で、「ワークフローEX」は4度目の“ワークフロー対決”を同社内で制したことになる。なぜこの製品を選び続けるのか。原氏は次のように語る。
　「合併のたび、新会社ではどのような申請書類で業務を進めるか、人事・経理・営業など各部署にExcelベースで話し合ってもらうのが常でした。このしくみなら、結論が出たEXCELフォームをただちに「ワークフローEX」に載せてその日から運用できます。旧個社の各部署に納得感を与えることが非常に容易でした」

STORY 3300 種の決裁書を全社規模でフル活用決裁のリードタイムは1/2 に

　2022年11月現在、同社では承認を必要とする業務がすべて「ワークフロー EX クラウド版」に統合され、800人の社員で約 300種の決裁書を業務でフル活用している。
　その導入効果は明らかだ。まずはスピード。経費精算業務においても、領収証が存在するため申請者は出勤して起票する必要はあるが、フローに載せたら後は全員テレワークでも承認を前へ前へと進められる。岡田氏が“ショットガン”と名づけた、複数部署へ同時に承認依頼をかけられる機能、また、たとえ休日にゴルフでグリーンの上にいても、スマートフォンで承認できるスマート承認機能も、スピードアップに大いに貢献しているようだ。最終決裁までのリードタイムは1/2 に短縮された。

　今回はさらに、今回は経路探索連携を実現したことで、経理担当者の業務効率が向上したと岡田氏は語る。
　「経費精算業務において、多くの割合を占めるのが旅費交通費精算です。当社では移動距離と宿泊の有無で日当金額が異なり、申請者はインターネット地図でそのつど距離を測って金額を算出していました。そのすべての申請を最終的に経理担当者がチェックしていたこと事で莫大な工数がかかっていました。しかし、今では経路探索連携で自動計算できるようになりました。これにより、経理担当者のチェックにかかる工数を大きく削減することができ安堵しています」

　「ワークフローEX クラウド版」の採用では、運用管理面で大きなメリットが出た。1つはコストの観点だ。まずはワークフロー統合によってシステムの二重管理が解消され、ランニングコストが半減した。次にクラウド移行によってインフラの日常運用がなくなり、より企画業務に時間を割けるようになった。ブリヂストン化工品ジャパン株式会社 総務・IT 本部 ITソリューション部 情報システム課 神 博幸氏は、次のように語る。
　「ナルボの開発者とは密にコミュニケーションが取れており、そのレスポンスも速く助かっています。経費精算業務統合の際は知恵を出し合って協力することができました」
　原氏は神氏を補足して次のように語る。
　「長く情報システム畑にいますが、これだけ長くノンカスタマイズで使い続けられるパッケージは初めて。それだけよくできている仕組みということだと思います」
　一方、岡田氏は決裁業務を統括する立場でこう語る。
　「ワークフローシステムは統合するのがベストです。承認者もあれこれ見なくていいし、インフラ管理もシンプルになります。何より会社という場所には22歳から65歳までの人間がいるので、全員が無理なく使えるシステムが理想。その点、Excelは誰でも使えるOfficeツールで、これを帳票とする以上に簡単なしくみはないと思います」

　今後、同社では改正電子帳簿保存法への対応を計画しているが、その点でも「ワークフローEX クラウド版」に期待を寄せている。それというのも、このサービスが電子データ保存ソリューションとの連携を進めており、これで目途が立てられるからだ。合併の度に「ワークフローEX」を選び続けてきたブリヂストン化工品ジャパンは、これからもナルボに変わらぬ伴走を望んでいる。